Відкликання з відпустки: посібник від А до Я

Людмила Балла, PhD in Economics, експертка газети «Бухгалтерія: бюджет»

Любов Крута, експертка газети «Бухгалтерія: бюджет»

Організаційні моменти відкликання з відпустки

Підстави Відповідно до ст. 79 КЗпП та ст. 12 Закону про відпустки за згодою працівника й лише у випадках, передбачених законодавством, допускається відкликати зі щорічної відпустки. Підстави для відкликання зі щорічної відпустки названо в ч. 8 ст. 79 КЗпП та ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки. Зокрема, вони такі:

• для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків;
• для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства та в інших випадках, передбачених законодавством.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Цей перелік вичерпний! Відкликання з інших підстав вважається порушенням норм трудового законодавства, і відповідальність за порушення цієї норми настає як за порушення інших норм трудового законодавства. Водночас немає особливостей стосовно відкликання в період воєнного стану, тож діємо за загальними правилами.

З якої відпустки можна відкликати? Відкликати допускається тільки зі щорічної відпустки. Що підкреслювало й Мінсоцполітики в листі від 17.10.2016 № 576/13/116-16.

Відкликати працівника, навіть за його згодою, з інших відпусток не передбачено.

У табл. 1 наведено перелік відпусток, з яких можна відкликати працівника, і тих, з яких не можна.

Таблиця 1. Відпустки, з яких можна / не можна відкликати працівника

МОЖНА відкликати працівника зі ЩОРІЧНОЇ

НЕ МОЖНА відкликати працівника

основної відпустки; додаткової відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці; додаткової відпустки за особливий характер праці; іншої додаткової щорічної відпустки, передбаченої законодавством (наприклад, відпустки посадовим особам за стаж служби).

із соціальних відпусток, зокрема додаткової відпустки «на дітей», відпустки при народженні дитини; «бойової» відпустки, яку надають на підставі ст. 162 Закону про відпустки; «чорнобильської» відпустки; навчальної відпустки; відпустки для підготовки та участі в змаганнях; без збереження зарплати. Зверніть увагу! Хоча відкликати з відпустки без збереження зарплати не можна, але за згодою сторін її можна перервати, якщо є така необхідність.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки є відсилання до ч. 1 цієї статті, яка передбачає поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше ніж 14 к. дн.

Якщо застосовувати одночасно ці норми в разі відкликання, може здатися, що основна безперервна частина відпустки (до відкликання або після неї) має становити не менше ніж 14 к. дн.

Формально виходить, що не можна відкликати з відпустки працівника, який на дату відкликання відгуляв за робочий рік 11, 12 або 13 к. дн. відпустки (за тривалості — 24 к. дн.), оскільки в цьому разі жодна із частин відпустки не становитиме «обов’язкових безперервних» 14 к. дн.:

• 11 к. дн. до відкликання + 13 к. дн. після відкликання = 24 к. дн.;
• 12 к. дн. до відкликання + 12 к. дн. після відкликання = 24 к. дн.;
• 13 к. дн. до відкликання + 11 к. дн. після відкликання = 24 к. дн.

Але в листі Мінсоцполітики від 19.04.2017 № 8285/0/2-17/28 зазначено, що законодавством не передбачено норми, відповідно до якої працівника не можна відкликати зі щорічної відпустки, якщо він ще не використав 14 к. дн. такої відпустки або якщо йому залишилося використати менше ніж 14 к. дн. такої відпустки. Річ у тім, що обов’язковість надання безперервної частини щорічної відпустки тривалістю не менше ніж 14 к. дн. стосується винятково випадку, коли працівник виявив бажання поділити щорічну відпустку на частини. Тобто такий контроль проводять на момент надання відпустки. А вже під час її фактичного використання через низку обставин (відкликання, хвороба) працівник може й не використати поспіль 14 к. дн. І це не буде порушенням ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки. Отже, за потреби та за згодою працівника його можна відкликати зі щорічної відпустки, незважаючи на тривалість безперервної частини відпустки.

Кого можна відкликати? Ні ст. 79 КЗпП, ні ст. 12 Закону про відпустки не містить категорій працівників, яких можна відкликати, а яких ні. Тож виходить, що відкликати з відпустки можна будь-кого (за наявності підстав). Навіть, за потреби, це може бути вагітна жінка чи жінка, яка має неповнолітніх дітей, адже заборони цього КЗпП не містить.

Графік відпусток Відповідно до ч. 10, 11 ст. 10 Закону про відпустки до графіка відпусток обов’язково включають тільки щорічні відпустки. Оскільки відкликати можуть саме зі щорічної відпустки, то тоді необхідно внести зміни до графіка відпусток. Нагадуємо, що до цього графіка дозволено вносити зміни (див. лист Мінсоцполітики від 25.08.2015 № 475/13/116-15 // «Зарплата та кадрова справа», № 1/2016, с. 11).

