Электронные трудовые книжки: уже сейчас?!

Версия для печати

07 июня, 2021

Тема: Больничные, декретные, другие выплаты из соцфондов Больничные, соцвыплаты

Основные изменения

Начнем с того, что Закон № 1217 1вступает в силу с 10.06.2021 г. (п. 1 разд. II «Заключительные и переходные положения»). Но есть еще одна хорошая новость — законом устанавливается 5-летний переходный период для «оцифровки» трудовых книжек (об этом подробнее расскажем далее). И лишь для Кабмина Закон № 1217 вступил в силу с 10.03.2021 г., обязав правительство утвердить необходимые подзаконные НПА 2, а также привести свои НПА в соответствие с законом в срок до 10.06.2021 г.

НА ЗАМЕТКУ. Включение ПФУ 3отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников в реестр застрахованных лиц ГРООГСС 4(далее — Реестр) осуществляется в течение 5 лет со дня вступления в силу Закона № 1217 на основании сведений, представленных страхователем или застрахованным лицом в порядке и сроки, установленные ПФУ (п. 2 разд. II Закона № 1217).

Посмотрим, что должно происходить в переходный период. Во-первых, как мы уже упоминали, устанавливается переходный период в 5 лет, на протяжении которых будет происходить включение в Реестр недостающих сведений о трудовой деятельности работников. Порядок внесения в Реестр необходимых сведений должен утвердить ПФУ по согласованию с Минсоцполитики и Минэкономики. При этом Закон № 1217 предусматривает двух субъектов предоставления сведений: страхователя (работодатель) или застрахованное лицо (работник).

Отметим, что территориальные подразделения ПФУ еще на стадии законопроекта рассказывали, каким образом будет переноситься информация из трудовых книжек и какие требования предъявляются к скан-копиям документов (подробнее об этом можно узнать по ссылке 5). Такими требованиями, например, являются:

• скан-копии изготавливаются с оригиналов трудовой книжки и документов о стаже;
• скан-копия должна быть цветная;
• сканировать необходимо все заполненные страницы трудовой книжки в хронологическом порядке (незаполненные страницы трудовой книжки (вкладыша) сканировать не нужно);
• отсканированные документы необходимо сохранять в форматах jpg или pdf;
• размер каждого файла не должен превышать 1 Мб;
• названия файлов должны соответствовать виду отсканированного документа.

Во-вторых, после завершения внесения сведений в Реестр имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись. Поэтому после перенесения всех бумажных записей в электронный реестр трудовая книжка будет храниться уже у работника, и только по его требованию работодатель должен вносить в нее записи. А значит, бумажная трудовая книжка после ее «оцифровки» станет почти музейным экспонатом .

В-третьих, если работник, который был трудоустроен до 10.06.2021 г., будет увольняться до завершения процедуры включения в Реестр недостающих сведений о трудовой деятельности, работодатель обязан выдать ему надлежащим образом оформленную трудовую книжку в день увольнения. Следовательно, трудовые отношения, начатые в «бумажный» период, будут иметь и «бумажное» завершение.

Далее прокомментируем основные изменения в КЗоТ и других законах, касающиеся работодателей и застрахованных лиц.

Изменения в трудовом кодексе

Глобальное изменение в КЗоТ — упоминания о трудовой книжке (имеется в виду бумажная книжка) из него либо исчезают вовсе, либо ее применение происходит только по требованию работника.

Так, при заключении трудового договора лицо обязано предоставить трудовую книжку только при ее наличии или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц ГРООГСС (так будет выглядеть ч. 2 ст. 24 КЗоТ с учетом изменений).

Кроме того, ст. 24 дополнена новой частью, предусматривающей, что при заключении трудового договора гражданин, который впервые принимается на работу, имеет право подать требование об оформлении трудовой книжки. Следовательно, это означает, что работодателю необязательно заводить бумажные трудовые книжки. В то же время выбрасывать уже заведенные трудовые книжки пока не нужно , ведь по желанию работника в нее должны быть внесены все ключевые записи о трудовой деятельности.

