«ПРОФЕСІЙНИЙ БУХГАЛТЕР»:
Електронний кабінет у судовій системі: що буде, якщо не зареєстрували?

Версія для друку

10 листопада, 2023

Тема: Судові спори

Стисло на ці запитання можна відповісти так:

• зареєструвати електронний кабінет в ЄСІТС 1 підприємство зобов’язане;
• санкцій за відсутність електронного кабінету законодавством не передбачено, водночас передбачені певні процесуальні наслідки (не дуже приємні, до речі).

А тепер про все це детальніше.

Обов’язкова реєстрація електронного кабінету в ЄСІТС і, як наслідок, електронне спілкування із судом та іншими учасниками справи, які також зобов’язані мати електронні кабінети, передбачена нормами Закону № 3200 2, який вніс відповідні зміни до процесуальних кодексів (КАСУ 3, ЦПКУ 4, ГПКУ 5). Для юридичних осіб здебільшого цікавими є господарський та адміністративний процес, адже господарське судочинство — це, зокрема, спори, пов’язані із договірними відносинами, а адміністративний процес — це «улюблені» спори із податківцями. Водночас дати набуття чинності нормами Закону № 3200 для цих двох судочинств різні.

Так, відповідно до п. 1 розд. II Закону № 3200 він набирає чинності з дня, наступного за днем його опублікування (з 21.07.2023), та вводиться в дію через 90 днів із дня його опублікування (з 18.10.2023), крім норм, якими вносяться зміни до КАСУ та ЦПКУ. А от зміни до КАСУ та ЦПКУ набудуть чинності через сім місяців із дня опублікування Закону № 3200 (з 20.02.2024).

ВАЖЛИВО! Справи в судах першої, апеляційної та касаційної інстанцій, провадження в яких відкрито до набрання чинності Законом № 3200, розглядаються за правилами, що діють після введення в дію Закону № 3200 (п. 2 розд. II Закону № 3200).

Отже, реєстрація електронного кабінету для участі у господарському процесі для усіх юросіб є обов’язковою з 18.10.2023, а от учасники адмінпроцесу можуть поки що видихнути — для них відповідний обов’язок настане з 20.02.2024. Але! Слід мати на увазі: якщо юрособа до 20.02.2024 стане учасником господарського процесу (причому не важливо, позивачем чи відповідачем), але водночас не матиме адміністративних справ, електронний кабінет їй знадобиться раніше — 20.02.2024, адже електронний кабінет — єдиний для усіх видів судочинства.

ДО ВІДОМА. Електронний кабінет — це персональний кабінет (вебсервіс чи інший користувацький інтерфейс) у підсистемі (модулі) ЄСІТС, за допомогою якого особі, яка пройшла електронну ідентифікацію, надається доступ до інформації та сервісів ЄСІТС або її окремих підсистем (модулів), зокрема й можливість обміну (надсилання та отримання) документами (в тому числі процесуальними документами, письмовими та електронними доказами тощо) між судом та учасниками судового процесу, а також між учасниками судового процесу. Електронна ідентифікація особи здійснюється з використанням КЕП 6чи інших засобів електронної ідентифікації, які дають змогу однозначно встановити особу (ч. 5 ст. 6 ГПКУ).

Якщо стисло, які переваги надає електронний кабінет?