ДО ВІДОМА. Зауважте, що механізм унесення змін до графіка не затверджений, тому допустимі такі варіанти:

• у паперовому варіанті закреслити неправильний рядок і нижче додати уточнений;
• вносити зміни в додатку до графіка;
• видати графік у новій редакції (утім, це трудомістке заняття й не виправдовує себе, якщо в графіку передбачено графу з ознайомленням працівників під підпис).

А от коректурний метод (коли закреслюємо неправильний запис і зверху вносимо правильний) краще не застосовувати. Зміни можна вносити не один раз: як наслідок, документ може перетворитися на чернетку.

Наказ Працівник має дати згоду на відкликання. Законодавчих вимог до оформлення згоди не передбачено. Тож тут може бути декілька варіантів.

Перший: відкликання з відпустки має бути оформлене наказом. З наказом працівника слід ознайомити під підпис, і це може бути доказом згоди працівника на відкликання з відпустки.

Другий: можна отримати від працівника окрему письмову згоду в довільній формі.

Табель Під час заповнення Табеля обліку використання робочого часу (далі — Табель):

• періоди, у яких працівник перебував у щорічній основній відпустці, позначають кодом «В» або цифровим «08» (основна щорічна відпустка); у щорічній додатковій відпустці — кодом «Д» або цифровим «09» (щорічна додаткова відпустка);
• робочі дні позначають кодом «Р» або цифровим «01» (години роботи, передбачені колдоговором).

У разі відкликання зі щорічної відпустки:

• якщо Табель ще не закрито, то в ньому треба позначити дні, коли працівник почав виконувати свої посадові обов’язки як робочі;
• якщо Табель уже закрито, необхідно оформити уточнюючий Табель, де відобразити дні, які стали для працівника робочими.

Відповідальність Порушення, пов’язані з відкликанням працівників з відпустки, на наш погляд, слід розцінювати як порушення інших вимог трудового законодавства, за що може бути накладено:

• штраф на роботодавця в розмірі 1 МЗП;
• адмінштраф на посадових осіб підприємства від 510,00 до 1 700,00 грн.

Доля невикористаної частини відпустки Невикористана частина щорічної відпустки має бути:

1) надана працівникові після закінчення дії причин, з яких працівника відкликали з відпустки, або

2) за згодою сторін перенесена на інший період із додержанням вимог ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки. Ця норма передбачає, що невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надають відпустку. Але! З 19.07.2022 в період дії воєнного стану не застосовується ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки (детальніше див. у газеті «Медична бухгалтерія», № 15/2022, с. 15, № 24/2023, с. 6). Отже, перенести невикористану частину відпустки можна й на більш тривалий термін, якщо в цьому є потреба.

Керуючись ст. 11 Закону про відпустки, у разі перенесення щорічної відпустки новий строк її надання встановлюють за погодженням між працівником і роботодавцем. Цей момент слід зафіксувати в наказі, а якщо оформлюєте окремий документ на згоду, то в ньому працівник може одразу вказати, як вчинити з невикористаними днями відпустки.

Оплата днів, які стали робочими

Відповідно до ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки, ст. 79 КЗпП в разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки.

Це означає, що дні, фактично відпрацьовані працівником у зв’язку з відкликанням із відпустки, оплачують згідно з умовами трудового або колективного договору. Незалежно від того, який буде обрано варіант використання недоотриманої через відкликання частини відпустки, на її оплату спрямовують раніше виплачені відпускні.

Дні відкликання оплачують як й інші відпрацьовані дні (а не за середньоденним заробітком, як дні відпустки). Тому треба за дні відкликання нарахувати зарплату та поміркувати, чи слід щось сторнувати у зв’язку зі змінами. Спершу нагадаємо, що відпускні виплачують напередодні відпустки.

ДО ВІДОМА. З 19.07.2022 ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки передбачає, що зарплату працівникам за весь час відпустки виплачують до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором (а не за три дні, як було до цього, докладно див. у газеті «Медична бухгалтерія», № 15/2022, с. 15). Отже, якщо в колдоговорі зазначено, що відпускні виплачують:

• за 3 дні до початку відпустки (як раніше передбачала ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки), то й надалі слід дотримуватися такого строку виплати відпускних;
• у порядку, визначеному Законом про відпустки (тобто прямо не вказано строки, а зроблено відсилання до нормативки), то з 19.07.2022 останнім строком виплати буде день, який передує відпустці.

