ПММ: специфіка обліку
Бюджетні установи, які використовують у своїй діяльності транспортні засоби, неодмінно стикаються з обліком пально-мастильних матеріалів. Та не лише наявність автівки обумовлює ведення такого обліку: неавтомобільне обладнання (газонокосарки, бензопили тощо) також потребує відображення надходження, руху та списання пального. Тож усі нюанси пально-мастильного обліку ми зібрали в цій статті, яка, сподіваємося, стане вам у пригоді.
Статтю взято з газети "Новий бюджетний облік" № 8/2020
Марина Дорошенко, експерт газети
Придбання пально-мастильних матеріалів
Нормативка Основними документами, які визначають порядок приймання, зберігання, транспортування, відпуску та обліку нафтопродуктів1, є Інструкція № 281 та Правила № 1442. Відпуск нафтопродуктів споживачеві, яким є бюджетна установа, здійснюють у готівковій формі або на підставі укладених договорів (п.п. 7.1 Інструкції № 281 та п. 9 Правил № 1442) — у безготівковій (див. табл. 1). Правилами № 1442 передбачено обов’язково видавати разом із продуктом (пальним) на повну суму проведеної операції розрахунковий документ, яким є спеціалізований чек РРО. А ось обліковують пально-мастильні матеріали (далі — ПММ) у бюджетній установі, як і всі запаси, керуючись Порядком № 1219, НС 123 «Запаси» та МР з обліку запасів.
Способи придбання Пальне, як і більшість запасів бюджетної установи, підлягає аналітичному обліку через різноманітність найменувань, способів придбання та зберігання. Тому повна картина руху ПММ має бути відображена саме в аналітиці, а нормативно підтверджена — у наказі про облікову політику.
Зі способами придбання ПММ пропонуємо ознайомитися в табл. 1, а з практичними прикладами відображення таких операцій в обліку — у табл. 2.
Таблиця 1. Способи придбання ПММ
Спосіб придбання |
Особливості придбання |
Бухоблік |
Підтвердні документи |
Готівковий |
У випадках придбання пального за готівкові кошти договір між бюджетною установою та АЗС не укладають, оскільки така операція має непередбачуваний характер. Право власності на пальне переходить до покупця в момент оплати та заправлення. Цей спосіб придбання пального застосовують найчастіше під час відряджень або у випадках термінової необхідності |
Придбання водієм пального за власні кошти або за кошти, отримані під звіт готівкою чи на картковий рахунок, відображають як збільшення дебіторської заборгованості за субрахунком 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами». Прийняття авансового звіту про витрачені підзвітні суми та повернення підзвітною особою залишку авансу в касу відображають як зменшення такої заборгованості (див. табл. 2, приклад 1) |
Чек РРО, який водій отримує на АЗС, та складений авансовий звіт будуть підтвердженням витрат на придбання пального. А списують ПММ залежно від фактичного обсягу споживання, про що заповнюють подорожній лист або інший аналогічний документ |
Безготівковий: |
Бюджетні установи зазвичай використовують такий спосіб оплати, оскільки він зручніший за готівковий. Відпуск нафтопродуктів здійснюють на підставі укладених договорів, у яких зазначають кількість нафтопродуктів, ціни, строки та умови розрахунків, умови постачання та приймання нафтопродуктів, особливі умови (лист Департаменту нафтогазового комплексу Міненергетики від 26.11.2015 р. № 31.1ст-ВИХ/2635-15) |
Безготівкові розрахунки здійснюють як на умовах наступної, так і на умовах попередньої оплати — залежно від умов договору. Відповідно, в обліку відображають виникнення дебіторської або кредиторської заборгованості |
Під час заправлення водій отримує на АЗС чек спеціалізованого РРО із зазначеними найменуванням, кількістю та вартістю фактично відпущених ПММ, а також чек автозаправного термінала (витрати за карткою) |
за відомостями |