Из ст. 47 КЗоТ (окончательный расчет при увольнении) исчезает обязанность работодателя в день увольнения выдать работнику надлежащим образом оформленную трудовую книжку. Вместо этого трудовое прощание отныне будет предусматривать, что работодатель в день увольнения обязан выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении, произвести окончательный расчет, а также по требованию работника внести надлежащие записи об увольнении в трудовую книжку, которая хранится у работника.

Кстати, из ст. 47 КЗоТ исключена норма, предусматривавшая обязательную выдачу работнику, который увольняется по инициативе работодателя, копии приказа об увольнении.

Коснулись изменения и ст. 48 КЗоТ, которая была посвящена трудовой книжке. Что изменилось? Отныне эта статья предусматривает, что учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в Реестре в порядке, определенном Законом о ЕСВ. В то же время по требованию работника, которого впервые принимают на работу, трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее 5 дней после приема на работу. Отметим, что «по традиции» уточнения о том, каких дней — рабочих или календарных, здесь не содержится. Считаем, что в этом вопросе можно пользоваться наставлениями Гоструда относительно похожей ситуации и считать в календарных днях (см. письмо от 02.10.2019 г. № 1432/0/206-19).

Кроме того, по требованию работника работодатель обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Обязанность сохранять бумажную трудовую книжку перекладывается с работодателя на работника, что с учетом электронных нововведений вполне логично, ведь в распоряжении работодателя будут данные Реестра застрахованных лиц.

Также изменена ч. 2 ст. 144 КЗоТ (объявление поощрения). Тут убрали норму об обязательном занесении поощрения в трудовую книжку: такая обязанность возникает у работодателя лишь по требованию работника, у которого хранится трудовая книжка.

Изъято упоминание о трудовой книжке и из ст. 233 КЗоТ (регламентирует сроки обращения в суд по разрешению трудовых споров). Если сегодня месячный срок обращения в суд исчисляется со дня вручения копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки, то с 10.06.2021 г. останется лишь одна точка отсчета — день вручения копии приказа (распоряжения) об увольнении.

Аналогичные изменения внесены и в ст. 233 КЗоТ. Исключено упоминание о трудовой книжке в случае, если при рассмотрении трудового спора установлена неправильная формулировка причины увольнения (ч. 3 ст. 233 КЗоТ). Также изменено основание для выплаты работнику среднего заработка за время вынужденного прогула — точкой отсчета является задержка выдачи копии приказа (распоряжения) об увольнении, а не трудовой книжки (ч. 5 ст. 233 КЗоТ).

Изменения в Законе о ЕСВ

Прокомментируем ключевые изменения, которые интересны работодателям. Начнем с главного — собственно с электронной трудовой книжки. Заметим, что электронная трудовая книжка — это не то же самое, что обычная, т. е. бумажная .

Электронная трудовая книжка — это составная часть персональной карточки 6, которая ведется на каждое застрахованное лицо и содержит в себе несколько блоков (частей) с различной информацией (что-то вроде личного электронного дела). Все детали персональной карточки содержатся в ч. 4 ст. 20 Закона о ЕСВ. Сейчас акцентируем внимание на изменениях, которые произошли, а неизменные данные в персональной карточке оставим за кадром.

1. Законом № 1217 персональная карточка дополнена двумя частями: частью 5 (электронная трудовая книжка) — отражает трудовую деятельность человека, в том числе за период до 01.01.2004 г., и частью 3 — отражает особенности статуса лица, в частности принадлежность лица к ветеранам войны, к пострадавшим вследствие Чернобыльской катастрофы; сведения о группе, причине инвалидности; информацию о судимости за совершение уголовного правонарушения в случаях, предусмотренных законодательством, а также прочую информацию, необходимую для расчета и назначения выплат по отдельным видам общеобязательного государственного социального страхования.

НА ЗАМЕТКУ. Сведения о периодах работы вносятся в Реестр на основании трудовой книжки лица 7. Порядок и очередность предоставления сведений для электронных трудовых книжек определяются ПФУ по согласованию с Минсоцполитики (этот НПА должен быть утвержден до 10.06.2021 г.).

