«НОВИЙ БЮДЖЕТНИЙ ОБЛІК»:
Документуємо господарські операції

Версія для друку

01 травня, 2023

Тема: Інші об’єкти обліку, загальні питання бухобліку Інші питання

Лідія Безкоровайна, експертка газети

Сутність і реквізити первинного документа

Вимоги до складання первинних документів та регістрів бухобліку наведено у ст. 9 Закону про бухоблік. Порядок створення, прийняття й відображення в бухобліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в установах регламентовано Положенням № 88, до якого внесено зміни наказом № 467. Текст документа в новій редакції див. на с. 23. Єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в установах визначено у Правилах № 1000.

Підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи. В абз. 13 ст. 1 Закону про бухоблік наведено таке визначення: «первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію». Відповідно до НК 010:2021 розпорядчі та дозвільні документи належать до організаційно-розпорядчої документації, а не до первинної. Тож тепер і в п. 1.2 Положення № 88 міститься визначення первинних документів як документів, створених у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції. Як бачимо, на сьогодні у визначенні первинного документа немає згадки про його розпорядчі властивості.

Крім того, з Положення № 88 вилучили визначення терміна «господарська операція», відтепер цей та інші терміни (крім «первинні документи» та «регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри)») вживаються у значеннях, визначених Законом про бухоблік.

Первинні документи можуть бути складені в паперовій або електронній формі, причому документи, складені в електронній формі, мають відповідати вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

В абз. 1 ст. 5 розд. ІІ Закону № 851 зазначено, що електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у формі електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Положення № 88 містить певні вимоги до первинних документів, які ми узагальнили й навели в табл. 1.

Таблиця 1. Основні вимоги до складання первинних документів

Електронні документи Первинні документи, створені в електронній формі, застосовують у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовують за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Якщо установа складає та зберігає первинні документи, використовуючи електронні засоби опрацювання інформації, то вона зобов’язана за свій рахунок виготовити їхні копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень (п. 2.2 гл. 2 Положення № 88).

Оскільки складати первинний документ у момент здійснення господарської операції або одразу по її завершенню не обов’язково, слід правилами документообігу установи передбачити можливість відображати господарські операції, щодо яких на момент закінчення складання облікових регістрів за звітний період від контрагента не отримано первинного документа, на підставі належним чином оформлених внутрішніх документів (актів), які склала посадова особа, відповідальна за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Таким внутрішнім документом має бути саме акт. Його складання можливе, якщо:

• така можливість передбачена правилами документообігу установи;
• на момент складання облікових регістрів за звітний період первинні документи не надійшли від контрагента.

Акт може скласти посадова особа, відповідальна за приймання та відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до облікових регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переносять інформацію про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначають, коригуючи на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) і первинним документом, отриманим від контрагента.

Типові та інші форми

Найзручніше для бюджетних установ застосовувати типові форми первинних документів, затверджені відповідним органом державної влади, бо якщо таких немає, то установі доводиться самостійно розробляти первинні документи. Чинні форми первинних документів, які застосовують установи, наведено в табл. 2.

Таблиця 2. Затверджені форми первинних документів для установ

Це, звісно, не вичерпний перелік законодавчо затверджених форм первинної документації, а лише основні, що їх застосовують бюджетні установи. Часто бюджетне законодавство містить перелік документів, які мають бути складені під час оформлення певних господарських операцій. Таким прикладом можуть слугувати Методрекомендації № 68, які містять перелік підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань і проведення платежів. Деякі первинні документи з переліку мають затверджену типову форму, а деякі — ні, тож установи мають самостійно розробити форми таких документів, дотримуючись вимог законодавства, і затвердити їх у розпорядчому документі про організацію обліку в установі.

Регістри бухгалтерського обліку

Після того як інформацію в первинних документах перевірять за формою та змістом, її переносять до регістрів бухобліку.

ЦИТАТА. «Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) — це носії інформації, складені у паперовій або в електронній формі, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) можуть бути у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо».

