«БУХГАЛТЕРІЯ: БЮДЖЕТ»:
Обліковуємо канцелярське приладдя та канцтовари

Альона Кісєльова, консультант газети «Бухгалтерія: бюджет»

КЕКВ

Відповідно до п. 1 п.п. 2.2.1 Інструкції № 3331 придбання канцелярського, креслярського, письмового приладдя, паперу тощо передбачають у кошторисах за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

Бухоблікові нюанси придбання канцелярського приладдя

Питання належності в обліку канцелярського приладдя до того чи іншого класу активів вирішується одночасно із визначенням строків корисного використання таких предметів.

Дійсно, степлер, діркопробивач, канцелярський органайзер і металеві лотки для паперів можуть слугувати по кілька років. Отже, обліковувати такі предмети канцелярського приладдя слід у складі МНМА на субрахунку 1113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» згідно з нормами Порядку застосування Плану рахунків2. Втім якщо комісія установи, оцінюючи інтенсивність використання та надійність (якість виготовлення), наприклад, степлера вирішить зарахувати його до малоцінних та швидкозношуваних предметів (далі — МШП) (у разі коли очікуваний строк корисного використання становить менше 1 року), то це не буде помилкою.

Порядок подальшого обліку та вибуття МНМА скеровано НС 1213 та МР з обліку ОЗ4.

Зазвичай додаткові витрати, пов’язані з придбанням і введенням в експлуатацію канцелярського приладдя довготривалого використання, не здійснюються, тому первісна вартість таких активів дорівнює витратам, понесеним установою при сплаті коштів постачальникові з урахуванням ПДВ (п. 4 розд. ІІ НС 121).

Якщо установа безоплатно отримала від фізичних та юридичних осіб (крім суб’єктів державного сектору) канцелярське приладдя, його оцінюють за справедливою вартістю на дату отримання.

Первісною вартістю основних засобів, отриманих безоплатно від фізичних та юридичних осіб (крім суб’єктів державного сектору), може бути вартість, щодо якої є достовірна інформація, зокрема згідно з відповідними первинними документами (п. 7 розд. ІІ НС 121).

Відповідно до норм п. 8 розд. IV НС 121 при введенні об’єктів канцелярського приладдя в експлуатацію на них нараховується амортизація в розмірі 50 % первісної вартості, решту — 50 % первісної вартості — нараховують у місяці їх вилучення з активів (списання з балансу).

ДО ВІДОМА. У разі придбання канцелярського приладдя, яке згодом потрапить до складу необоротних активів, за рахунок бюджетного фінансування, надходжень, отриманих установою від надання платних послуг, реалізації продукції, продажу активів, його вартість вилучається з доходів поточного звітного періоду проведенням, регламентованим п. 1.8 Типової кореспонденції5: Дт 7011, 7111, 7211 — Кт 5411 «Цільове фінансування розпорядників бюджетних коштів». Якщо маємо справу з безоплатним надходженням предметів канцелярського приладдя — МНМА, то при введенні його в експлуатацію первісна вартість таких активів вилучається з поточних доходів з одночасним збільшенням внесеного капіталу: Дт 7511 — Кт 5111 (п. 1.11 Типової кореспонденції).

Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затверджена наказом МФУ від 29.12.2015 № 1219.

Однорідні об’єкти МНМА можуть обліковуватися за груповим обліком, де кожному предмету з групи присвоюється один і той самий номенклатурний номер (абз. 3 п. 3 розд. ІІ МР з обліку ОЗ). Для організації групового обліку бухгалтерська служба установи відкриває інвентарну картку групового обліку основних засобів, форму і порядок заповнення якої затверджено наказом № 8186.

Приклад 1. Установа придбала 4 металеві канцелярські органайзери по 518,00 грн/шт., 5 степлерів вартістю 235,00 грн/шт. і офісний шредер для документів Deli (прилад для знищення документів) вартістю 2999,00 грн. Строк корисного використання придбаного канцелярського приладдя визначений комісією установи і становить більше 1 року.

Проведення наведені в табл. 1.

