Когда работающий аспирант-заочник может пойти в дополнительный отпуск?

Версия для печати

14 июня, 2019

Тема: Отпуска

Статья взята из газеты "Бухгалтерия: бюджет"№23

Елена Усенко, государственный эксперт экспертной группы по вопросам трудовых отношений Директората норм и стандартов достойного труда Министерства социальной политики Украины,

Людмила Сабадаш, эксперт газеты «Бухгалтерия: бюджет»

Дополнительный отпуск аспиранту: суть

Действительно, ст. 15 Закона об отпусках1, которой установлен порядок предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков в связи с обучением, определяет право аспирантов на такой отпуск.

ЦИТАТА. «Работникам, обучающимся без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняющим индивидуальный план подготовки, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней <...>».

(ч. 4 ст. 15 Закона об отпусках)

Кто имеет право? Как видим, право на отпуск имеют аспиранты, обучающиеся без отрыва от производства.

Впрочем, отметим, что Законом о высшем образовании2 (вступил в силу 06.09.2014 г.), а также Порядком № 2613 (вступил в силу 19.04.2016 г.) такая формулировка формы обучения аспирантов, как «без отрыва от производства», не применяется. Они оперируют понятием «заочная форма обучения». А значит, с 19.04.2016 г. правильно говорить, что отпуск предоставляется аспирантам заочной формы обучения.

А вот конкретные цели предоставления такого отпуска аспиранту в ч. 4 ст. 15 Закона об отпусках не определены. Как быть?

Отметим, что ранее Положение № 3094 содержало норму по поводу дополнительного аспирантского отпуска. И более того, конкретизировало основания для его предоставления.

ЦИТАТА. «Аспирантам, обучающимся без отрыва от производства и успешно выполняющим индивидуальный план работы, по месту работы предоставляется дополнительный оплачиваемый ежегодный отпуск продолжительностью 30 календарных дней для сдачи кандидатских экзаменов и выполнения работы над диссертацией <...>».

(п. 42 Положения № 309, утратило силу 01.01.2019 г.)

Но с 01.01.2019 г. Положение № 309 утратило силу. А вот его преемник — Порядок № 261 — аналогичной нормы не содержит. С одной стороны, этому есть логичное объяснение — кандидатские экзамены на данный момент отменены, поэтому, конечно, отпуск для их сдачи уже не требуется. С другой стороны, осталось выполнение работы над диссертацией, так что именно для такой цели, на наш взгляд, и должен предоставляться дополнительный учебный отпуск.

При каких условиях? Согласно ч. 4 ст. 15 Закона об отпусках ключевым требованием для получения дополнительного отпуска аспирантом является успешное выполнение индивидуального плана подготовки. Что является успешным выполнением и как его подтвердить, Закон об отпусках не определяет. Проанализировав образовательное законодательство, можем предположить, что подтвердить факт успешного обучения аспирант может путем предоставления:

• копии индивидуального плана подготовки, где проставлены отметки о выполнении плана по результатам учебного года/полугодия;
• копии протокола заседания кафедры об успешном выполнении аспирантом индивидуального плана подготовки;
• справки, предоставленной отделом аспирантуры и докторантуры о том, что аспирант действительно проходит подготовку в заведении образования и успешно выполняет индивидуальный план подготовки.

Не обязательно, чтобы это были все три упомянутых выше документа. Достаточным основанием для получения дополнительного отпуска будет и соответствующая справка, предоставленная отделом аспирантуры.

За какой период? Частью 6 ст. 15 Закона об отпусках установлено, что дополнительный учебный отпуск аспирантам, предусмотренный ч. 4 ст. 15 Закона об отпусках, предоставляется в течение учебного года.

Следовательно, вне пределов учебного года (в период каникул согласно графику учебного процесса) отпуск не предоставляется. Если работник обратится с просьбой о предоставлении такого отпуска в период каникул, то работодатель имеет полное право отказать в этом. Потому что цель такого отпуска — не дополнительный отдых, а дополнительная возможность для работы над диссертацией.