Ґрунтується на укладанні договору та складанні відомості про обсяг пального, відпущеного на АЗС (п.п. 10.3.2.1 Інструкції № 281), на підставі яких наприкінці місяця складають рахунки про оплату. Право власності на пальне переходить до покупця в момент заправлення в бак. Звіряють розрахунки за відпущені нафтопродукти щомісяця не пізніше п’ятого числа наступного за звітним місяця. Цей спосіб майже не використовують на практиці, оскільки він доволі клопіткий |
На відміну від решти безготівкових способів придбання ПММ, оплату за відомостями здійснюють зазвичай на умовах післяплати. Якщо ж договором передбачено авансування платежів, у кінці звітного місяця проводять взаємозалік заборгованостей (Дт 6211 — Кт 2113 або Дт 6211 — Кт 2313) (див. приклад 2 в табл. 2) |
Оприбутковують пальне на підставі чеків РРО (якщо кілька разів на місяць) або відомостей на відпуск нафтопродуктів за формою № 16-НП (додаток 16 до Інструкції № 281) (раз на місяць). Оплату здійснюють згідно з отриманими зведеними відомостями-рахунками, а списання — на підставі подорожніх листів або аналогічних документів |
за талонами |
Талон підтверджує разове право його власника отримати на АЗС фіксовану кількість нафтопродукту певного найменування і марки, які позначені на ньому (розд. 2 Інструкції № 281). Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює емітент талона. При цьому необхідними елементами змісту талона є його серійний та порядковий номери (п.п. 10.3.3.1 Інструкції № 281). Факт придбання талонів (перерахування коштів) засвідчує передання права власності на пальне покупцеві. Одночасно з цим покупець передає на зберігання продавцю придбані запаси. У разі втрати талона відповідальність несе матеріально відповідальна особа (більш детально про це читайте в газеті «Новий бюджетний облік», № 6/2020, с. 43) |
Талони не є активами установи, тому не підлягають оприбуткуванню, але їхній рух відображають в аналітичному обліку в окремих розроблених документах у розрізі видів пального (у відомостях, звітах тощо). Облік пального ведуть на субрахунку 1514 із відображенням на аналітичному субрахунку (наприклад, 1514/1 «Пально-мастильні матеріали за талонами» або «Пальне на відповідальному зберіганні» (див. приклад 3 в табл. 2)) |
Оплату здійснюють на підставі виписаного АЗС рахунку. Оприбутковують ПММ на підставі отриманого водієм чека РРО, який підтверджує факт використання талона, а списують згідно з подорожніми листами та звітами про використання талонів |
за паливними картками: |
Паливні картки призначені для підтвердження можливості представника бюджетної установи отримати ПММ, придбані за безготівковим розрахунком. Загалом існує два види паливних карток: одноразові (скретч-картки) та багаторазові (смарт-картки). Право власності на пальне переходить до покупця в момент перерахування коштів, за винятком придбання ПММ за «грошовими» смарт-картками, оскільки відомо суму перерахованих коштів, а обсяг товару та його вартість фіксуються в момент заправлення. На відповідальному зберіганні в АЗС міститься пальне, придбане за скретч-картками та «літровими» смарт-картками, а ось за «грошовими» смарт-картками ПММ перейдуть у власність покупця в момент відпуску |
Порядок бухобліку за паливними картками схожий і здійснюється зазвичай на умовах попередньої оплати, але є деякі нюанси, зокрема щодо часу оприбуткування активів та доцільності оприбуткування картки, про що читайте нижче |
Правилами № 1442 передбачено створення та видачу розрахункового документа АЗС покупцеві. Напевне, йдеться про фіскальний чек РРО, але в разі застосування термінала знадобиться ще й другий чек — чек термінала. А списують пальне обов’язково на підставі документа, що підтверджує фактичне використання ПММ, — подорожнього листа або аналогічного самостійно розробленого документа. Решту документів складають залежно від умов договору |
|
