«ЗАРПЛАТА ТА КАДРОВА СПРАВА»:
Війна і трудові книжки: видавати працівникам без звільнення чи ні?
Чи потрібно в період воєнного стану роздавати «на руки» працівникам трудові книжки, якщо ми їх не звільняємо? Чимало працівників покидають домівки і просять видати «про всяк випадок» трудові книжки їм на руки.
(лист МОЗ від 24.02.2022 р. № 48/5378/2-22)
Версія для друку
Вікторія Змієнко, головний редактор газети «Зарплата та кадрова справа»
Ні, такої норми у законодавстві на сьогодні немає.
НЮАНС. Трудові книжки зберігаються саме у роботодавця лише в тому випадку, якщо (1) працівника прийнято на роботу до 11.06.2021 р. і (2) роботодавець ще не передав сканкопії трудової книжки до ПФУ. Якщо ж сканкопії трудової книжки передано до ПФУ і з’явився статус «Виконано», то трудову книжку під підпис можна видати працівнику на руки. Про це ми напишемо в окремому матеріалі найближчим часом.
Згідно з «мирним» законодавством трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, а при звільненні працівників видаються їм під підпис в журналі обліку. Це передбачено п. 3 постанови КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 р. № 301 (далі — постанова № 301). Будь-яких норм щодо видачі трудових книжок без звільнення Інструкція № 581 не містить.
НЮАНС. А от у працівників, які працевлаштовані у підприємців, такої проблеми немає, оскільки їхні трудові книжки постійно перебувають «на руках» у працівників (така норма міститься у п. 2.21-1 Інструкції № 58).
Під час воєнного стану спеціальних норм не прийнято. Норма п. 3 постанови № 301 не коригувалась. Немає особливих вказівок щодо порядку дій з трудовими книжками працівників і у спеціальному «зарплатно-воєнному» Законі України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі — Закон № 2136)2.
За мирного часу Мінсоцполітики в листі від 14.07.2017 р. № 337/0/22-173 щодо можливості видачі трудової книжки працівнику без звільнення вказувало таке:
ЦИТАТА. «Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення (абзац п’ятий пункту 4.1 Інструкції [№ 58. — Прим. ред.].
Інших випадків видачі оригіналу трудової книжки законодавством не встановлено».
(лист Мінсоцполітики від 14.07.2017 р. № 337/0/22-17)
При цьому відповідно до п. 4 постанови № 301 відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. Тобто і в мирний і у воєнний час трудові книжки потрібно зберігати у роботодавців, а підстав видавати їх на руки працівникам немає. На це вказує також і МОЗ у листі від 24.02.2022 р. № 48/5378/2-22. Також МОЗ звертає увагу на норму п. 36 ч. 2 ст. 15 Закону України «Про правовий режим воєнного стану» від 12.05.2015 р. № 389-VIII, відповідно до якої для військових адміністрації населених пунктів на відповідній території передбачено повноваження щодо здійснення централізованого тимчасового зберігання документів, нагромаджених у процесі документування трудових правовідносин, зокрема трудових книжок працівників. Отже, роботодавці (підприємства, установи, організації) можуть звернутися до військової адміністрації з проханням забезпечити зберігання трудових книжок.
Дехто видав трудові книжки працівникам на руки, застосувавши норму про призупинення дії трудового договору відповідно до ст. 13 Закону № 2136. Але це неправильно. Річ у тім, що призупинення дії трудового договору не є припиненням трудових відносин (це не звільнення), тож не може бути підставою видавати на руки трудову книжку.
Виняток з правил Як варіант-виняток ми свого часу радили видавати трудову книжку за заявою працівника (див. газету «Зарплата та кадрова справа», № 1/2018, с. 9):
1) працівник пише заяву з проханням видати йому трудову книжку з обґрунтуванням необхідності такої видачі;
2) заводиться додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок (довільної форми), де працівник розписується в отриманні та поверненні книжки.
Втім, ще раз наголосимо, що це лише рекомендації, як оформити факт відсутності трудової книжки у роботодавця. І видача книжки працівнику підприємства без звільнення — це виняток із правил і, по суті, порушення норм Інструкції № 58, адже окрім як при звільненні така видача не передбачена.
Очікуємо зміни До речі, готуються чергові зміни до КЗпП, Закону № 2136. І законопроєктом № 7251 передбачається оновити ст. 7 Закону № 2136. Нова редакція передбачатиме:
«1. У період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці». Тобто після того, як запрацюють ці зміни, у роботодавця будуть всі підстави (за бажанням) видати наказ (розпорядження) про видачу на руки працівникам трудових книжок. Але це працює для районів з активними бойовими діями. Звісно запис про звільнення у таких трудових книжках буде відсутній.
Працівники повинні розуміти, що навіть маючи на руках трудову книжку без запису про звільнення з основного місяця роботи, у разі бажання працевлаштуватися на інше місце роботи вони можуть це зробити лише за сумісництвом.
Документ, що коментується
Міністерство охорони здоров’я України
Щодо здійснення централізованого тимчасового зберігання документів у зв’язку із введенням воєнного стану
Лист від 24.02.2022 р. № 48/5378/2-22
У зв’язку із введенням воєнного стану на території України відповідно до Указу Президента України від 24.02.2022 р. № 64/2022 та Закону України «Про правовий режим воєнного стану» у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України та з метою належної організації роботи в умовах особливого періоду звертаймо вашу увагу на необхідність виконання положень Закону України «Про правовий режим воєнного стану», зокрема пункту 36 частини другої статті 15 цього закону, в частині повноважень військових адміністрації населених пунктів на відповідній території щодо здійснення централізованого тимчасового зберігання документів, нагромаджених у процесі документування трудових правовідносин, зокрема трудових книжок працівників.
Слід зазначити, що у відповідності до постанови Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 р. № 301 «Про трудові книжки працівників» трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи.
Враховуючи вищевикладене, прошу організувати відповідну роботу, спрямовану на збереження трудових книжок працівників.
Міністр Віктор ЛЯШКО