Таблиця 1. Облік придбання канцелярського приладдя — об’єктів МНМА

Зміст операції	Бухгалтерський облік		Меморіальний ордер	Підстава для запису	Сума, грн
	дебет рахунку	кредит рахунку
1. Оприбутковано на склад за первісною вартістю канцелярське приладдя ((518,00 грн × 4 шт.) + (235,00 грн × 5 шт.) + 2999,00 грн)	1312	6211	6	Накладна-фактура	6246,00
2. Отримано фінансування за КЕКВ 2210	2313	7011	2	Виписка з рахунку	6246,00
3. Перераховано постачальнику за придбане канцелярське приладдя	6211	2313	6 та 2	Платіжна інструкція	6246,00
4. Вилучено з доходів звітного періоду вартість придбаних об’єктів необоротних активів	7011	5411	17	Бухгалтерська довідка	6246,00
5. Введено канцелярські органайзери в експлуатацію (518,00 грн × 4 шт.)	1113	1312	17	Акт введення в експлуатацію основних засобів	2072,00
6. Збільшено внесений капітал установи	5411	5111	17		2072,00
7. Нараховано 50 % амортизації при введенні органайзерів в експлуатацію	8014	1412	17	Розрахунок амортизації інших необоротних матеріальних активів	1036,00
8. Введено в експлуатацію степлери (235,00 грн × 5 шт.)	1113	1312	17	Акт введення в експлуатацію основних засобів	1175,00
9. Збільшено внесений капітал установи	5411	5111	17		1175,00
10. Нараховано 50 % амортизації при введенні степлерів в експлуатацію	8014	1412	17	Розрахунок амортизації інших необоротних матеріальних активів	587,50
9. Введено в експлуатацію офісний шредер	1113	1312	17	Акт введення в експлуатацію основних засобів	2999,00
10. Збільшено внесений капітал установи	5411	5111	17		2999,00
11. Зараховано 50 % амортизації при введенні офісного шредера в експлуатацію	8014	1412	17	Розрахунок амортизації інших необоротних матеріальних активів	1499,50

Вибуття Списання з обліку предметів канцелярського приладдя, що обліковувалося у складі необоротних активів, відбувається з урахуванням вимог розд. VI НС 121 та Порядку № 13147, а для комунального майна — місцевих порядків списання.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Визнання об’єкта основних засобів активом суб’єкта державного сектору припиняється в разі його ліквідації, вибуття внаслідок продажу, передання без оплати або невідповідності критеріям визнання активом (п. 1 розд. VI НС 121).

Канцелярське приладдя, що пропонується до списання як непридатне для подальшої експлуатації за призначенням, оглядається комісією установи (це може бути постійно діюча інвентаризаційна комісія або комісія зі списання майна), яка встановлює наявні дефекти і неможливість та/або економічну недоцільність відновлення таких активів. Після цього комісією зі списання майна, призначеною керівником установи, складається акт списання основних засобів (часткової ліквідації).

Приклад 2. Комісія установи ухвалила рішення про списання непридатного канцелярського діркопробивача, який значився в обліку з 2019 року у складі МНМА за первісною вартістю 490,00 грн.

Проведення наведені в табл. 2.

Таблиця 2. Відображення в обліку вибуття непридатного канцелярського приладдя

Зміст операції	Бухгалтерський облік		Меморіальний ордер	Підстава для запису	Сума, грн
	дебет рахунку	кредит рахунку
1. Донараховано 50 % амортизації при списанні об’єкта МНМА (490,00 грн. × 50 %)	8014	1412	17	Розрахунок амортизації інших необоротних матеріальних активів	245,00
2. Списано первісну вартість діркопробивача в частині нарахованої амортизації	1412	1113	9	Акт списання основних засобів (часткової ліквідації)	490,00
3. Зменшено внесений капітал установи	5111 5111	55111 Зменшення внесеного капіталу в частині нарахованої амортизації (витрат) у поточному періоді відбувається шляхом збільшення фінансового результату виконання кошторису звітного періоду.   5512	9		245,00 245,00

Канцтовари — витратні та одноразові

За своєю сутністю витратні канцтовари належать до запасів, а точніше — до МШП.

ДО ВІДОМА. До МШП належать предмети, що використовуються протягом не більше одного року або протягом операційного циклу, якщо він становить більше одного року.

Підтвердження цього знаходимо в Порядку застосування Плану рахунків, де в описі субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» серед іншого переліку наведено канцелярське приладдя (папір, олівці тощо). Втім, зрозуміло, що на зазначеному субрахунку слід обліковувати саме витратні канцтовари одноразового використання або ті, для яких визначено строк корисного використання менше 1 року.

Для вирішення бухоблікових питань, пов’язаних з МШП, слід керуватися нормами НС 1238 та МР з обліку запасів9.

