Статті

В

Витяг з протоколу оцінки діяльності головбуха: чи треба його зберігати?

Наприкінці квітня завершилося щорічне оцінювання виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень, яке проводять органи Казначейства. За його результатами від Казначейства отримали витяг з протоколу оцінки діяльності головбуха нашої установи. Чи треба зберігати такий документ? Якщо так, то де та протягом якого терміну?

(лист ДКСУ від 08.08.2018 р. № 15-14/175-13094 (витяг), лист МФУ від 10.08.2018 р. № 04320-15/23-2607/2482)

03 вересня, 2018
Тема:

Cтаттю взято з газети  "Бухгалтерія: бюджет"№ 33
 
Людмила Линник, юрист газети «Бухгалтерія: бюджет»

Оцінювання Казначейство забезпечує організацію та координацію діяльності головних бухгалтерів бюджетних установ та контроль за виконанням ними своїх повноважень шляхом оцінки їх діяльності. Оцінка проводиться один раз на рік до 1 травня. Документом, який регламентує це питання, є Порядок № 15371. Оцінювання проводиться в два етапи:

Порядок проведення оцінки виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень, затверджений наказом МФУ від 01.12.2011 р. № 1537.
 
  • внутрішнє оцінювання, що проводиться безпосередньо бухгалтером шляхом подання до органу Казначейства Анкети про виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень. Особливості складання та подання такої анкети ми розглядати в газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 7/2018, с. 7;
  • зовнішнє оцінювання, що здійснюється органом Казначейства. Для проведення оцінки у Казначействі створюється спеціальна Комісія.

За результатами роботи Комісії складається протокол, витяг з якого разом із супровідним листом надсилається головному бухгалтеру та керівнику бюджетної установи для прийняття відповідного рішення (далі — витяг з протоколу) (п. 15 Порядку № 1537).

Про яке рішення йдеться? Якщо головний бухгалтер отримав незадовільну оцінку, то протягом 2 місяців з дня отримання витягу із протоколу керівник установи повинен повідомити орган Казначейства про вжиті заходи за результатами оцінки (п. 17 Порядку № 1537).

Але ми не знайдемо у Порядку № 1537 вказівок щодо подальших дій, якщо головбух отримав позитивну оцінку. На наш погляд, у такому разі керівнику установи слід розглянути питання щодо додаткового заохочення головбуха.

Чи треба зберігати? Як бачимо, витяг з протоколу — не просто папірець. На його підставі керівник установи приймає відповідне рішення. Тому, на наш погляд, для уникнення в подальшому спірних ситуацій зберігати цей документ потрібно. Але де і протягом якого терміну?

Зберігання Строки зберігання документів, що утворюються під час діяльності установи, регламентовано Переліком № 578/52. Але справа в тому, що ним не передбачено строків зберігання саме для витягу з протоколу.

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Тому це питання кожній установі слід вирішити самостійно, визначивши місце і строк зберігання витягу з протоколу у власній номенклатурі справ та інструкції з діловодства.

При цьому, на нашу думку, можна вибрати один з варіантів:

  • за аналогією з результатами оцінювання службової діяльності держслужбовців та щорічного оцінювання посадових осіб місцевого самоврядування зберігати витяг з протоколу в особовій справі головбуха протягом строку, передбаченого для зберігання особової справи (згідно з п. 493 Переліку № 578/5 особову справу зберігають 75 років). Саме до цього варіанту схиляється Держказначейство в листі від 08.08.2018 р. № 15-14/175-13094 та Мінфін у листі від 10.08.2018 р. № 04320-15/23-2607/2482;
  • скористатися п. 9 Переліку № 578/5. Він передбачає, що постанови, рішення, протоколи, стенограми засідань колегіальних виконавчих органів центральних і місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів та організацій; документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них в інших організаціях зберігають, доки не мине потреба. Але з цим «доки не мине потреба» питання складне, адже не ясно, коли вона мине для витягу з протоколу. Тому радимо скористатися першим варіантом.

В будь-якому випадку відповідальність за неправильно вибраний термін зберігання витягу з протоколу не загрожує, адже строк його зберігання чітко не визначено.

Календар

На цьому тижні
подій немає

Вверх
Закрыть
Замовити зворотній дзвінок
Буде виконано оформлення передплати на обране видання
Телефон
Оформити
Повернутися
Закрыть
Вибачте, на обраний вами період передплата не здійснюється. Для того щоб задати своє питання телефонуйте на наші контактні телефони або скористайтеся формою зворотного зв'язку