Атестація посадових осіб ОМС: довідник з організації та проведення

Cтаттю взято з газети  " Місцева рада" №5/2021

Людмила Балла, експерт газети «Місцева рада»

Атестації: загальні аспекти

В таблиці 1 розглянуто загальні аспекти атестації. Але спершу розглянемо «карантинне» питання, а саме: чи можна перенести атестацію у зв’язку з «ковідним» карантином? Звісно, що така ситуація нормативно не була врегульована. І протягом дії карантину законодавці це питання так і не врегулювали. Тож проблему слід вирішити самотужки.

Якщо місцева рада продовжує свою діяльність у звичному режимі, атестацію можна:

а) провести у звичайному режимі з урахуванням протиепідемічних заходів;

б) провести в дистанційному режимі. Тобто провести засідання атестаційних комісій онлайн (як за участю працівника, так і у випадку відсутності в нього можливості підключитися в режимі онлайн до відповідного засідання атестаційної комісії). Дистанційна комунікація може здійснюватися через відеоконференції (MS Teams, ZOOM, Google Meet, Skype та інші). За потреби, можна передбачити подання необхідних матеріалів до атестаційних комісій засобами електронного та/або поштового зв’язку;

в) перенести на певний період (наприклад, до виходу регіону з «червоної» зони).

Вибраний спосіб слід зафіксувати розпорядженням голови.

Таблиця 1. Загальні аспекти атестації

Запитання	Відповідь
Якими нормативними актами регулюється атестація?	Атестація посадових осіб ОМС здійснюється відповідно до ст. 17 Закону про службу в ОМС та з урахуванням Типового положення № 1440. ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Типове положення № 1440 — примірний документ. Ним визначено загальні питання проведення атестації. Інші питання атестації посадових осіб регулюються Положенням про проведення атестації, яке затверджується сільським, селищним, міським головою, головою районної у місті, районної, обласної ради (ч. 9 ст. 17 Закону про службу в ОМС). Втім, такий документ не повинен суперечити положенням ст. 17 Закону про службу в ОМС.
Яка періодичність атестації?	Атестація проводиться один раз на 4 роки (ч. 1 ст. 17 Закону про службу в ОМС). З огляду на те, що такий період зафіксовано в нормативно-правовому акті, змінити його (наприклад, проводити атестацію раз на 5 років) не можна
Що саме оцінюється під час атестації?	Під час атестації оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при виконанні обов’язків, визначених типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками посад і відображених у посадових інструкціях (п. 1 Типового положення № 1440). НАГАДАЄМО. Типові професійно-кваліфікаційні характеристики посадових осіб місцевого самоврядування затверджено наказом НАДС від 07.11.2019 р. № 203-19 (див. газету «Місцева рада», № 1/2020, с. 7).
Чи можна провести позачергову атестацію?	Статтею 17 Закону про службу в ОМС та Типовим положенням № 1440 позачергова атестація не передбачена прим. 1. Отже, на наш погляд, не може бути ініціатором позачергової атестації ані голова, ані посадова особа ОМС (і прописати таку можливість у власному Положенні про атестацію також не можна). Але це питання ми адресуємо НАДС
Примітка 1. ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Відповідно до п. 24 Типового положення № 1440 перевибори міського голови або зміна керівника виконавчого органу не є підставою для проведення позачергової атестації працівників цих органів.

Підготовка до атестації Як уже зазначалося вище, атестація проводиться один раз на 4 роки. Однак конкретну дату атестації має встановити голова ради. Оскільки посадових осіб, які підлягають атестації, може бути декілька на рік, при цьому чотирирічний строк спливає в кожного в різну дату, доцільно все ж зібрати на одному засіданні атестації всіх посадових осіб, які мають атестуватися в цьому році. Адже процедура атестації забирає певний час, тому організовувати її під кожну посадову особу недоцільно. Натомість певні особливості, пов’язані з цим питанням, ОМС можуть передбачити у власних Положеннях про атестацію.

Далі в таблиці 2 стисло розглянемо механізм підготовки до атестації.