Відповідно до п. 4 розд. ІІ НС 123 придбані (отримані безкоштовно) канцтовари зараховують на баланс за первісною вартістю. Є різні способи їх надходження в установу, від яких, власне, залежить спосіб визначення первісної вартості канцтоварів. Ці способи наведено в п.п. 4–10 розд. ІІ НС 123. У разі коли на момент оприбуткування канцтоварів неможливо достовірно визначити їхню вартість, то їх оцінюють за справедливою вартістю з подальшим коригуванням до первісної (п. 9 розд. ІІ НС 123).

Канцтовари, які утримують для безоплатного розподілення, передання, а також ті, щодо яких немає активного ринку, відображають на дату балансу за найменшою з двох оцінок: первісною вартістю або відновлювальною вартістю (п. 4 розд. ІІ НС 123).

Аналітичний облік канцтоварів здійснюють МВО за найменуваннями предметів та кількістю (п. 11 розд. ІІ МР з обліку запасів). Аналітичний облік канцтоварів, як і всіх інших запасів, ведуть за джерелами їх надходження: окремо обліковують канцтовари, придбані за кошти загального фонду, й окремо — спеціального.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У загальному випадку після передання об’єктів МШП зі складу в експлуатацію їх списують з балансового обліку установи з подальшою організацією їх оперативного кількісного обліку за місцями експлуатації та відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання (п. 9 розд. IV НС 123). Втім, для канцтоварів зроблено виняток: їх списують і подальшого оперативного обліку за МВО не ведуть, — саме таке уточнення містить п. 36 розд. ІІ МР з обліку запасів.

Документальне оформлення Приймають і оприбутковують канцтовари на підставі документів, отриманих від постачальника (накладних, рахунків-фактур, актів тощо). Видачу канцтоварів зі складу у використання зазвичай оформлюють накладною (вимогою).

Для обліку запасів бюджетні установи використовують типові форми, затверджені наказом № 43110, однак у ньому немає первинних документів, призначених конкретно для обліку МШП. Тож установа може використовувати форми документів, регламентованих наказом № 431, або самостійно розробити форми первинних документів для обліку МШП з урахуванням вимог п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік11.

До акта списання канцтоварів доцільно додати роздаткову відомість із зазначенням ПІБ працівника і переліком канцтоварів, виданих йому у користування.

Облікові регістри Узагальнюють інформацію про надходження та витрачання канцтоварів у меморіальних ордерах, визначених наказом № 75512, зокрема:

• у меморіальному ордері № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з дебіторами» відображають надходження канцтоварів від постачальників у разі попередньої оплати або безкоштовного надходження від юридичних або фізичних осіб (дарувальників);
• у меморіальному ордері № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з кредиторами» відображають надходження канцтоварів від постачальників та інших кредиторів;
• у меморіальному ордері № 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів» узагальнюють інформацію про вибуття та переміщення канцтоварів. Записи здійснюють за кожним документом із зазначенням матеріально відповідальної особи.

Наприкінці місяця підсумки за всіма графами меморіальних ордерів підраховують. Позицію «Сума оборотів за меморіальним ордером» у формі відповідної кореспонденції субрахунків переносять до книги «Журнал-головна».

Вибуття Списання витратних канцтоварів у бюджетній установі може відбуватися з різних причин, зокрема через:

• використання у процесі основної діяльності;
• споживання у процесі надання послуг, виконання робіт, виготовлення продукції;
• нестачі та втрати від псування, розкрадання та знищення;
• безоплатне передання;
• внутрішньовідомче передання;
• реалізацію.

Від причин списання з балансового обліку канцтоварів залежать і бухгалтерські проведення, якими відображають в обліку окремі господарські операції (табл. 3).

Таблиця 3. Порядок списання канцтоварів за напрямами їх вибуття

Напрям вибуття	Порядок списання
Вибуття канцтоварів (у тому числі отриманих як благодійна допомога), не пов’язане з отриманням доходу	Балансову вартість канцтоварів відносять на витрати виконання бюджетних програм (субрахунок 8013 «Матеріальні витрати»): Дт 8013 — Кт 1812
Використання канцтоварів у процесі надання послуг, виконання робіт, виготовлення продукції	Балансову вартість канцтоварів відносять на витрати, пов’язані з виготовленням продукції (наданням послуг, виконанням робіт) (субрахунок 8113 «Матеріальні витрати»): Дт 8113 — Кт 1812
Списання використаних канцтоварів, отриманих безоплатно за операціями внутрішньовідомчого передання	Відображають зменшення балансової вартості використаних канцтоварів і суми зобов’язань за внутрішніми розрахунками: Дт 6611 — Кт 1812
Внутрішньовідомче передання канцтоварів	Балансову вартість переданих канцтоварів відображають як збільшення дебіторської заборгованості за внутрішніми розрахунками: Дт 2711 — Кт 1812. Списання заборгованості відображають, коли канцтовари будуть використані суб’єктом державного сектору, який їх отримав: Дт 8013 — Кт 2711
Реалізація канцтоварів	Якщо канцтовари були придбані (виготовлені) в попередні звітні періоди, то їх балансову вартість відносять до накопиченого фінансового результату виконання кошторису: Дт 5512 — Кт 1812
	Якщо канцтовари були придбані (виготовлені) в поточному періоді, то їх балансову вартість відносять на витрати цього ж періоду, у якому визнають пов’язаний з ними дохід: Дт 8013, 8113 — Кт 1812