Нараховують відпускні, як й інші зарплатні виплати. Потім за результатами нарахувань проводять остаточний розрахунок за цей місяць (це називають виплатою зарплати за другу половину місяця). Трудове законодавство зобов’язує роботодавців повністю розрахуватися із зарплати з працівником до 7 числа місяця, наступного за звітним. Далі будемо міркувати на основі таких умов:

1) аванс виплачують до 22 числа місяця, а остаточний розрахунок із зарплати роблять до 7 числа наступного місяця;

2) відпускні виплачують напередодні відпустки, а нараховують у кінці місяця разом із зарплатою за відпрацьовані дні в місяці.

Варіант 1. На момент нарахування відпускних уже відомо, що працівника відкликали з відпустки. У такому разі бухгалтер може нарахувати належні суми зарплати одразу. Тобто зробити проводку Дт 23, 91, 92 — Кт 661 (якщо КНП для обліку витрат застосовують лише рахунки класу 9) або Дт 811 — Кт 661 і Дт 23, 91, 92 — Кт 811 (якщо КНП для обліку витрат одночасно застосовують рахунки класу 8 та класу 9) на суму зарплати за фактично відпрацьовані дні.

А відпускні буде нараховано за фактичні дні до відкликання проводкою Дт 471 — Кт 661 (якщо КНП створює забезпечення виплат персоналу). Якщо ж підприємство не створює відповідного забезпечення, то нарахування відпускних відображають проводкою Дт 23, 91, 92 — Кт 661 (якщо КНП для обліку витрат застосовують лише рахунки класу 9) або Дт 814 — Кт 661 і Дт 23, 91, 92 — Кт 814 (якщо КНП для обліку витрат одночасно застосовують рахунки класу 8 та класу 9).

Отже, у такому випадку і суми податків, і ЄСВ ви одразу нарахуєте правильно. Тепер щодо виплат у такому разі:

1. Якщо так трапиться, що сума раніше виплачених відпускних не перекриє повністю зарплати за дні відкликання, тоді працівнику доплатять різницю під час остаточного розрахунку за цей місяць.

2. Може бути й інша ситуація — попередньо виплачені відпускні за дні, коли працівник вимушено повернувся на роботу, виявляться більшими, ніж розрахована сума зарплати за ці дні. Тоді нічого більше за цей місяць не платіть, а наступного місяця аванс може бути зменшений на таку переплату.

Варіант 2. Відпускні виплачено й нараховано в одному з попередніх місяців, а відкликали працівника зараз. Отже, у цьому разі будуть бухкоригування. Адже треба:

1) за дні відкликання в поточному місяці нарахувати зарплату;

2) у попередніх періодах зменшити нараховані відпускні (відсторнувати Дт 471 — Кт 661, якщо відпускні нараховували за рахунок створеного резерву. Якщо ж відпускні нараховували без створення резерву, то треба відсторнувати витрати: Дт 23, 91, 92 — Кт 661 або Дт 814 — Кт 661 і Дт 23, 91, 92 — Кт 814 залежно від варіанта обліку витрат).

Відповідно до цих коригувань треба навести лад і з податками та ЄСВ.

Але на яку суму зменшувати витрати й зобов’язання минулих періодів — питання непросте. З огляду на правила, визначені ст. 79, 127–128 КЗпП, ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки, доходимо висновку, що сума раніше виплачених відпускних за дні відкликання може бути зарахована:

• на погашення зарплатних зобов’язань з оплати відпрацьованих днів у звітному місяці (дні відкликання та якщо в цьому місяці ще є відпрацьовані дні після відпустки);
• як відпускні за дні продовження відпустки (якщо в цьому ж періоді працівник бере дні відпустки, які «не догуляв» через відкликання, і в роботодавця знов виникає необхідність заплатити працівнику відпускні).

Якщо відпускні за дні відкликання повністю вибирають у цей спосіб (частина відпускних менша чи дорівнює сумі, яку треба виплатити працівнику в поточному періоді), то коригуємо так:

1. На суму відпускних за дні, у які працівник вийшов на роботу, зменшуємо витрати на оплату праці (сторнуємо запис Дт 23, 91, 92 — Кт 661 (якщо КНП для обліку витрат застосовують лише рахунки класу 9) або Дт 811 — Кт 661 і Дт 23, 91, 92 — Кт 811 (якщо КНП для обліку витрат одночасно застосовують рахунки класу 8 та класу 9)).

2. Пропорційно зменшуємо витрати з ЄСВ (сторнуємо запис Дт 23, 91, 92 — Кт 651 (якщо КНП для обліку витрат застосовують лише рахунки класу 9) або Дт 821 — Кт 651 і Дт 23, 91, 92 — Кт 821 (якщо КНП для обліку витрат одночасно застосовують рахунки класу 8 та класу 9)).

3. Пропорційно зменшуємо зобов’язання з ПДФО та ВЗ (сторнуємо записи Дт 661 — Кт 641, 642).

А якщо виплачені раніше відпускні більші від суми, яку треба виплатити працівнику в поточному періоді, то виникне переплата.