1. Особі, яка зареєструвала електронний кабінет в ЄСІТС або її окремій підсистемі (модулі), що забезпечує обмін документами, суд вручає будь-які документи у справах, в яких така особа бере участь, виключно в електронній формі шляхом їх направлення до електронного кабінету такої особи, що не позбавляє її права отримати копію судового рішення в паперовій формі за окремою заявою (ч. 7 ст. 6 ГПКУ). Причому реєстрація в ЄСІТС не позбавляє права на подання документів до суду в паперовій формі (ч. 8 ст. 6 ГПКУ).
2. Якщо учасник справи має електронний кабінет, суд надсилає всі судові рішення такому учаснику в електронній формі виключно за допомогою ЄСІТС чи її окремої підсистеми (модуля), що забезпечує обмін документами. А в разі відсутності в учасника справи електронного кабінету суд надсилає всі судові рішення такому учаснику в паперовій формі рекомендованим листом з повідомленням про вручення (ч. 11 ст. 242 ГПКУ).
3. До дня початку функціонування Єдиного державного реєстру виконавчих документів оформлення і видача виконавчих документів здійснюються судом, який ухвалив відповідне рішення, в паперовій або електронній формі за допомогою ЄСІТС або її окремої підсистеми (модуля), що забезпечує обмін документами. Одночасна видача судом виконавчого документа одній і тій самій особі в паперовій та електронній формах не допускається (п.п. 19.1 п.п. 19 п. 1 розд. XI ГПКУ).

Тепер до головного питання: для кого електронний кабінет є обов’язковим? Відповідно до ч. 6 ст. 6 оновленої редакції ГПКУ (такі самі норми міститимуться в КАСУ і в ЦПКУ) свої електронні кабінети в ЄСІТС або її окремій підсистемі (модулі), що забезпечує обмін документами, мають зареєструвати в обов’язковому порядку:

• адвокати;
• нотаріуси;
• державні та приватні виконавці;
• арбітражні керуючі;
• судові експерти;
• органи державної влади та інші державні органи;
• органи місцевого самоврядування;
• інші юридичні особи (зверніть увагу, що йдеться про всіх юросіб незалежно від форми власності, а отже, сюди потрапляють навіть ОСББ, громадські організації тощо).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Інші особи реєструють свої електронні кабінети в ЄСІТС або її окремій підсистемі (модулі), що забезпечує обмін документами, в добровільному порядку. Отже, наприклад, для ФОП та звичайних фізосіб реєстрація електронного кабінету не обов’язкова, водночас, якщо ФОП є завзятим позивачем чи відповідачем, на нашу думку, доречно, аби він все ж таки зареєстрував електронний кабінет, однак законодавчого обов’язку робити це у нього немає.

Ну і, власне, щодо наслідків відсутності у юрособи електронного кабінету. Як ми вже казали вище, жодних штрафів чи інших санкцій за це немає, але і розслаблятися також не варто, адже процесуальні наслідки можуть в перспективі добряче вдарити по кишені несумлінного учасника судового процесу.

Подивимося, що чекатиме юрособу, якщо вона не матиме електронного кабінету. Для прикладу візьмемо норми ГПКУ, які вже набули чинності, але такі самі процесуальні наслідки передбачено і в адміністративному та цивільному процесах.

Відповідні заяви, що будуть подані особою, яка зобов’язана зареєструвати електронний кабінет, але не зареєструвала його, суд залишатиме без руху і даватиме строк на усунення порушень, про що суд винесе відповідну ухвалу.

ДО ВІДОМА. Якщо позивач усунув недоліки позовної заяви у строк, встановлений судом, вона вважається поданою в день первинного її подання до господарського суду та приймається до розгляду, про що суд постановляє ухвалу в порядку, встановленому ст. 176 ГПКУ. Якщо позивач не усунув недоліки позовної заяви у строк, встановлений судом, заява вважається неподаною і повертається особі, що звернулася із позовною заявою (ч. 3, 4 ст. 174 ГПКУ).

Так, ухвалою від 31.10.2023 у справі № 906/1415/23 Господарський суд Житомирської області залишив позовну заяву без руху, зазначивши, що приписи ч. 6 ст. 6 ГПКУ в редакції, чинній з 18.10.2023, імперативно встановлюють обов’язок всіх юридичних осіб, які є учасниками судового процесу, зареєструвати у підсистемі «Електронний суд» ЄСІТС електронний кабінет. Оскільки позивач не дотримався імперативних вимог ч. 6 ст. 6 ГПКУ, суд залишив позовну заяву без руху та зобов’язав позивача протягом 3 днів із дня вручення ухвали суду усунути недоліки позовної заяви шляхом подання заяви про усунення недоліків позовної заяви разом із доказами реєстрації електронного кабінету у підсистемі «Електронний суд» ЄСІТС.

Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 170 ГПКУ будь-яка письмова заява, клопотання, заперечення до суду мають містити серед інших обов’язкових відомостей також відомості про наявність або відсутність електронного кабінету.

Суд, встановивши, що письмову заяву (клопотання, заперечення) подано без додержання вимог ч. 1 та 2 ст. 170 ГПКУ, повертає її заявнику без розгляду.

Суд повертає письмову заяву (клопотання, заперечення) заявнику без розгляду також у разі, якщо її подала особа, яка відповідно до ч. 6 ст. 6 ГПКУ зобов’язана зареєструвати електронний кабінет, але не зареєструвала його (ч. 4 ст. 170 ГПКУ).

Так, суд повернув без розгляду заяву позивача про скасування заходів забезпечення позову, адже встановив відсутність зареєстрованого електронного кабінету в підсистемі «Електронний суд» ЄСІТС (ухвала Господарського суду Запорізької області від 31.10.2023 у справі № 908/1817/23).

До речі, наявність електронного кабінету є обов’язковою і для учасників справи про банкрутство, адже судочинство в цих справах ведеться також за нормами ГПКУ. Так, суд повернув без розгляду заяву учасника справи про банкрутство про відвід судді, оскільки вказана заява була подана особою, яка зобов’язана зареєструвати електронний кабінет. Суд встановив, що станом на день розгляду поданої заяви про відвід судді юрособа не мала зареєстрованого електронного кабінету в ЄСІТС (відповідну інформацію суд отримав у ЄСІТС, сформувавши відповідний запит) (ухвала Господарського суду Івано-Франківської області від 31.10.2023 у справі № 909/1056/15). Звісно, повернення заяви не перешкоджає повторному зверненню з нею до господарського суду після усунення недоліків. Тож наслідки не смертельні, але неприємні.

Відповідно до ст. 178 ГПКУ суд має право вирішити спір за наявними матеріалами справи також у разі, якщо відзив подала особа, яка зобов’язана зареєструвати електронний кабінет, але не зареєструвала його і не навела поважних причин невиконання такого обов’язку.

НАГАДАЄМО. У строк, встановлений судом в ухвалі про відкриття провадження у справі, відповідач має право надіслати:

1. суду — відзив на позовну заяву і всі письмові та електронні докази (які можливо доставити до суду), висновки експертів і заяви свідків, що підтверджують заперечення проти позову;
2. позивачу, іншим відповідачам, а також третім особам — копії відзиву та доданих до нього документів (ч. 1 ст. 178 ГПКУ).

Отже, якщо ваше підприємство є відповідачем у судовій справі і ви маєте, що сказати суду та позивачу, а також можете надати докази на підтвердження вашої правоти у спорі, відсутність відзиву, надісланого саме через електронний кабінет, може поставити хрест на ваших запереченнях проти позову та доказах, надісланих звичайною поштою. Тож і результат розгляду справи, найімовірніше, буде не на користь відповідача, і це лише через таку дрібницю, як відсутність електронного кабінету. Звісно, є кілька але: по-перше, суд має право, а не зобов’язаний одразу ставити хрест на недобросовісному відповідачеві (найімовірніше, суд буде давати час для реєстрації кабінету та надсилання відзиву через нього, але знову-таки це питання вирішуватиме виключно суд), по-друге, поважна причина нереєстрації електронного кабінету може бути взята судом до уваги (яку причину в кожному конкретному випадку суд вважатиме поважною, покаже практика).