Під час вибуття канцтовари можуть оцінювати за методами:

• ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;
• середньозваженої собівартості;
• собівартості перших за часом надходжень запасів (ФІФО) (п. 4 розд. IV НС 123, п. 2.15 розд. 2 МР з обліку запа-сів).

ДО ВІДОМА. Обов’язковою умовою є те, що для всіх одиниць обліку, які мають однакове призначення та однакові умови використання, застосовують тільки один із вказаних методів. Головне, щоб про це було зазначено в розпорядчому документі про облікову політику.

Приклад 3. Установа придбала 20 упаковок офісного паперу по 185,00 грн/шт., 10 кулькових ручок по 15,00 грн/шт., 10 лінійок по 5,00 грн/шт. та 6 коректорів по 27,00 грн/шт. Протягом місяця було видано працівникам установи 10 упаковок паперу, по 10 ручок і лінійок та 5 коректорів.

Отже:

• вартість придбаних канцтоварів склала: (185,00 грн × 20 уп.) + (15,00 грн × 10 шт.) + (5,00 грн × 10 шт.) + (27,00 грн × 6 шт.) = 4062,00 грн;
• видано працівникам канцтоварів на загальну суму: (185,00 грн × 10 уп.) + (15,00 грн × 10 шт.) = (5,00 грн × 10 шт.) + (27,00 грн × 5 шт.) = 2185,00 грн.

Проведення наведені в табл. 4.

Таблиця 4. Порядок відображення в обліку придбання і вибуття канцтоварів

Зміст операції	Бухгалтерський облік		Меморіальний ордер	Підстава для запису	Сума, грн
	дебет рахунку	кредит рахунку
1. Оприбутковано на склад канцтовари в асортименті	1812	6211	6	Накладна-фактура	4062,00
2. Отримано фінансування за КЕКВ 2210	2313	7011	2	Виписка з рахунку	4062,00
3. Перераховано постачальнику за отримані канцтовари	6211	2313	6 і 2	Платіжна інструкція	4062,00
4. Списано з обліку видані працівникам протягом місяця канцтовари	8013	1812	10	Акт списання запасів	2185,00

Оцінка на дату балансу

Як і будь-які інші запаси, канцтовари відображають у бухобліку та звітності за найменшою з двох оцінок: за первісною вартістю або чистою вартістю реалізації.

Канцтовари відображають за чистою вартістю реалізації лише в разі, коли на дату балансу їх ціна знизилась, вони зіпсувалися, застаріли або іншим чином втратили первісно очікувану економічну вигоду (п. 2 розд. ІІІ НС 123). При цьому різницю між первісною вартістю та чистою вартістю реалізації або вартість повністю втрачених (зіпсованих або тих, яких не вистачає) канцтоварів списують на витрати звітного періоду, відображаючи це проведенням Дт 8411 — Кт 1812.

Якщо чиста вартість реалізації канцтоварів, що раніше були уцінені та є активами на дату балансу, надалі збільшується, то сума збільшення чистої вартості реалізації в межах величини попереднього зменшення (уцінки) визнається доходом з одночасним збільшенням вартості цих активів Дт 1812 — Кт 7411.

Фінзвітність Інформацію про залишки канцтоварів у загальній вартості запасів на звітну дату наводять у формах фінансової звітності, зокрема:

• у формі № 1-дс «Баланс» в АКТИВІ в рядку 1050 «Запаси»;
• у формі № 5-дс «Примітки до річної фінансової звітності» у розділі IV «Виробничі запаси» в рядку 450 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» (наводять інформацію про надходження МШП (до складу яких належать канцтовари) за рік, їх вибуття, балансову вартість на кінець року, а також зміну їхньої вартості).