На наш погляд, роботодавець без згоди працівника не зможе використати її в наступному місяці під час розрахунків із зарплати (не буде підстав утримати раніше виплачений дохід працівнику). У такому разі сторнувати запис Дт 23, 91, 92 — Кт 661 (якщо КНП для обліку витрат застосовують лише рахунки класу 9) або Дт 811 — Кт 661 і Дт 23, 91, 92 — Кт 811 (якщо КНП для обліку витрат одночасно застосовують рахунки класу 8 та класу 9) слід тільки на суму, яку треба виплатити працівнику в поточному періоді. Тобто роботодавець максимально вибирає суму, яку можна використати для закриття своїх зобов’язань перед працівником, а переплата (різниця, яку не можна використати ані зараз, ані в майбутньому) залишиться витратами того минулого періоду. І також пропорційно відсторнованій сумі зарплати коригуємо ЄСВ, ПДФО, ВЗ.

Відпустка одразу після закінчення роботи, для виконання якої відбулося відкликання

Оформлення Для продовження відпустки після закінчення роботи, для виконання якої відбулося відкликання, працівник подає роботодавцю заяву з проханням продовжити невикористану щорічну відпустку (її частину). На підставі заяви роботодавець видає відповідний наказ.

Відпускні на продовження відпустки Нараховуватимуть відпускні на продовження відпустки вже на підставі нового наказу. Але! В обліку необов’язково показувати це окремою проводкою. Усі зарплатні виплати працівнику за місяць можуть бути нараховані на підставі однієї відомості однією проводкою.

Якщо дата першого дня продовження відпустки після відкликання:

• припадає на той же місяць, що й первісна дата відпустки, то відпускні переобчислювати не треба. Річ у тім, що розрахунковий період той самий, а тому середньоденна зарплата в такому разі не змінюється;
• припадає на інший місяць, аніж дата початку такої відпустки, то треба розрахувати нову середньоденну зарплату згідно з Порядком № 100, оскільки змістився розрахунковий період.

Приклад 1 (початок у тому ж місяці). Працівнику надано щорічну основну відпустку на 20 к. дн. з 01.03.2024. Але із 6 березня його відкликано з відпустки на 3 к. дн. Невикористані 3 к. дн. відпустки працівник використає з 21.03.2024. Інші дні використає, як планували.

1. Для розрахунку середньої зарплати для оплати днів відпустки, що почалася 01.03.2024, розрахунковим періодом був березень 2023 року — лютий 2024 року. Продовження відпустки припало на той же місяць, що й початок, — березень 2024 року. Тому маємо той самий розрахунковий період, а отже, переобчислювати середню зарплату не треба.

2. Хронологія відпустки та відкликання:

• з 01.03.2024 по 05.03.2024 (5 к. дн.) — працівник фактично використає відпустку;
• з 06.03.2024 по 08.03.2024 (3 к. дн.) — робочі дні у зв’язку з відкликанням із відпустки, за які слід нарахувати зарплату;
• з 09.03.2024 по 20.03.2024 (12 к. дн.) — працівник фактично використає відпустку;
• з 21.03.2024 по 23.03.2024 (3 к. дн.) — працівнику надано частину відпустки, яку не використано через відкликання.

3. Бухоблік:

• у встановлені законодавством, трудовим / колективним договором строки показати виплату відпускних;
• у строки, визначені трудовим / колективним договором, але не пізніше 22.03.2024 слід показати виплату зарплати за першу половину місяця (тобто аванс за березень — ті дні, коли працівник вимушено виходив на роботу, — 6–8 березня);
• 29.03.2024 слід провести в обліку нарахування зарплати за березень: і за дні відпустки, і за відпрацьовані дні, і ЄСВ, і утримання ПДФО та ВЗ;
• відпускні за 3 дні, коли працівник повернувся на роботу, можуть бути зараховані як відпускні за дні продовження відпустки. Сума буде та сама, оскільки середньоденна зарплата, на основі якої розраховують відпускні, не змінюється. Тому виплату відпускних перед другою відпусткою (днями продовження) не показуємо;
• у строки, визначені колдоговором, але не пізніше 07.04.2024 слід провести остаточний розрахунок із працівником за березень.

Приклад 2 (початок в іншому місяці). Працівнику надано щорічну основну відпустку на 24 к. дн. з 12.03.2024 по 04.04.2024. З 19 березня його відкликано з відпустки на 4 к. дн. Невикористані 4 к. дн. відпустки працівник використає з 05.04.2024. Інші дні використає, як планували.

1. Для розрахунку середньої зарплати для оплати днів відпустки, що почалася 12.03.2024, розрахунковим періодом є березень 2023 року — лютий 2024 року.

У разі використання невикористаних 4 к. дн. відпустки з 05.04.2024 розрахунковим періодом для обчислення середньої зарплати буде вже квітень 2023 року — березень 2024 року. Тобто середньоденна зарплата для оплати продовження відпустки та середньоденна зарплата для початку відпустки можуть відрізнятися.

