Витяг з протоколу оцінки діяльності головбуха: чи треба його зберігати?
Наприкінці квітня завершилося щорічне оцінювання виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень, яке проводять органи Казначейства. За його результатами від Казначейства отримали витяг з протоколу оцінки діяльності головбуха нашої установи. Чи треба зберігати такий документ? Якщо так, то де та протягом якого терміну?
(лист ДКСУ від 08.08.2018 р. № 15-14/175-13094 (витяг), лист МФУ від 10.08.2018 р. № 04320-15/23-2607/2482)
Оцінювання Казначейство забезпечує організацію та координацію діяльності головних бухгалтерів бюджетних установ та контроль за виконанням ними своїх повноважень шляхом оцінки їх діяльності. Оцінка проводиться один раз на рік до 1 травня. Документом, який регламентує це питання, є Порядок № 15371. Оцінювання проводиться в два етапи:
- внутрішнє оцінювання, що проводиться безпосередньо бухгалтером шляхом подання до органу Казначейства Анкети про виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень. Особливості складання та подання такої анкети ми розглядати в газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 7/2018, с. 7;
- зовнішнє оцінювання, що здійснюється органом Казначейства. Для проведення оцінки у Казначействі створюється спеціальна Комісія.
За результатами роботи Комісії складається протокол, витяг з якого разом із супровідним листом надсилається головному бухгалтеру та керівнику бюджетної установи для прийняття відповідного рішення (далі — витяг з протоколу) (п. 15 Порядку № 1537).
Про яке рішення йдеться? Якщо головний бухгалтер отримав незадовільну оцінку, то протягом 2 місяців з дня отримання витягу із протоколу керівник установи повинен повідомити орган Казначейства про вжиті заходи за результатами оцінки (п. 17 Порядку № 1537).
Але ми не знайдемо у Порядку № 1537 вказівок щодо подальших дій, якщо головбух отримав позитивну оцінку. На наш погляд, у такому разі керівнику установи слід розглянути питання щодо додаткового заохочення головбуха.
Чи треба зберігати? Як бачимо, витяг з протоколу — не просто папірець. На його підставі керівник установи приймає відповідне рішення. Тому, на наш погляд, для уникнення в подальшому спірних ситуацій зберігати цей документ потрібно. Але де і протягом якого терміну?
Зберігання Строки зберігання документів, що утворюються під час діяльності установи, регламентовано Переліком № 578/52. Але справа в тому, що ним не передбачено строків зберігання саме для витягу з протоколу.
Тому це питання кожній установі слід вирішити самостійно, визначивши місце і строк зберігання витягу з протоколу у власній номенклатурі справ та інструкції з діловодства.
При цьому, на нашу думку, можна вибрати один з варіантів:
- за аналогією з результатами оцінювання службової діяльності держслужбовців та щорічного оцінювання посадових осіб місцевого самоврядування зберігати витяг з протоколу в особовій справі головбуха протягом строку, передбаченого для зберігання особової справи (згідно з п. 493 Переліку № 578/5 особову справу зберігають 75 років). Саме до цього варіанту схиляється Держказначейство в листі від 08.08.2018 р. № 15-14/175-13094 та Мінфін у листі від 10.08.2018 р. № 04320-15/23-2607/2482;
- скористатися п. 9 Переліку № 578/5. Він передбачає, що постанови, рішення, протоколи, стенограми засідань колегіальних виконавчих органів центральних і місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів та організацій; документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них в інших організаціях зберігають, доки не мине потреба. Але з цим «доки не мине потреба» питання складне, адже не ясно, коли вона мине для витягу з протоколу. Тому радимо скористатися першим варіантом.
В будь-якому випадку відповідальність за неправильно вибраний термін зберігання витягу з протоколу не загрожує, адже строк його зберігання чітко не визначено.