Скретч-картки — аналог талонів, але в електронній формі. Головний недолік — одноразовість використання, адже в картці зазначено певну кількість літрів певного пального, яке покупець придбаває за фіксованою ціною. Право власності на пальне переходить до бюджетної установи в момент здійснення оплати |
Порядок обліку ПММ, придбаних за скретч-картками, аналогічний порядку відображення в обліку придбання пального за талонами. Пальне обліковують на окремому аналітичному субрахунку, наприклад 1514/2 «Пально-мастильні матеріали за скретч-картками». Скретч-картки оприбуткуванню не підлягають через їхню одноразовість використання. Для контролю обігу карток ведуть їхній аналітичний облік у самостійно розроблених документах (відомостях, звітах тощо) (див. табл. 2, приклад 4) |
Підтвердженням фактичного отримання пального за скретч-карткою є чек РРО АЗС. Усі чеки за місяць водій зобов’язаний передати до бухгалтерії установи. Оприбутковують запаси на підставі видаткової накладної, а на відповідальне зберігання передають ПММ актом приймання-передачі. Списують пальне на підставі подорожніх листів або інших аналогічних документів |
|
Смарт-картка може бути власністю установи, а може перебувати в її тимчасовому користуванні згідно з укладеним договором. Є найзручнішим та найнадійнішим способом придбати ПММ з огляду на зручність, багаторазовість та надійність під час використання. За смарт-картками встановлюють ліміти споживання пального (добові або місячні) |
Коли установа купує картку або отримує її безоплатно, вона тим самим придбаває (отримує) актив, який стає запасом та обліковується за встановленою вартістю на субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» (Порядок № 1219). Далі картку списують під час передання в користування з подальшим веденням оперативного обліку. Поряд із тим, окремо ведуть облік пального, але вже на іншому субрахунку — 1514 «Пально-мастильні матеріали». На позабалансі перебувають надані в тимчасове користування картки за заставною вартістю — на субрахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні» (див. табл. 2, приклад 4) |
Оприбутковують запаси на підставі видаткової накладної. Списують пальне на підставі подорожніх листів або інших аналогічних документів |
— «літрові» смарт-картки |
На цій картці фіксується певна кількість літрів пального певного найменування та марки, яку оплачує покупець. Ціна не змінюється протягом дії договору, а пальне забирають з АЗС поступово. Право власності на пальне переходить від продавця до покупця в момент оплати |
Оприбутковують ПММ за фактом перерахування коштів. Для цього використовують аналітичний субрахунок 1514/3 «Пально-мастильні матеріали за „літровими” смарт-картками», як варіант (див. табл. 2, приклад 5) |
Оскільки пальне перебуває на відповідальному зберіганні, після проведення оплати активи передають власнику (бюджетній установі) видатковою накладною і відразу ж передають їх на зберігання актом приймання-передачі |
— «грошові» смарт-картки |
На «грошову» смарт-картку зараховують певну суму коштів, у межах якої покупець отримує пальне. Ціна відпуску ПММ може змінюватися протягом періоду користування карткою. Право власності на пальне переходить під час заправлення, тому воно не перебуває на відповідальному зберіганні в постачальника, оскільки немає можливості визначити кількість предмета зберігання та його вартість |
Під час зарахування коштів на «грошову» смарт-картку виникає дебіторська заборгованість (Дт 2113 — Кт 2313), яку списують одночасно з оприбуткуванням активу. Оприбутковують запаси за фактом відпуску, тобто списання зі смарт-картки відповідної суми коштів за певний товар (див. табл. 2, приклад 6) |
Чек РРО є підставою для фактичного відображення обсягу й вартості пального, а також для його оприбуткування. Списують ПММ відповідно до наданих подорожніх листів або інших аналогічних документів |
Приклади Кожен спосіб придбання ПММ має свої особливості відображення в бухгалтерському обліку, тому розглянемо на прикладах різні варіанти (див. табл. 2).