2. Хронологія відпустки та відкликання:

• з 12.03.2024 по 18.03.2024 (7 к. дн.) — працівник фактично використає відпустку;
• з 19.03.2024 по 22.03.2024 (4 к. дн.) — робочі дні у зв’язку з відкликанням із відпустки;
• з 23.03.2024 по 04.04.2024 (13 к. дн.) — працівник фактично використає відпустку;
• з 05.04.2024 по 08.04.2024 (4 к. дн.) — працівнику надано частину відпустки, яку було не використано через відкликання.

3. Бухоблік:

• у встановлені законодавством, трудовим / колективним договором строки показати виплату відпускних;
• у строки, визначені трудовим / колективним договором, але не пізніше 22.03.2024 слід показати виплату зарплати за першу половину місяця (тобто аванс за березень);
• 29.03.2024 слід провести нарахування за березень зарплати, ЄСВ, утримання ПДФО й ВЗ, з урахуванням фактичного графіка відпустки й робочих днів 19–22.03.2024;
• у строки, визначені законодавством, трудовим / колективним договором, слід провести остаточний розрахунок із працівником за березень і за дні відпустки 05–08.04.2024 з огляду на новий розрахунковий період.

ДО ВІДОМА. Якщо виплачують відпускні за три дні до початку відпустки, то бухгалтер може зіткнутися з питанням, коли нараховувати відпускні — у місяці виплати чи в місяці відпустки. Однозначної відповіді немає, є прихильники і одного, і другого підходу. Детальніше розберемо на прикладі 3.

Оподаткування Якщо відбулося коригування даних у бухобліку, то паралельно зі сторнуванням нарахованих у бухобліку відпускних і нарахуванням зарплати й відпускних після завершення відкликання необхідно переобчислити ЄСВ, ПДФО та ВЗ.

Тобто разом із відпускними відсторнувати раніше нарахований у бухобліку ЄСВ на цю суму відпускних за не використані у зв’язку з відкликанням дні відпустки, а також відсторнувати раніше нараховані в бухобліку ПДФО та ВЗ, утримані з такої суми. При цьому треба зважати на такі нюанси.

Нюанс 1. Після сторнування відпускних і нарахування зарплати може змінитися загальна сума доходу за місяць, відповідно, і база нарахування ЄСВ. Якщо це місце роботи для працівника без інвалідності є основним і новий розмір фактичної бази нарахування ЄСВ за рахунок суми зарплати виявився меншим за мінзарплату, необхідно визначити додаткову базу нарахування ЄСВ. Якщо вона була визначена первісно, то під час перерахунку загальної суми доходу треба скоригувати й суму додаткової бази.

ВАЖЛИВО! Якщо відпускні та сплачені при цьому ЄСВ, ПДФО й ВЗ ще не нараховано в бухобліку, то всі ці суми є переплатою. І її можна врахувати, коли настане поточна сплата платежів з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. У такому разі до додатка 1 і додатка 4 ДФ вносять нарахування без будь-яких коригувань:

• за дні відпустки — відпускні;
• за відпрацьований час, у тому числі за дні відкликання, — суму оплати праці.

Нюанс 2. Якщо працівник користується правом на податкову соціальну пільгу (ПСП), то майте на увазі, що для цілей оподаткування і відпускні, і нова зарплата, і відпускні за частину відпустки, яку надано після завершення відкликання, є зарплатою. Тому такі виплати беруть участь у порівнянні з граничним розміром доходу в разі визначення права на ПСП. Після перерахунку відпускних і нарахування зарплати перевірте, чи є у працівника право на ПСП у звітному місяці. За необхідності переобчисліть ПДФО (на підставі пп. 169.4.3 ПКУ роботодавець може проводити перерахунок у будь-який час протягом року, не чекаючи річного перерахунку).

Приклад 3. 08.03.2024 виплачено відпускні в сумі 6 168,00 грн (257,00 грн середньоденна зарплата × 24 к. дн. відпустки). За колдоговором відпускні виплачують у строки, визначені ст. 21 Закону про відпустки.

Відпустка мала бути з 11.03.2024 по 03.04.2024, але працівника відкликано з відпустки на період 19–22.03.2024. Невикористані дні відпустки працівник використовує одразу після закінчення робочих днів, на які його відкликано. Тобто:

• 11–18.03.2024 (8 к. дн.) — відпустка;
• 19–22.03.2024 (4 к. дн.) — робочі дні у зв’язку з відкликанням із відпустки;
• 23.03–03.04.2024 (12 к. дн.) — відпустка;
• 04–07.04.2024 (4 к. дн.) — продовження відпустки на дні, не використані через відкликання.