Таблиця 2. Підготовка до атестації

Подія	Строк (підстава)
Затвердження розпорядженням керівника ради та доведення до відома осіб, що атестуються, кількісного та персонального складу комісії, терміну і графіка проведення атестації	Не пізніше ніж за місяць до проведення атестації (п. 6 Типового положення № 1440)
На кожну посадову особу, яка підлягає атестації, складається службова характеристика, що підписується керівником відділу, управління та іншого виконавчого органу, в якому вона працює, і подається до комісії	Не пізніше ніж за тиждень до проведення атестації (п. 10 Типового положення № 1440). ДО ВІДОМА. Службова характеристика повинна містити аналіз виконання посадовою особою службових обов’язків; відомості про обсяг, якість, своєчасність і самостійність виконання роботи, ділові якості (ініціативність, відповідальність), стосунки з колегами, знання та користування державною мовою під час виконання службових обов’язків; інформацію про підготовку, перепідготовку, підвищення кваліфікації тощо (абз. 2 п. 10 Типового положення № 1440).
Посадова особа ознайомлюється із службовою характеристикою	До початку атестації під час співбесіди з керівником відділу, управління, іншого виконавчого органу, в якому вона працює (абз. 3 п. 10 Типового положення № 1440)

Атестаційна комісія З метою організації та проведення атестації посадових осіб ОМС за рішенням сільського, селищного, міського голови, голови районної у місті, районної, обласної ради утворюється атестаційна комісія. У таблиці 3 розглянемо основні моменти діяльності комісії.

Таблиця 3. Діяльність атестаційної комісії

Запитання	Відповідь
Хто входить до складу комісії?	До складу комісії входять (абз. 1 п. 4 Типового положення № 1440) прим. 1: голова комісії; секретар комісії; члени комісії. Ані Закон про службу в ОМС, ані Типове положення № 1440 не висувають жодних вимог щодо необхідної чисельності членів комісії. Тож це питання слід вирішити самостійно. А от у сільських, селищних радах з нечисленними виконавчими органами (до 5 осіб) атестацію може проводити тільки сільський, селищний голова (абз. 3 п. 4 Типового положення № 1440)
Примітка 1. Головою атестаційної комісії призначається секретар сільської, селищної, міської ради або заступник голови районної у місті, районної, обласної ради (абз. 2 п. 4 Типового положення № 1440). Щодо того, кого призначати секретарем комісії, рекомендацій не надано — тож з цим питанням слід визначитися самостійно. До складу комісії включаються керівники відділів, управлінь та інших виконавчих органів сільських, селищних, міських, районних у містах рад, керівники відділів, управлінь виконавчих апаратів районних, обласних рад, де працюють посадові особи, представники кадрової та юридичної служб (п. 5 Типового положення № 1440).
Чи підлягає оплаті час роботи членів атестаційної комісії?	Ні, додаткова оплата голові та членам атестаційної комісії не передбачена. Гадаємо, що голова ради може прийняти рішення про преміювання осіб, які організовували проведення атестації

Кількісний та персональний склад комісії, термін і графік проведення атестації затверджуються розпорядженням сільського, селищного, міського голови, голови районної у місті, районної, обласної ради (п. 6 Типового положення № 1440).

Ситуація 1. Головою визначено склад комісії та призначено дати проведення атестації. Але такі дати збіглися із щорічною відпусткою членів атестаційної комісії. Чи можуть працівники місцевої ради в період відпустки бути членами атестаційної комісії?

Згідно з п. 15 Типового положення № 1440 засідання комісії вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як 3/4 її складу. Тож, якщо членів комісії багато, то відсутність окремих її членів у зв’язку з перебуванням у відпустці може й не вплинути на результати атестації.

Якщо ж важлива присутність кожного із членів комісії для кворуму, то зазначимо таке. Членство в комісії відбувається на добровільних засадах. Адже жодний нормативний акт не містить вимоги щодо обов’язку участі того чи іншого працівника місцевої ради у комісії. Отже, можна зробити висновок, що членство в комісії не є посадовими обов’язками працівників. Відповідно, член комісії може брати участь у засіданнях атестаційної комісії та підписувати протокол, якщо в цей період за посадою, яку він обіймає як штатний працівник ради, він перебуває у відпустці. Тим більше, якщо атестація відбувається в дистанційному режимі.