Таблиця 2. Бухоблік придбання ПММ
Зміст операції |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн |
Меморіальний ордер |
|
дебет |
кредит |
|||
Готівковий спосіб придбання ПММ |
||||
|
||||
Зміст операції |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн |
Меморіальний ордер |
|
дебет |
кредит |
|||
1. Перераховано кошти на картковий рахунок підзвітній особі |
2116 |
2313 |
620,00 |
№ 2 та № 8 |
2. Оприбутковано пальне |
1514 |
2116 |
646,80 |
№ 8 |
3. Здійснено остаточний розрахунок із підзвітною особою1 Якщо здійснені витрати менші від суми отриманих коштів, проводка буде такою: Дт 2313 — Кт 2116.
|
2116 |
2313 |
26,80 |
№ 2 та № 8 |
4. Списано використаний бензин |
8013, 8113 |
1514 |
623,70 |
№ 13 |
Безготівковий спосіб придбання ПММ за відомостями |
||||
|
||||
Зміст операції |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн |
Меморіальний ордер |
|
дебет |
кредит |
|||
1. Оприбутковано дизпальне |
1514 |
6211 |
2 007,00 |
№ 6 |
2. Списано використане дизпальне (85 л × 22,30 грн/л = 1 895,50 грн) |
8013, 8113 |
1514 |
1 895,50 |
№ 13 |
3. Перераховано кошти АЗС |
6211 |
2313 |
2 007,00 |
№ 2 та № 6 |
Безготівковий спосіб придбання ПММ за талонами |
||||
|
||||
Зміст операції |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн |
Меморіальний ордер |
|
дебет |
кредит |
|||
1. Перераховано попередню плату за бензин |
2113 |
2313 |
12 000,00 |
№ 2 та № 4 |
2. Оприбутковано бензин, який перебуває на відповідальному зберіганні на АЗС |
1514/12 Аналітичні субрахунки: 1514/1 «Бензин на відповідальному зберіганні», 1514/2 «Бензин у баках».
|
21133 Субрахунок 2113 закривають і взаємозалік заборгованостей надалі не проводять, оскільки попередню оплату в такому разі здійснюють у повному обсязі, але не більш ніж на три місяці, як того вимагає постанова № 1070.
|
12 000,00 |
№ 4 |
3. Заправлено бензин у баки (400 л × 24,00 грн/л = 9 600,00 грн) |
1514/22 Аналітичні субрахунки: 1514/1 «Бензин на відповідальному зберіганні», 1514/2 «Бензин у баках».
|
1514/1 |
9 600,00 |
— |
4. Списано використаний бензин (385 л × 24,00 грн/л = 9 240,00 грн) |
8013, 8113 |
1514/2 |
9 240,00 |
№ 13 |
Безготівковий спосіб придбання ПММ за скретч-картками |
||||
|
||||
Зміст операції |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн |
Меморіальний ордер |
|
дебет |
кредит |
|||
1. Перераховано попередню плату за зріджений газ постачальнику |
2113 |
2313 |
1 100,00 |
№ 2 та № 4 |
2. Оприбутковано зріджений газ, який перебуває на відповідальному зберіганні на АЗС |
1514/14 Аналітичні субрахунки: 1514/1 «Газ за скретч-картками», 1514/2 «Газ у баках».
|
21135 Субрахунок 2113 закривають і взаємозалік заборгованостей надалі не проводять, оскільки попередню оплату в такому разі здійснюють у повному обсязі, але не більш ніж на три місяці, як того вимагає постанова № 1070.
|
1 100,00 |
№ 4 |
3. Заправлено зрідженим газом автомобіль за скретч-картками |
1514/24 Аналітичні субрахунки: 1514/1 «Газ за скретч-картками», 1514/2 «Газ у баках».