Буде окремий наказ про надання цих днів відпустки. Оскільки ця частина починається в іншому місяці, то розрахунковий період для визначення середньої зарплати з метою оплати цих днів відпустки буде інший. Тому переобчислюємо середньоденну зарплату. Припустимо, що вона становила 261,00 грн. Це більше, ніж середньоденна зарплата в березні, тому не пізніше 03.04.2024 треба доплатити різницю:

• 22.03.2024 виплачено аванс у сумі 3 636,36 грн;
• 29.03.2024 за відпрацьовані дні березня нараховано зарплату в сумі 4 000,00 грн;
• 03.04.2024 доплачено відпускні й проведено остаточний розрахунок за березень.

Для виплати відпускних на підприємстві створюють забезпечення виплат персоналу.

На практиці склалися два підходи до обліку таких господарських операцій.

Перший — нараховувати витрати одразу. У місяці виплати відпускних нараховувати відповідні витрати на всю суму відпускних. Фахівці, які дотримуються такого підходу, аргументують свій вибір тим, що в цьому періоді виникає обов’язок виплатити відпускні, і трактують це як подію щодо виплати. А відповідно до абз. 2 п. 7 НП(С)БО 26 «Виплати працівникам» виплати за невідпрацьований час, що не підлягають накопиченню, визнають зобов’язаннями в тому періоді, у якому час відсутності працівника на роботі підлягає оплаті. Крім того, додатковим аргументом є той факт, що в підприємства виникають зобов’язання щодо сплати всієї суми відпускних напередодні відпустки одночасно, тобто вся сума є заробленою працівником на момент виходу у відпустку.

Другий — розподіляти витрати між місяцями відпустки. Сплатити всю суму відпускних у березні, а на витрати відносити її пропорційно часу перебування у відпустці, що припадає на кожен із місяців. Фахівці, які дотримуються цього підходу, подією щодо виплати зобов’язань вважають власне період перебування працівника у відпустці. Таку ж логіку визнає і Інструкція № 5, пп. 1.6.1 якої встановлює: суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їхньої фактичної виплати, слід розподіляти пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці.

Як відображати ці операції в обліку, див. у табл. 2.