Втім, якщо ви не хочете турбувати працівника або бажаєте убезпечити себе від зайвих запитань з боку перевіряючих і не плануєте в разі необхідності доводити відсутність ознак трудових відносин щодо членства в атестаційній комісії, тоді:

• переносьте дати проведення атестацій;
• або вносьте зміни до складу атестаційної комісії (якщо це можливо). Тобто замість членів, які перебувають у відпустці, необхідно тимчасово призначити інших осіб з числа працівників ради. Для цього слід видати відповідне розпорядження (наказ) про виключення відсутніх членів атестаційної комісії із її складу та про введення до її складу нових.

Хто підлягає атестації?

Як уже зазначалося вище, атестації підлягають тільки посадові особи ОМС. Класифікація посад ОМС із зазначенням назв та категорій наведена у ст. 14 Закону про службу в ОМС. Отже, якщо працівник обіймає посаду, визначену ст. 14 Закону про службу в ОМС, то він підлягає атестації (відповідно, службовці та робітники, на яких не поширюється дія Закону про службу в ОМС, атестації не підлягають). Однак не всі посадові особи ОМС підлягають атестації. В таблиці 4 розглянемо, хто повинен проходити атестацію, а хто — ні.

Таблиця 4. Посадові особи: хто повинен/не повинен атестуватися

Хто підлягає атестації	Хто НЕ підлягає атестації
Атестації підлягають посадові особи місцевого самоврядування усіх рівнів, у тому числі ті, які внаслідок організаційних змін обіймають посади менше ніж один рік, якщо їх службові обов’язки не змінилися (абз. 1 п. 2 Типового положення № 1440)	Не підлягають атестації (абз. 2 п. 2 Типового положення № 1440): сільські, селищні, міські голови, голови районних у містах, районних, обласних рад; секретарі сільських, селищних, міських рад; старости; працівники патронатної служби; особи, які перебувають на займаній посаді менше ніж один рік; молоді спеціалісти прим. 1; вагітні жінки прим. 2; жінки, які працюють менше ніж один рік після виходу на роботу з відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами чи для догляду за дитиною; особи, прийняті на роботу на визначений термін прим. 2
Примітка 1. Законодавство не містить тлумачення поняття «молодий спеціаліст». Згадка про нього є у ст. 197 КЗпП у контексті надання роботи за фахом на період не менше трьох років випускникам державних закладів вищої освіти. Оскільки іншої згадки про молодих спеціалістів немає, то під цим поняттям з метою вирішення питання про необхідність проходження атестації слід розуміти особу, яка не більше ніж три роки тому здобула освіту (при цьому вік особи значення не має). Таке питання обов’язково слід окреслити у власних Положеннях про атестацію. Примітка 2. Особи, призначені на посаду на визначений термін, та вагітні жінки можуть проходити атестацію за власним бажанням.

Ситуація 2. Чи повинна проходити атестацію посадова особа у 2021 році, якщо у листопаді 2019 року вона закінчила аспірантуру, а в січні 2020 року захистила кандидатську дисертацію за спеціальністю «Місцеве самоврядування» (має науковий ступінь кандидата наук з державного управління)?

Здобуття працівником чергового освітнього рівня не є відправною точкою для визначення дати наступної атестації. Вона проводиться раз на 4 роки незалежно від цієї обставини. Натомість певні особливості, пов’язані з цим питанням, ОМС можуть передбачити у власних Положеннях про атестацію.

Ситуація 3. Посадова особа перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. На час такої відпустки для виконання повноважень за цією посадою прийнято на службу іншу особу за строковим трудовим договором. Чи підлягає ця особа атестації?

Згідно з абз. 2 п. 2 Типового положення № 1440 особи, прийняті на роботу на визначений строк, не підлягають атестації. Вони можуть проходити атестацію за власним бажанням. Тож, якщо така особа виявила бажання пройти атестацію, то її слід включити до проведення атестації.

Посадовці новостворених СТГ У результаті минулорічних виборів у багатьох може виникнути така ситуація — районна рада реформувалася шляхом приєднання реорганізованих рад, у результаті цього відбулося утворення сформованої територіальної громади (СТГ). Чи є цей факт підставою для початку нового відліку чотирирічного строку для проходження атестації посадовців, які продовжили працювали в СТГ?