ВАЖЛИВО! Процесуальні наслідки, передбачені ГПКУ в разі звернення до суду з документом особи, яка зобов’язана зареєструвати електронний кабінет, але не зареєструвала його, застосовуються судом також у випадках, якщо інтереси такої особи у справі представляє адвокат (абз. 2 ч. 6 ст. 6 ГПКУ). Так, суд залишив без руху позовну заяву ПАТ «Київстар» та надав 7-денний строк для усунення недоліків позовної заяви (ухвала Господарського суду Вінницької області від 30.10.2023 у справі № 902/1321/23).
Суд серед іншого зазначив, що позивач не має зареєстрованого електронного кабінету в підсистемі ЄСІТС «Електронний суд», наявність електронного кабінету підтверджується лише в адвоката позивача. Отже, як бачимо, адвокат адвокатом, але у кожної юрособи має бути свій власний електронний кабінет, адже адвокати змінюються, а юрособа як учасник судової справи залишається .

Звісно, тут виникає запитання: як зареєструвати електронний кабінет? Справа це зовсім не складна, хіба що сервіс судової влади часом «підвисає» (принаймні так було до 18.10.2023), тож доводиться одні й ті самі технічні дії повторювати кілька разів, однак загалом реєстрація займає 10–15 хвилин.

Передусім для реєстрації електронного кабінету (за посиланням https://id.court.gov.ua/) керівник юрособи має авторизуватися за допомогою електронного ключа, обравши «Реєстрація та авторизація в електронному суді». Повноваження керівника будуть автоматично перевірятися за ЄДР.

Після входу в систему керівнику буде запропоновано заповнити свої анкетні дані (дату народження, РНОКПП 7, контактний номер телефону, електронну пошту). Заповнивши їх, слід натиснути «ПІДТВЕРДИТИ».

Після цього з’явиться вікно з повідомленням, що ви ввійшли як керівник підприємства, але організація не зареєстрована в Кабінеті. Для доступу до даних організації в полі «Представник ТОВ “…”» слід зареєструвати організацію в Кабінеті. Для цього потрібно перевірити інформацію, дозаповнити (в разі потреби) та зберегти профіль організації. Далі буде запропоновано варіанти дій: «Продовжити як фізична особа» та «Зареєструвати». Треба натиснути на «ЗАРЕЄСТРУВАТИ».

Після цього відкриється Профіль юрособи із такими заповненими («підтягнутими» в автоматичному режимі з ЄДР) даними: юридична особа (тут буде зазначено повну назву), коротка назва, електронна пошта (email), телефон, код ЄДРПОУ, дата державної реєстрації, номер державної реєстрації, код КОАТУУ 8, адреса фактичного місцезнаходження.

Зверніть увагу, що коригуванню із усіх цих даних підлягає лише електронна пошта (треба натиснути на значок олівця, з’явиться вікно «Зміна адреси Email. Введіть нову адресу. На неї вам буде відправлено лист з кодом підтвердження»).

Після коригування даних електронної пошти (за потреби) або одразу, перевіривши усі дані, що зазначені в Профілі юрособи, слід натиснути «ЗБЕРЕГТИ ЗМІНИ». Все, кабінет юридичної особи зареєстровано.

Зліва будуть доступні, зокрема, такі вкладки: Мої справи, Заяви, Документи сторін, Виконавчі документи, Довіреності, Відеозв’язок. За наявності судових справ відповідна інформація та документи будуть доступні в електронному кабінеті.

Як бачите, нічого складного, хіба що керівнику потрібно буде кілька разів вводити код для авторизації (на етапі введення своїх даних), який надходитиме на його особисту електронну пошту, тож вона має бути під рукою. Отже, керівнику для реєстрації електронного кабінету потрібен його КЕП, електронна скринька (телефон) та 10–15 хвилин його дорогоцінного часу .

І насамкінець порада: краще не зволікайте із реєстрацією електронного кабінету, якщо не встигли цього зробити до 18.10.2023, навіть якщо ви впевнені, що суди найближчим часом вашому підприємству не загрожують (ваші контрагенти можуть думати інакше та звернутись із позовом до вас). Якщо ви матимете електронний кабінет, то не отримаєте неприємних процесуальних сюрпризів, про які ми розповіли вище.

Катерина Литвиненко, юристка