Таблиця 2. Нарахування виплат у зв’язку з відкликанням із відпустки

Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн
	дебет	кредит
08.03.2024 виплата відпускних у березні
1. Перераховано працівнику відпускні (6 168,00 – 6 168,00 × 18 % – 6 168,00 × 1,5 %)	661	311	4 965,24
2. Перераховано ПДФО (6 168,00 × 18 %)	641	311	1 110,24
3. Перераховано ВЗ (6 168,00 × 1,5 %)	642	311	92,52
4. Перераховано ЄСВ (6 168,00 × 22 %)	651	311	1 356,96
22.03.2024 виплата авансу в березні
5. Перераховано на картрахунок працівника аванс (3 636,36 – 3 636,36 × 18 % – 3 636,36 × 1,5 %)	661	311	2 927,27
6. Перераховано ПДФО (3 636,36 × 18 %)	641	311	654,54
7. Перераховано ВЗ (3 636,36 × 1,5 %)	642	311	54,55
8. Перераховано ЄСВ (3 636,36 × 22 %)	651	311	800,00
ВАРІАНТ 1: УСЮ СУМУ ВІДПУСКНИХ ВИЗНАЄМО В ТОМУ ПЕРІОДІ, КОЛИ БУЛА ВИПЛАТА
29.03.2024 нарахування зарплати за березень
9. Нараховано зарплату за березень (зарплата за відпрацьований час у березні, включаючи дні відкликання):
якщо КНП для обліку витрат застосовує лише рахунки класу 9	23, 91, 92	661	4 000,00
якщо КНП для обліку витрат одночасно застосовує рахунки класу 8 та класу 9	811	661
	23, 91, 92	811
10. Нараховано відпускні за рахунок створеного резерву	471	661	6 168,00
11. Утримано ПДФО (10 168,00 × 18 %)	661	641	1 830,24
12. Утримано ВЗ (10 168,00 × 1,5 %)	661	642	152,52
13. Нараховано ЄСВ на суму зарплати (4 000,00 × 22 %):
якщо КНП для обліку витрат застосовує лише рахунки класу 9	23, 91, 92	651	880,00
якщо КНП для обліку витрат одночасно застосовує рахунки класу 8 та класу 9	821	651
	23, 91, 92	821
14. Нараховано ЄСВ на суму відпускних (6 168,00 × 22 %)	471	651	1 356,96
03.04.2024 донарахування відпускних і остаточний розрахунок за березень Сума доплати відпускних: (261,00 – 257,00) × 4 = 16,00 грн. Сума зарплати за березень, що підлягає виплаті: 4 000,00 – 3 636,36 = 363,64 грн. Разом: 16,00 + 363,64 = 379,64 грн.
15. Перераховано працівнику відпускні та зарплату (379,64 – 379,64 × 18 % – 379,64 × 1,5 %)	661	311	305,61
16. Перераховано ПДФО (379,64 × 18 %)	641	311	68,34
17. Перераховано ВЗ (379,64 × 1,5 %)	642	311	5,69
18. Перераховано ЄСВ (379,64 × 22 %)	651	311	83,52
Суму доплати відпускних включаємо в розрахунково-платіжну відомість за березень, яку проводять в обліку на останній день березня. Станом на цю дату залишок на субрахунку 661 дебетовий на суму 12,88 грн (це сума доплати без податків і зборів — виплачена, але не нарахована).
ВАРІАНТ 2: НАРАХОВУЄМО ВІДПУСКНІ ПРОПОРЦІЙНО ДНЯМ ВІДПУСТКИ, ЩО ПРИПАДАЮТЬ НА ПОТОЧНИЙ МІСЯЦЬ
29.03.2024 нарахування зарплати за березень
9. Нараховано зарплату за березень (зарплата за відпрацьований час у березні, включаючи дні відкликання):
якщо КНП для обліку витрат застосовує лише рахунки класу 9	23, 91, 92	661	4 000,00
якщо КНП для обліку витрат одночасно застосовує рахунки класу 8 та класу 9	811	661
	23, 91, 92	811
10. Нараховано відпускні (257,00 × 17 прим. 1)	471	661	4 369,00
11. Утримано ПДФО (8 369,00 × 18 %)	661	641	1 506,42
12. Утримано ВЗ (8 369,00 × 1,5 %)	661	642	125,54
13. Нараховано ЄСВ на суму зарплати (4 000,00 × 22 %):
якщо КНП для обліку витрат застосовує лише рахунки класу 9	23, 91, 92	651	880,00
якщо КНП для обліку витрат одночасно застосовує рахунки класу 8 та класу 9	821	651
	23, 91, 92	821
14. Нараховано ЄСВ на суму відпускних (4 369,00 × 22 %)	471	651	961,18
03.04.2024 донарахування відпускних і остаточний розрахунок за березень Треба виплатити працівнику зарплату за березень 4 000,00 грн і відпускні 6 184,00 грн (257,00 грн × 20 к. дн. + 261,00 грн × 4 к. дн.). Разом — 10 184,00 грн. Уже виплатили 9 804,36 грн (6 168,00 грн відпускні + 3 636,36 грн аванс). Тобто залишилося до сплати 379,64 грн.
15. Перераховано працівнику відпускні (379,64 – 379,64 × 18 % – 379,64 × 1,5 %)	661	311	305,61
16. Перераховано ПДФО (379,64 × 18 %)	641	311	68,34
17. Перераховано ВЗ (379,64 × 1,5 %)	642	311	5,69
18. Перераховано ЄСВ (379,64 × 22 %)	651	311	83,52
Примітка 1. За решту 7 к. дн. відпустки, які припадають на квітень, за цим підходом витрати будуть відображені в кінці квітня під час нарахування зарплати за квітень. У витрати суму відпускних за дні квітня (257,00 грн × 3 к. дн. + 261,00 грн × 4 к. дн.) включаємо в розрахунково-платіжну відомість за квітень, яку проводять в обліку на останній день квітня. Станом на цю дату залишок на субрахунку 661 дебетовий на суму 1 461,08 грн (це сума відпускних без податків і зборів — виплачена, але не нарахована).

Якщо на підприємстві для виплати відпускних не передбачено створення резерву, то нарахування відпускних відображають як нарахування заробітної плати (якщо не використовують рахунки класу 8). Якщо ж підприємство одночасно використовує рахунки класу 8 та класу 9, то для нарахування відпускних застосовують субрахунок 814 «Оплата відпусток».

Звітність Додаток 1. Коригування суми відпускних за дні відпустки, на які припало відкликання, а також нарахування зарплати за дні, які стали робочими, відображають у додатку 1 до Податкового розрахунку за той місяць, у якому було проведено такі дії в бухобліку. При цьому:

• сторновану суму відпускних відображають в окремому рядку із зазначенням у графі 09 коду типу нарахувань «10», у графі 10 — місяця, на який припадають сторновані відпускні, у графах 16 і 17 — сторнованої суми відпускних зі знаком «−», у графі 20 — сторнованого ЄСВ зі знаком «−»;
• зарплату за дні, які у зв’язку з відкликанням із відпустки стали робочими, відображають в одному рядку разом із зарплатою того місяця, у якому її нараховано;
• відпускні за дні «недогуляної» через відкликання відпустки відображають в окремому рядку із зазначенням у графі 09 коду типу нарахувань «10», у графі 10 — місяця, за який нараховано нові відпускні, у графах 16 і 17 — сум відпускних, у графі 20 — ЄСВ, нарахованого на відпускні.