|
1514/1 |
880,00 |
— |
4. Списано використаний зріджений газ (75 л × 11,00 грн/л = 825,00 грн) |
8013, 8113 |
1514/2 |
825,00 |
№ 13 |
Безготівковий спосіб придбання ПММ за «літровими» смарт-картками |
||||
|
||||
Зміст операції |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн |
Меморіальний ордер |
|
дебет |
кредит |
|||
1. Перераховано попередню плату за бензин та заставну вартість смарт-картки постачальнику (4 840,00 грн + 50,00 грн = 4 890,00 грн) |
2113 |
2313 |
4 890,00 |
№ 2 та № 4 |
2. Оприбутковано отриману під заставу смарт-картку |
021 |
— |
50,00 |
№ 16 |
3. Відображено витрати зі сплати заставної вартості смарт-картки6 Коли закінчиться термін використання смарт-картки, її необхідно буде повернути АЗС та списати з позабалансу, а також повернути заставні кошти (про повернення коштів більш детально читайте в газеті «Новий бюджетний облік», № 7/2020, с. 39):
|
8013, 8113 |
2113 |
50,00 |
№ 6 |
4. Оприбутковано бензин, який перебуває на відповідальному зберіганні на АЗС |
1514/17 Аналітичні субрахунки: 1514/1 «Бензин на відповідальному зберіганні», 1514/2 «Бензин у баках».
|
21138 Субрахунок 2113 закривають і взаємозалік заборгованостей надалі не проводять, оскільки попередню оплату в такому разі здійснюють у повному обсязі, але не більш ніж на три місяці, як того вимагає постанова № 1070.
|
4 840,00 |
№ 4 |
5. Заправлено бензином автомобіль за паливною карткою |
1514/27 Аналітичні субрахунки: 1514/1 «Бензин на відповідальному зберіганні», 1514/2 «Бензин у баках».
|
1514/1 |
3 630,00 |
— |
6. Списано використаний бензин |
8013, 8113 |
1514/2 |
3 630,00 |
№ 13 |
Безготівковий спосіб придбання ПММ за «грошовими» смарт-картками |
||||
|
||||
Зміст операції |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн |
Меморіальний ордер |
|
дебет |
кредит |
|||
1. Перераховано попередню плату за дизпальне та смарт-картку постачальнику (22 000,00 грн + 60,00 грн = 22 060,00 грн) |
2113 |
2313 |
22 060,00 |
№ 2 та № 4 |
2. Оприбутковано смарт-картку |
1812 |
2113 |
60,00 |
№ 4 |
3. Видано смарт-картку водієві в користування |
8013, 8113 |
1812 |
60,00 |
№ 10 |
4. Оприбутковано бензин протягом місяця згідно з чеками РРО за фактом заправлення (300 л × 22,00 грн/л + 300 л × 22,50 грн/л + 100 л × 23,00 грн/л = 15 650,00 грн) |
1514 |
2113 |
15 650,00 |
№ 4 |
5. Списано використане дизпальне у кінці місяця за середньозваженою собівартістю9 Оскільки вартість придбання протягом місяця змінювалася, списати дизпальне слід за одним із методів оцінки вибуття запасів — середньозваженою собівартістю на кінець місяця: 1) Сод = (40 л × 22,00 грн/л + 300 л × 22,00 грн/л + 300 л × 22,50 грн/л + 100 л × 23,00 грн/л) : (40 л + 300 л + 300 л + 100 л) = 22,34 грн/л; 2) С = 22,34 грн/л × 650 л = 14 521,00 грн, де Сод — середньозважена собівартість за одиницю використаних запасів; С — середньозважена собівартість використаних запасів за місяць. |
8013, 8113 |
1514 |
14 521,00 |
№ 13 |
Придбання та оприбуткування мастильних матеріалів (мастил та олив) для автомобіля та неавтомобільних ПММ здійснюють за тими самими правилами, які діють і для інших запасів бюджетної установи, тобто згідно з НС 123 «Запаси» та МР з обліку запасів.
Списання ПММ
Автомобільне пальне Коли справа доходить до списання ПММ у бюджетній установі, слід пам’ятати такі основні правила вибуття:
1. Пальне вибуває лише за фактом його використання, а не передання в експлуатацію (на відміну від смарт-карток, що їх списують із балансового рахунку під час видачі в експлуатацію).