(абз. 3 п. 1.2 Положення № 88)

Форми облікових регістрів, порядок записів у них, опрацювання та використання для бюджетних установ визначено Порядком № 755. Цей документ передбачає використання бюджетними установами меморіально-ордерної форми обліку.

Меморіальний ордер являє собою обліковий регістр затвердженої форми, у якому відображають бухгалтерські проводки. У ньому зазначають: номер ордера, місяць, рік, зміст запису, суми, найменування рахунків, що дебетуються та кредитуються. Меморіальні ордери складають на спеціальних бланках, підписує їх головний бухгалтер або його заступник. До ордерів додають первинні документи.

Відповідальність за несвоєчасне складання меморіальних ордерів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали їх.

Наказ № 755 містить й інші форми облікових регістрів, які застосовують бюджетні установи:

• книга аналітичного обліку депонованої заробітної плати і стипендій (реєстр депонованих сум) призначена для відображення інформації про депоновані суми за кожним депонентом;
• оборотна відомість, яку застосовують для аналітичного обліку запасів (їх надходження та витрачання), а також для звіряння даних складського та бухгалтерського обліку;
• бухгалтерська довідка, яку використовують для виправлення помилок за минулий звітний період;
• книга «Журнал-головна», яка призначена для реєстрації всіх меморіальних ордерів.

Детально про порядок заповнення регістрів бухгалтерського обліку читайте в газеті «Новий бюджетний облік», № 8/2022, с. 3.

Переносять інформацію з первинних документів до регістрів бухобліку в міру її надходження до місця опрацювання, проте не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну виплату зарплати, складання звітності та здійснення розрахунків.

У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до регістрів бухобліку за звітний період переносять інформацію про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначають, коригуючи на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) і первинним документом, отриманим від контрагента (абз. 2 п. 3.4 Положення № 88).

Виправлення помилок у первинних документах і регістрах обліку

У Положенні № 88 розділ 4, який стосується виправлення помилок, викладено в новій редакції. При цьому методи виправлення помилок не змінилися.

У тексті та цифрових даних первинних документів, регістрів обліку і звітності підчищення й необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки в первинних документах, регістрах обліку та звітності, що створені ручним способом, виправляють способом «червоного сторно», додаткових бухгалтерських проведень або коректурним способом.

Коректурний спосіб Коректурний спосіб передбачає, що текст та/або цифри закреслюють і над ними пишуть правильний текст та/або цифри. Закреслюють однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене. Виправлення помилки супроводжують написом «виправлено» й засвідчують підписами осіб, які підписали цей бухгалтерський документ, із зазначенням дати виправлення. Цей метод використовують виключно для виправлення помилок поточного звітного періоду, допущених у паперових документах.

«Червоне сторно» Якщо в поточному звітному періоді треба анулювати записи, зроблені в документах за минулий звітний період, доцільно застосувати метод «червоне сторно». При цьому складають бухгалтерську довідку, у якій відображають суть помилки та порядок її виправлення. У паперових документах помилкову кореспонденцію рахунків або суму записують червоним чорнилом або в дужках, а правильну кореспонденцію рахунків або суму — темним чорнилом. Окрім цього, у бухдовідці має бути зазначено причину помилки та посилання на документи, у яких допущено помилку. Довідку підписують працівник, який її склав, і головний бухгалтер. Дані бухгалтерської довідки в місяці її складання відображають у відповідному регістрі обліку та в Головній книзі.

Додатковий запис Якщо внаслідок помилки в бухобліку не відобразили якусь господарську операцію або відобразили її в меншій сумі, можна скласти додатковий запис (бухгалтерську проводку) на повну суму або на різницю між правильною сумою операції та сумою, відображеною в документах. Цей додатковий запис має бути зафіксований у бухдовідці.

Виправлення помилки в первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в паперовій формі, має бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. У касових і банківських документах виправлення не допускається.