Додаток 4 ДФ. Незважаючи на те що внаслідок відкликання з відпустки було сторновано відпускні, до розділу I додатка 4 ДФ вони потраплять у згорнутому вигляді із зарплатою та новими відпускними, нарахованими у звітному місяці.

Якщо у звітному кварталі сторнували відпускні, нараховані в минулому звітному кварталі, то все одно подавати уточнюючий розрахунок у такій ситуації не треба, адже сторновані відпускні зменшують оподатковуваний дохід того місяця, у якому проводять коригування в бухобліку.

Перенесення невикористаної частини відпустки на інший період

Оформлення Для перенесення невикористаної через відкликання частини відпустки на інший період працівник подає роботодавцю заяву з проханням перенести невикористану щорічну відпустку (її частину).

На підставі заяви працівника роботодавець видає відповідний наказ. Зауважте, що вирішувати це питання самостійно працівник не має права — працівник і роботодавець повинні про це домовитися. Тобто перенесення відпустки потребує узгодження з роботодавцем. Далі діємо аналогічно ситуації, коли відпустку продовжують, — робимо зміни до графіка відпусток і відображаємо відповідну інформацію в Табелі.

ПАМ’ЯТАЙТЕ! Якщо працівник буде звільнятися й не встигне використати перенесені через відкликання дні щорічної відпустки, то треба виплатити компенсацію за невикористані дні відпустки. Зауважте, що з 19.07.2022 та до закінчення воєнного стану компенсацію за невикористану відпустку без звільнення, на наш погляд, виплатити не можна (абз. 2 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).

Як бути з виплатами По-перше, необхідно нарахувати зарплату за відпрацьовані дні.

По-друге, виплачені відпускні на ці дні, які стали робочими, будуть ураховані під час виплати зарплати (за аналогією з авансом).

Надалі, коли працівник вирішить використати ці дні відпустки, заново розраховуватимуть середньоденний заробіток і виплачуватимуть відпускні.

ДО ВІДОМА. Якщо виплачені відпускні на ці дні, які стали робочими, перекривають зарплату й залишається переплата, то можна наступного разу виплатити працівнику на відповідну суму менше, але краще в такому разі заручитися заявою від працівника, що він не проти цього.

Приклад 4. Працівнику надано щорічну основну відпустку на 14 к. дн. з 05.03.2024 по 18.03.2024. З 14 березня його відкликано з відпустки на 2 к. дн. Невикористані 2 к. дн. відпустки працівник використає з 11.04.2024. Відпускні нараховують згідно з колдоговором у строки, визначені ст. 21 Закону про відпустки.

1. Для розрахунку середньої зарплати для оплати днів відпустки, що почалася 05.03.2024, розрахунковим періодом є березень 2023 року — лютий 2024 року. У разі використання невикористаних 2 к. дн. відпустки з 11.04.2024 розрахунковим періодом для розрахунку середньої зарплати є квітень 2023 року — березень 2024 року.

2. Хронологія відпустки та відкликання:

• з 05.03.2024 по 13.03.2024 (9 к. дн.) — працівник фактично використає відпустку;
• з 14.03.2024 по 15.03.2024 (2 к. дн.) — робочі дні у зв’язку з відкликанням з відпустки;
• із 16.03.2024 по 18.03.2024 (3 к. дн.) — працівник фактично використає відпустку;
• з 19.03.2024 по 10.04.2024 — робота за графіком підприємства;
• з 11.04.2024 по 12.04.2024 (2 к. дн.) — працівнику надано частину відпустки, яку було не використано через відкликання.

3. Бухоблік:

• не пізніше ніж 04.03.2024 слід показати виплату відпускних;
• у строки, визначені колдоговором, але не пізніше 22.03.2024 слід показати виплату зарплати за першу половину місяця, а також оплатити відпрацьовані дні 14–15.03.2024;
• 29.03.2024 слід провести в обліку нарахування зарплати за березень: і за дні відпустки, і за відпрацьовані дні, і ЄСВ, і утримання ПДФО та ВЗ;
• у строки, визначені колдоговором, але не пізніше 07.04.2024 слід провести остаточний розрахунок із працівником за березень;
• не пізніше ніж 10.04.2024 виплатити зарплату за наступні два дні відпустки;
• 30.04.2024 нарахувати зарплату за квітень, зокрема зарплату за дні відпустки 11–12 квітня, ЄСВ, утримання ПДФО, ВЗ.

Оподаткування та звітність Під час оподаткування та відображення у звітності діємо аналогічно ситуації, коли відпустка продовжується після відкликання.

Використані документи

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII.

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР.

Закон № 2136 — Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 № 5.

НП(С)БО 26 «Виплати працівникам» — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 26 «Виплати працівникам», затверджене наказом МФУ від 28.10.2003 № 601.

Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.