Обмін електронними документами: якщо контрагент — «звичайна» фізособа
У попередньому номері прочитали вашу статтю про електронний документообіг та зацікавилися: чи можемо ми за допомогою ЕЦП підписувати договори, акти з нашими контрагентами, які є «звичайними» фізичними особами (не ФОП)?
Версія для друку
Cтаттю взято з газети "Професійний бухгалтер"№ 34
Автори, перекладачі, дизайнери, програмісти та багато які інші фахівці можуть надавати свої послуги, знаходячись територіально далеко від свого замовника, адже результат їх праці легко передати замовнику за допомогою Інтернету. Аналогічно й у протилежній ситуації: часто споживачам послуг зовсім не обов’язково особисто спілкуватися з виконавцем. Візьмемо, приміром, відносини турагентів і туристів: дедалі частіше їх спілкування перенесене в месенджери та електронну пошту, а необхідні для туриста документи для мандрівки вже давно можна відправити в електронному варіанті.
В усіх цих ситуаціях залишається одна складність: підписати договори й акти. І всі бухгалтери знають, як непросто отримати від «несвідомих» фізичних осіб ці важливі документи.
Як ви зараз переконаєтесь, підписання електронного документа (ЕД) за допомогою ЕЦП1, навіть якщо це документ між суб’єктом господарювання та «звичайною» фізособою, — справа досить проста.
Електронний цифровий підпис.
Перш за все фізособі необхідно отримати ЕЦП. Де ж це зробити і скільки це забере часу? Для цього вашому контрагенту-фізособі можна звернутися до так званих АЦСК — акредитованих центрів сертифікації ключів. З повним переліком усіх АЦСК можна ознайомитися на сайті Центрального засвідчувального органу.
Безкоштовно і досить просто можна отримати ЕЦП (необхідно мати лише свій носій — флеш-картку) через АЦСК фіскальної служби, відділення якого можна знайти в кожній районній інспекції. Час видачі — мінімальний (5–15 хвилин).
Із досвіду можемо сказати, що найпростіше отримати безкоштовні ключі через АЦСК банків (через особистий кабінет на сайті). Такою можливістю, зокрема, можуть скористатися клієнти «Приватбанку».
Також можна скористатися платними послугами приватних АЦСК, де видача ключів відбувається в комфортних для заявника умовах. Вибір — за вами.
Наступний крок — накладення ЕЦП.
Працюючи з фізособами, для цього також можна скористатися безкоштовними сервісами, які надаються на сайтах ЦЗО2та АЦСК Мин’юсту. Користуючись підказками, там досить просто й легко зрозуміти, як саме накласти ЕЦП на електронний документ. Однак ці сайти не відзначаються зручністю та стабільністю роботи, а крім того, основна їх мета — перевірка накладеного ЕЦП. Щоб подолати ці складнощі (реєстрація, накладання, зберігання файлу тощо), краще обрати спеціальні сервіси.
Центральний засвідчувальний орган.
На жаль, сьогодні лише деякі сервіси обміну ЕД допускають участь у цьому процесі «звичайних» фізичних осіб. Серед них — сервіс «Вчасно». Він дасть можливість не просто надсилати на підписання контрагентові документ, а й зберігати його, перевіряти підписантів тощо.
Як це реалізувати технічно? Вам необхідно:
- стати клієнтом сервісу «Вчасно»;
- створивши документ, накласти на нього за допомогою сервісу свій ЕЦП;
- відправити його вашому контрагенту-фізособі (знову ж таки за допомогою сервісу). Для цього потрібно знати актуальну адресу електронної пошти і РНОКПП3такої фізичної особи.
Реєстраційний номер облікової картки платника податків.
У свою чергу, фізособа-контрагент отримає на свою електронну пошту лист, перейшовши за посиланнями з якого вона, за допомогою ЕЦП, зможе зареєструватися в сервісі «Вчасно». І далі залишиться тільки накласти на документ свій ЕЦП. Зауважимо, що підписати створений вами документ фізособа-контрагент зможе безкоштовно!