2. Условно-постоянная часть персональной карты дополнена такими сведениями как:

• оцифрованный образец подписи лица;
• оцифрованный образ лица лица;
• документ, удостоверяющий личность и подтверждающий гражданство, документ, удостоверяющий личность иностранца или лица без гражданства 8;
• сведения об образовании (уровень и степень образования, квалификация, специальность);
• сведения о месте проживания;
• номер телефона и адрес электронной почты 9;
• сведения о смерти, признании лица безвестно отсутствующим, объявление лица умершим 10.

3. Часть карты, которая отражает страховой стаж, зарплату (доход), размер уплаченного ЕСВ и прочие сведения, необходимые для исчисления и назначения страховых выплат, дополнена такими сведениями как:

• сведения о трудовой деятельности (о приеме на работу, присвоении, изменении, лишении разряда, ранга, класса, звания, категории, прохождении стажировки, переводе на другую работу, основаниях увольнения);
• информация об основном месте работы;
• данные об особых условиях труда, дающих право на льготы по общеобязательному государственному социальному страхованию;
• номер списков (раздел, подраздел) производств, работ, профессий, должностей и показателей, утвержденных КМУ;
• результаты аттестации условий труда с указанием номера и даты распорядительного акта;
• полная/неполная занятость;
• количество отработанных застрахованным лицом календарных дней (часов) за соответствующий месяц, в том числе в особых условиях труда, дающих право на льготы;
• информация о подтверждении приобретенного лицом на стороне договаривающейся стороны стажа работы (страхового стажа) для применения накопления периодов стажа работы (страхового стажа) согласно международным договорам.

4. Измененная ч. 6 ст. 20 Закона о ЕСВ предусматривает, что изменение сведений о ФИО 11лица на текущий момент, РНУКПН 12, дате рождения, месте рождения, поле, гражданстве, образовании, серии (при наличии) и номере паспорта гражданина Украины, номере телефона, адресе места жительства может вноситься по заявлению застрахованного лица в порядке, установленном ПФУ.

5. Основным местом работы считается место работы, где работник работает на основании заключенного трудового договора и которое определено работником как основное согласно поданному заявлению (до отзыва) и сведениям, которые учитываются в Реестре застрахованных лиц на основании этого заявления (новая редакция п. 12 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ).

6. На плательщика ЕСВ возложена обязанность подавать отчетность о начислении ЕСВ, в том числе об основном месте работы работника (п. 4 ч. 2 ст. 6 Закона о ЕСВ).

7. Продлено приостановление норм, касающихся удостоверения застрахованного лица, до 01.01.2026 г. (п. 11 разд. VIII Закона о ЕСВ).

В частности, не будут действовать нормы относительно обязанностей плательщика ЕСВ проверять при приеме на работу наличие у лица удостоверения застрахованного лица; сообщать в составе отчетности о приеме на работу физического лица, сведения о котором отсутствуют в Реестре или которое не предъявило по требованию плательщика ЕСВ удостоверение застрахованного лица, и подавать необходимые сведения и документы для постановки на учет указанного лица; получать в территориальном органе ПФУ удостоверение застрахованного лица.

НАПОМНИМ. Лица, которые подлежат общеобязательному государственному соцстрахованию, получают удостоверение застрахованного лица, которым является специальный документ в виде электронной смарт-карты с визуальными персонифицированными признаками, обеспечивающий документирование, хранение и использование индивидуальной информации о приобретенных застрахованным лицом правах в сфере общеобязательного государственного социального страхования (п.п. 8 ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 22 Закона о ЕСВ). При этом требование о предъявлении такого удостоверения отсрочено до 01.01.2026 г.

Изменения в пенсионном Законе

Не обойдут грядущие изменения и главный пенсионный закон (далее — Закон № 1058 13).

1. На работника (застрахованное лицо) возложена обязанность уведомлять работодателя (страхователя), у которого такой работник работает по основному месту работы, об определении такого места работы как основного (дополнена ч. 2 ст. 16 Закона № 1058). А значит, работник должен самостоятельно выбрать из нескольких мест работы одно в качестве основного и сообщить о своем решении основному работодателю, подав соответствующее заявление. При этом такое заявление является, так сказать, действующим до его отзыва.