У новій редакції Положення № 88 тепер містяться вимоги до виправлення помилок у документах, складених в електронній формі. Помилки в первинних документах і регістрах бухобліку, які складені в електронній формі, виправляють способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.

Виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухобліку, що складені в електронній формі, способом сторно передбачає здійснення зворотного запису на величину помилки та одночасне зазначення правильної суми.

У первинних документах і регістрах бухобліку, що складені в електронній формі, під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яку виправляють, та мають міститися відомості про дату виправлення, назви посад і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.

Виправлення вносять до первинних документів та регістрів обліку в тому звітному періоді, у якому виявлено помилки.

Документообіг в установі

Щоб упорядкувати рух первинних документів та своєчасно їх одержувати для забезпечення бухгалтерських записів, наказом керівника установи затверджують графік документообігу. У ньому мають бути затверджені дати створення або одержання від контрагентів документів, узяття їх до обліку, передання на опрацювання та до архіву.

Графік документообігу може бути як схема, перелік чи таблиця. Головне, щоб у ньому було зазначено, хто відповідає за створення документа, як має рухатися цей документ за підрозділами установи й терміни виконання відповідних робіт.

Для того щоби працівники установи належно створювали й подавали первинні документи, за які відповідають, їм треба видати витяг із графіка документообігу. Цей витяг має містити перелік документів, заповнення яких належить до обов’язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи установи, до яких необхідно передати ці документи.

Контроль за дотриманням графіка документообігу в установі здійснює головний бухгалтер або особа, яка забезпечує ведення бухобліку. А от відповідальним за збереження документів в установі є її керівник.

Зберігання документів

Фінальною крапкою документообігу первинних документів, регістрів бухобліку та фінансової звітності є передання їх до архіву. Однак до цього вони мають зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. А от документи, створені в електронній формі, треба зберігати на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність.

Первинні документи поточного місяця, опрацьовані ручним способом, інформація з яких уже перенесена до регістру бухобліку, комплектують у хронологічному порядку, нумерують, переплітають і супроводжують довідкою для архіву. Після того як документи потрапили до архіву, слід дотримуватися строків їх зберігання, які визначені Переліком № 578. Зокрема, інформація про перелік і строки зберігання бухгалтерської документації міститься в розд. 4.2 «Бухгалтерський облік та звітність». Згідно зі згаданим Переліком за строком зберігання документи поділяються на:

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

Перебіг строків зберігання документів обчислюють із 1 січня року, що настає за роком завершення їх діловодством. Наприклад: обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2022 році, починається з 1 січня 2023 року.

Для інших документів, які стосуються діяльності установи, кадрової документації, Переліком № 578 установлено такі строки зберігання: до ліквідації установи, 1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років, 45 років, 75 років.

За загальним правилом, строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.8 Переліку № 578).

Зберігання первинних документів і регістрів бухобліку, які опрацьовані й були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення й передання їх до архіву забезпечує головний бухгалтер установи (п. 6.7 Положення № 88).

Відповідно до п. 6.3 Положення № 88 бланки суворої звітності слід зберігати в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їхню схоронність.

Видавати первинні документи, регістри бухобліку, бухгалтерську та іншу звітність з бухгалтерської служби та архіву установи працівникам інших структурних підрозділів можна лише на підставі рішення головного бухгалтера установи.

Якщо первинні документи, регістри бухобліку, звітність установи пропали або знищені, керівник установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та призначає комісію для встановлення переліку забраклих документів та розслідування причин їх пропажі чи знищення (п. 6.10 Положення № 88). Для роботи в комісії запрошують представників слідчих органів, охорони й державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюють актом, який затверджує керівник установи. Копію акта надсилають органу, у сфері управління якого перебуває установа, а також територіальним органам центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику, державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, та місцевому фінансовому органу в 10-денний строк.

Отже, лише правильне оформлення первинних документів, регістрів обліку та звітності, дотримання правил документообігу та зберігання документів забезпечать установі своєчасне отримання інформації та достовірність даних бухгалтерського обліку.