По-перше, якщо трудові відносини посадової особи не переривалися та службові обов’язки не змінилися, то організаційні зміни в раді не впливають на відлік строку для проходження атестації — він залишається незмінним.

По-друге, якщо йдеться про новоприйнятих посадових осіб, то особи, які перебувають на обійманій посаді менше ніж один рік, не атестуються.

По-третє, з посадовими особами, які були переведені на службу до СТГ, ситуація неоднозначна. З одного боку, вони змінили місце роботи, що дає підстави для відліку нового чотирирічного строку. Однак, на нашу думку, можна застосувати абз. 1 п. 2 Типового положення № 1440 і якщо службові обов’язки посадовця не змінилися, то провести для нього чергову атестацію, навіть якщо він працює в новоствореній СТГ менше року.

Проведення атестації

В таблиці 5 розглянемо питання проведення атестації.

Таблиця 5. Проведення атестації

Запитання	Відповідь
Які документи подаються на атестацію?	Щорічні оцінки виконання посадовою особою покладених на неї завдань та обов’язків за період, що минув після попередньої атестації, а також атестаційний лист попередньої атестації (п. 11 Типового положення № 1440)
В яких випадках засідання комісії вважається правоможним?	Згідно з п. 15 Типового положення № 1440 засідання комісії вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як 3/4 її складу. Наприклад, якщо атестаційну комісію створено у кількості 5 осіб, то засідання атестаційної комісії буде правоможним, якщо присутніми на засіданні було не менше 3/4 членів комісії. Тобто 5 × 3 : 4 = 3,75, а оскільки найближче ціле число, більше за 3,75, це 4, отже, засідання атестаційної комісії буде правоможним, якщо присутніми на засіданні було не менше 4-х осіб. Втім, у власному Положенні про атестацію, на наш погляд, можна передбачити, що засідання атестаційної комісії є правоможним у разі присутності, наприклад, 3-х членів комісії. Рішення комісії приймається стосовно кожної посадової особи, яка атестується, простою більшістю голосів членів комісії (п. 15 Типового положення № 1440). Зауважимо, що проста більшість голосів — це отримання за рішення, яке поставлено на голосування, більше половини голосів членів атестаційної комісії, які брали участь у голосуванні. Наприклад, якщо в голосуванні брали участь вісім членів комісії, у тому числі п’ять проголосували за рішення, яке поставлено на голосування, воно вважається прийнятим
Чи обов’язкова присутність на атестації посадової особи, яка атестується?	Так, обов’язкова. Відповідно до п. 12 Типового положення № 1440, якщо посадова особа не з’явилася на засідання комісії без поважних причин, комісія має право провести атестацію за її відсутності. А що робити, коли причини нез’явлення до комісії поважні (відрядження, хвороба тощо)? Як вчиняти в цьому випадку, Типове положення № 1440 рекомендацій не містить. Тому це питання слід вирішити самостійно, прописавши його у власному Положенні про атестацію (наприклад, передбачити, що в таких випадках атестація проводиться за відсутності особи або переноситься)
Чи потрібна присутність посадової особи під час голосування атестаційної комісії?	Ні, голосування проводиться у відсутності особи, яка атестується (п. 15 Типового положення № 1440)
Чи вважається посадова особа атестованою, якщо комісія проголосувала «за» та «проти» в однаковій кількості?	В такому випадку посадова особа вважається атестованою. Адже відповідно до п. 15 Типового положення № 1440 у разі однакової кількості голосів членів комісії приймається рішення на користь посадової особи
Які особливості атестації членів комісії?	Відповідно до п. 9 Типового положення № 1440 атестація керівників відділів, управлінь, інших виконавчих органів та посадових осіб, які ввійшли до складу комісії, передує атестації інших працівників цих органів та їх підрозділів. Звісно, вони не беруть участі у голосуванні щодо себе. Цей момент слід врахувати при затвердженні чисельності членів комісії

Результати атестації

За результатами атестації атестаційна комісія робить один з таких висновків (п. 13 Типового положення № 1440):

• про відповідність займаній посаді;
• про відповідність займаній посаді з певних умов (здобуття освіти, проходження стажування, набуття відповідних навичок, підвищення кваліфікації тощо);
• про невідповідність займаній посаді.