2. «Узаконено» функционирование веб-портала электронных услуг ПФУ, а также предусмотрена обязательная идентификация лица, желающего получить доступ к персональным данным, с использованием КЭП 14или других надежных средств идентификации в порядке, определяемом правлением ПФУ (дополнена ст. 22 Закона № 1058).

3. Расширен список источников информации для исчисления страхового стажа. Теперь, кроме данных, содержащихся в системе персонифицированного учета (а за периоды до внедрения системы персонифицированного учета — на основании документов и в порядке, определенном законодательством, действовавшим до вступления в силу Закона № 1058), страховой стаж органы ПФУ будут рассчитывать также на основании данных, включенных в Реестр (абз. 1 ч. 2 ст. 24 Закона № 1058).

4. Важные изменения коснулись порядка обращения за назначением пенсии. Новая редакция ст. 44 Закона № 1058 предусматривает, что:

• заявление о назначении (перерасчете) пенсии и необходимые документы подаются застрахованным лицом лично 15 (по нотариальной доверенности, как раньше, уже нельзя);
• предполагается автоматическое назначение пенсий по возрасту, т. е. вообще без обращения застрахованного лица;

НАПОМНИМ. В солидарной системе назначаются такие пенсионные выплаты: 1) пенсия по возрасту; 2) пенсия по инвалидности; 3) пенсия в связи с потерей кормильца (ч. 1 ст. 9 Закона о пенсионном страховании).

• назначение пенсии по возрасту осуществляется автоматически при получении застрахованным лицом права на назначение пенсии по возрасту при достижении пенсионного возраста на основании сведений, имеющихся в системе персонифицированного учета, если до достижения пенсионного возраста лицо не сообщило о желании получать пенсию с более позднего возраста. Заметим, что до этих изменений застрахованное лицо должно было подать заявление о назначении пенсии по возрасту не ранее чем за месяц до достижения пенсионного возраста.

НА ЗАМЕТКУ. При отсутствии в системе персонифицированного учета сведений о страховом стаже, необходимом для назначения пенсии по возрасту, территориальный орган ПФУ информирует застрахованное лицо, в том числе через его личный электронный кабинет на веб-портале электронных услуг ПФУ, об отсутствии таких сведений и необходимости их предоставления (при наличии) 16.

5.  Существенные изменения появились и в ст. 45 Закона № 1058, регламентирующей сроки назначения (перерасчета) пенсий. Сначала отметим, что общее правило не изменилось: пенсия по возрасту назначается со дня, наступающего за днем достижения пенсионного возраста, при условии, что обращение за пенсией произошло не позднее 3 месяцев со дня достижения лицом пенсионного возраста.

Однако пенсия по возрасту отныне должна назначаться в автоматическом режиме. И вот здесь возникает нюанс. Изменения к Закону предусматривают, что при назначении пенсии по возрасту, когда в системе персонифицированного учета отсутствуют сведения о страховом стаже застрахованного лица, необходимом для назначения пенсии по возрасту при достижении пенсионного возраста, и если эти сведения не предоставлены в течение 3 месяцев со дня достижения лицом пенсионного возраста, считается, что застрахованное лицо изъявило желание получать пенсию с более позднего возраста (проинформировать лицо об отсутствии этих сведений и необходимости их предоставления должен ПФУ).

Итак, получается, что если сведений о страховом стаже недостаточно и в течение 3 месяцев лицо не предоставит эти сведения в ПФУ, оно автоматически будет считаться получающим пенсию позднее пенсионного возраста, установленного законом. При этом закон не предусматривает продления или возобновления 3-месячного срока.

Аналогичные изменения были внесены и в ст. 47 Закона № 1058 (выплата пенсий). Так что теперь в случае, если лицо, которому пенсия по возрасту назначается автоматически, в течение 3 месяцев не уведомило территориальный орган ПФУ 17об избранном им способе выплаты пенсии 18, считается, что лицо изъявило желание получать пенсию с более позднего возраста.

Екатерина Литвиненко, юрист