Независимо от даты начала обучения, подготовка аспирантов происходит по графику учебного процесса. Именно в нем отражается период, отведенный на:

• теоретическое обучение;
• экзаменационную сессию;
• сдачу зачетов;
• аттестацию;
• каникулы;
• научно-исследовательскую работу.

СОВЕТ. Чтобы работодатель знал хотя бы какие-то конкретные периоды, когда можно отправлять аспиранта-заочника в отпуск, целесообразно получить из заведения высшего образования, в котором проходит подготовку аспирант, копию графика учебного процесса.

Продолжительность Продолжительность отпуска четко определена — 30 календарных дней. И поскольку ч. 4 ст. 15 Закона об отпусках предусмотрено фиксированное количество дней отпуска, уменьшить его продолжительность по желанию работодателя или работника-аспиранта нельзя.

Правила предоставления

Дополнительный отпуск аспирантов-заочников отнесен к учебным отпускам. А значит, он не является ежегодным отпуском (и правила предоставления ежегодных отпусков на него не распространяются).

Это значит, что:

• если на учебный отпуск приходятся праздничные и нерабочие дни, то продолжительность отпуска на эти дни не продлевается;
• делить учебный отпуск работника на части нельзя;
• при увольнении работника учебный отпуск не компенсируется;
• заменить дополнительный отпуск аспиранта-заочника денежной компенсацией нельзя.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Часть 3 ст. 10 Закона об отпусках предусматривает, что общая продолжительность ежегодных основных и дополнительных отпусков не может превышать 59 календарных дней. Эта норма ограничивает продолжительность только ежегодных отпусков, к которым учебный отпуск не относится. Поэтому, например, если аспирант работает преподавателем (ежегодный основной отпуск составляет 56 календарных дней), ему может предоставляться дополнительный учебный отпуск как аспиранту-заочнику продолжительностью 30 календарных дней (в целом 86 календарных дней).

Как оформить и оплатить?

Заявление и приказ Подтверждением волеизъявления работника-аспиранта уйти в дополнительный учебный отпуск является его заявление. Вместе с заявлением работник подает работодателю документы, подтверждающие факт успешного обучения (и копию графика учебного процесса). После получения необходимых документов руководитель издает соответствующий приказ(распоряжение), а бухгалтерия оплачивает отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала (ст. 21 Закона об отпусках).

Табель При заполнении Табеля учета использования рабочего времени5 периоды, на протяжении которых работник-аспирант находился в дополнительном отпуске, обозначаются кодом «Н» или цифровым — «12» (дополнительный отпуск в связи с обучением).

Отчетность 1. Таблица 6 формы № Д4.

Отпускные в таблице 6 формы № Д4 независимо от месяца, в котором они были начислены, и их вида отражают за конкретный месяц, за календарные дни которого они выплачены, отдельно. Для этого указываем в отдельной строке (за каждый месяц):

• в реквизите 10 — код типа начислений «10»;
• в реквизите 11 — месяц и год, за дни которого начислены отпускные;
• в реквизите 17 — общую сумму начисленных отпускных;
• в реквизите 18 — сумму начисленных отпускных в пределах максимальной величины, на которую начисляется ЕСВ6;
• в реквизите 21 — ЕСВ, начисленный на отпускные, указанные в реквизите 18;
• реквизиты 1–9 и 22–25 заполняются в общем порядке, как по строке с зарплатой.

Поскольку всю сумму отпускных мы начисляем сразу, то отразить в форме № Д4 мы ее должны за тот месяц, в котором мы провели начисление отпускных в бухгалтерском учете. Однако при заполнении таблицы 6 отпускные относим к тем месяцам (указываем в реквизите 11), за дни которых они фактически начислены.

2. Форма № 1ДФ. Отпускные, независимо от их вида, в форме № 1ДФ отражаются в одной строке с общей зарплатой с признаком дохода «101», а в разделе ІІ — в составе общих сумм начисленного и выплаченного дохода.