Результати атестації мають рекомендаційний характер.

Відповідно до висновку атестаційна комісія пропонує голові:

1) визнати посадову особу атестованою;

2) призначити протягом року повторне атестування (за згодою посадової особи);

3) зарахувати посадову особу до кадрового резерву або призначити її на вищу посаду;

4) перевести посадову особу на іншу посаду, що відповідає її кваліфікації, або звільнити її з займаної посади.

Кожна рекомендація повинна мати відповідне обґрунтування.

Результати атестації заносяться до протоколу засідання комісії та атестаційного листа (форма міститься в додатку до Типового положення № 1440). Протокол та атестаційний лист підписуються головою та членами комісії, які брали участь у голосуванні. Результати атестації повідомляються посадовій особі, яка атестувалася, та керівнику відділу, управління, іншого виконавчого органу, в якому вона працює, одразу після проведення атестації. Посадова особа ознайомлюється із змістом атестаційного листа під підпис.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Дані про результати атестації заносяться до особової справи посадової особи (п. 19 Типового положення № 1440). А ось до трудової книжки результати не заносяться.

Особа атестована Закон про службу в ОМС не містить норм щодо подальших дій після вдалого проходження посадовою особою атестації. Проте, на наш погляд, керівнику місцевої ради можна розглянути питання щодо додаткового заохочення посадової особи, зокрема:

• виплату разової премії у зв’язку з проходженням атестації (розмір такої премії граничними розмірами не обмежується);
• підвищення розміру щомісячної премії до наступної атестації;
• встановлення стимулюючих надбавок (наприклад, за високі досягнення у праці до 50 % посадового окладу).

Коли звертаються до результатів атестації? До результатів атестації звертаються у випадку вирішення питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок або зміни їх розміру, у разі порушення в установленому порядку клопотання щодо продовження строку перебування на службі в органах місцевого самоврядування, а також інших питань проходження служби (п. 19 Типового положення № 1440).

Особа не атестована Відповідно до п. 21 Типового положення № 1440, якщо посадова особа визнана за результатами атестації такою, що не відповідає займаній посаді, вона звільняється з роботи відповідно до п. 2 ст. 40 КЗпП — виявлення невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, які перешкоджають продовженню даної роботи.

Втім, підкреслимо, що звільнення — це крайній захід. У листі від 22.07.2013 р. № 306/13/116-13 Мінсоцполітики підкреслювало: у разі прийняття рішення атестаційною комісією про невідповідність працівника займаній посаді або виконуваній роботі комісія може рекомендувати роботодавцю перевести працівника за його згодою на іншу посаду або роботу, відповідну його професійному рівню, або направити на навчання з подальшою (не пізніше ніж через рік) повторною атестацією. У разі відмови працівника від переведення на іншу посаду або роботу, яка відповідає його кваліфікаційному рівню, або від професійного навчання роботодавець має право звільнити працівника. При цьому відповідно до ст. 44 КЗпП у випадку звільнення з підстав, передбачених п. 2 ст. 40 КЗпП, працівнику виплачується вихідна допомога в розмірі не менше середнього місячного заробітку. Принцип розрахунку вихідної допомоги при звільненні див. у газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 3/2021, с. 18.

ВАЖЛИВО! Рішення про звільнення має прийняти керівник міської ради у двомісячний строк із дня атестації. Прийняття такого рішення після закінчення зазначеного строку не допускається. Пам’ятайте! Час хвороби посадової особи, а також перебування її у відпустці до цього строку не включається (п. 20 Типового положення № 1440).

Оскарження Посадова особа може оскаржити рішення атестаційної комісії. Однак відповідно до п. 23 Типового положення № 1440 зробити це потрібно протягом 10 днів з дня прийняття рішення. Якщо посадова особа протягом цих 10 днів хворіє, то цей 10-денний строк оскарження буде продовжений на кількість днів хвороби.

Використані документи

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. № 322-VIІІ.

Закон про службу в ОМС — Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 р. № 2493-III.

Типове положення № 1440 — Типове положення про проведення атестації посадових осіб місцевого самоврядування, затверджене постановою КМУ від 26.10.2001 р. № 1440.