2. Обираючи субрахунок (за дебетом) для відображення в обліку списання ПММ, необхідно керуватися тим, з якою саме метою їх було витрачено або в який спосіб вони вибули (див. табл. 3).
Таблиця 3. Способи вибуття ПММ
Субрахунок |
Мета використання (спосіб вибуття) |
8013 «Матеріальні витрати» |
ПММ спожито в ході експлуатації транспортних засобів у процесі основної діяльності та на виконання програм; списано як зіпсовані або внаслідок нестачі; списано за операціями з внутрішньовідомчого передання суб’єктом державного сектору, що передав запаси |
8113 «Матеріальні витрати» |
ПММ спожито в ході експлуатації транспортних засобів у процесі надання послуг, виготовлення продукції та виконання робіт |
8511 «Витрати за необмінними операціями» |
ПММ безоплатно передано |
8211 «Собівартість проданих активів» |
ПММ реалізовано |
2711 Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками» |
ПММ передано за внутрішньовідомчим переміщенням |
6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів» |
ПММ, отримані за внутрішньовідомчим переданням, спожив суб’єкт державного сектору, що їх одержав |
3. Списуючи пальне, керуються Нормами № 43, які є обов’язковими до виконання бюджетними установами (лист Мінінфраструктури від 21.02.2017 р. № 1441/18/10-17). Більше інформації з цього приводу можна знайти в газеті «Новий бюджетний облік», № 6/2019, с. 39.
4. Вибуття однакових за призначенням та умовами використання ПММ, що їх використовували протягом певного звітного періоду, оцінюють за такими методами:
- ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;
- середньозваженої собівартості;
- собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО).
Неавтомобільне пальне Щодо норм використання пального на автотранспорті питання врегульоване. А як щодо техніки, яку не встановлюють на борту транспортних засобів, а використовують як самостійний агрегат (газонокосарки, бензопили тощо)? Чи діятимуть Норми № 43 в такому разі, адже зазначені засоби не вважаються автотранспортними? Із цього приводу Мінінфраструктури дало чітку відповідь у листі від 04.10.2018 р. № 11111/39/10-18: на неавтомобільне обладнання зазначені норми не поширюються і крапка. Тож списуємо пальне за фактом витрачання, але з урахуванням самостійно встановлених тимчасових норм, про які йдеться в п. 2.2 Норм № 43 (хоча в документі і прописано правила для спецобладнання, яке встановлюють на автомобілі, вважаємо за можливе ними керуватися), та з урахуванням даних технічної документації відповідного агрегату.
Існує три варіанти розроблення граничних показників:
- норми витрат пального за техдокументацією;
- за результатами контрольних замірів;
- за самостійним розрахунком, який проводять, спираючись на технічні характеристики.
Вказані розрахунки слід комісійно обчислити, склавши відповідний акт, та прописати розраховані норми в розпорядчому документі керівника.
Витрачання мастильних матеріалів Витрачання не лише пального має турбувати власників автівок та неавтомобільного обладнання, а також і мастильних матеріалів (олив та мастил). Із цього приводу в Нормах № 43 зазначено, що такі витрати будуть пропорційними до витрат пального. Наприклад, якщо для експлуатації бензопили в техпаспорті зазначено, що на 1 000 мл бензину використовують 40 мл мастила для двотактних двигунів, то розрахунок надалі слід проводити пропорційно (25:1). Якщо ж такої інформації немає, необхідно скористатися розрахунками, які аналогічні тим, що й для пального (див. вище).
Щодо адаптування споживання пального, яке обліковують у літрах, до даних, зазначених у техпаспорті в кілограмах, нормативні документи, на жаль, роз’яснень не надають. Тож радимо в такому разі скористатися документом, у якому вже надано необхідні коефіцієнти для переведення об’ємних показників у вагові одиниці під час заповнення статистичних форм звітності (Кі), — Методикою № 452, яка хоча і втратила чинність, але рекомендована для використання роз’ясненням Держкомстату від 11.12.2015 р. № 17.4-12/27.