Перехідна відпустка (грудень–січень): коли оплачувати і як нараховувати

Версія для друку

02 грудня, 2019

Тема: Відпустки

Cтаттю взято з газети  "Бухгалтерія: бюджет"№45

Любов Крута, експерт газети «Бухгалтерія: бюджет»

Оплатити відпустку повністю не пізніше ніж за 3 календарні дні до її початку не просто правомірно, а обов’язково. І винятків для перехідних відпусток, які припадають на два бюджетні періоди, немає. Для впевненості давайте розберемо все по черзі.

Чи можна у відпустку? Відповідно до абз. 1 ст. 6 Закону про відпустки1 щорічна основна відпустка надається працівникам за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору. Щорічні відпустки, починаючи з другого року роботи, можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року (ч. 9 ст. 10 Закону про відпустки).

Отже, прямої заборони брати відпустку на межі років немає. Тож у графіку відпусток може бути запланована відпустка і під кінець поточного року, і на початку наступного, і з переходом з одного року в інший.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки).

ДО ВІДОМА. Категорії працівників, перелічені в ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки, мають право на відпустку в зручний для них час за їхнім бажанням.

Отже, якщо працівник бере перехідну відпустку (грудень–січень), яка передбачена графіком відпусток, то відмовити в наданні такої відпустки роботодавець не має права.

Якщо ж працівник попросить відпустку не тоді, коли передбачено графіком відпусток, то останнє слово залишається за роботодавцем. Тоді він може й відмовити, наприклад, через відсутність фінансування на виплату відпускних, відсутність заміни для працівника тощо.

Коли оплатити? Відповідно до ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки заробітна плата працівникам за весь час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. Тож раніше — можна, пізніше — зась.

ДО ВІДОМА. Єдина ситуація, коли можна відійти від установлених строків і виплатити відпускні пізніше, — це необхідність отримання частини щорічної відпустки у стислі строки (у зв’язку із сімейними обставинами, станом здоров’я тощо). Тоді працівник у заяві може висловити бажання отримати відпускні у строк, визначений ним і роботодавцем. Це підтверджує й Мінсоцполітики у листах від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12 та від 04.08.2016 р. № 430/13/116-16. Докладніше про те, як розрахувати граничний день для виплати відпускних, і про відповідальність за його порушення див. у матеріалі «Виплачуємо відпускні за “три дні”: ураховуємо всі нюанси» // «Бухгалтерія: бюджет», № 42/2019, с. 19.

У деяких бухгалтерів виникають сумніви щодо правомірності виплати відпускних за рахунок коштів поточного року в ситуаціях, коли відпустка починається в грудні, а закінчується в січні наступного року. Так, установи мають право брати бюджетні зобов’язання витрачати бюджетні кошти на цілі та в межах, установлених затвердженими кошторисами (абз. 2 п. 5 Порядку № 2282), а кошторис за визначенням (п. 30 ч. 1 ст. 2 БКУ3) складають на один бюджетний період — календарний рік.

Адже зобов’язання щодо оплати всієї тривалості перехідної відпустки (грудень–січень) настають у грудні. Тож такі витрати належать до витрат поточного року. На це звертала увагу Держаудитслужба в листі від 10.10.2018 р. № 25-14/497 (див. газету «Бухгалтерія: бюджет» № 46/2018, с. 9). Також таку думку Держаудитслужба підтвердила в листі від 08.11.2018 р. № 25-14/554. Зокрема, ця відповідь нівелює всі сумніви.

ЦИТАТА. «Виплата заробітної плати працівникам за час відпустки, що припадає на грудень–січень, здійснюється у повному обсязі до її початку. При цьому згідно із вимогами бюджетного законодавства така виплата повинна здійснюватися за рахунок бюджетних асигнувань, встановлених кошторисом, до закінчення бюджетного періоду».

(витяг з листа Держаудитслужби від 08.11.2018 р. № 25-14/554)

Мінфін, коментуючи цю ситуацію в листі від 23.02.2018 р. № 35220-07-10/5151 (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 20/2018, с. 10), про наявність порушення також не заявляв.

Ще одна цікава ситуація — коли відпустка починається з 1 чи 2 січня. Сама відпустка починається в наступному бюджетному році, а от зобов’язання з виплати — у поточному: відпускні в обох випадках повинні бути виплачені не пізніше 28 грудня (якщо було перенесення робочого дня, і 27 грудня, якщо перенесення не було). З огляду на трудове законодавство вважаємо, що цілком правомірно буде визнавати такі бюджетні зобов’язання в поточному бюджетному році й виплачувати відпускні за рахунок коштів поточного бюджетного періоду (з огляду на закриття бюджетного року, відпускні можна виплатити трохи раніше).

А от найбільш неприємна ситуація — коли відпустка починається так, що граничний строк виплати відпускних припадає на початок січня — час, коли Казначейство тільки налагоджує роботу в новому бюджетному році і, відповідно, не проводить платежі; час, коли кошторисні призначення можуть бути ще не затверджені. У такій ситуації де-юре зобов’язання можуть бути прийняті в січні, але де-факто виплатити їх вчасно навряд чи вийде.

Тут можна було б розмірковувати так: ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки встановлено лише граничний строк виплати відпускних (за три дні до початку). Тож виплатити відпускні можна й раніше, наприклад, у грудні (аргументуючи тим, що на початку наступного року Казначейство вчасно не встигне провести платіж з технічних причин). Утім, ситуація спірна. Тож якщо технічно можливо виплатити відпускні в січні, то краще так і зробити. Або так складати графік відпусток, щоб проблем з оплатою відпускних не виникало.

Підсумуємо: якщо роботодавець узгодив графік відпусток, де передбачено перехідну відпустку, або погодився на надання непередбачуваної відпустки поза графіком, то він має бути готовий і провести своєчасну виплату відпускних. Під час планування видатків слід передбачати в кошторисі виплату відпускних працівникам за час відпустки поточного року, у тому числі на перехідні відпустки на наступний рік, якщо існує імовірність, що працівник може взяти відпустку на цей період. На випадок позапланових витрат може стати в пригоді економія бюджетних коштів. Адже під кінець року подекуди «вилазять» недовикористані кошти. Їх можна перекинути на КЕКВ 2111 «Заробітна плата» і скористатися ними для покриття своїх зобов’язань.

Як нарахувати? На практиці склалися два підходи до обліку відпустки, що припадає на два чи більше місяців. З них потрібно обирати і в ситуаціях, коли відпускні виплачують у грудні, а відпустку беруть з початку січня.

Перший — нараховувати витрати одразу. У місяці виплати відпускних нараховувати відповідні витрати на всю суму відпускних. Тобто в грудні відобразити на всю суму відпускних проводки щодо:

• виплати відпускних;
• перерахування обов’язкових платежів до бюджету й на рахунок ДФСУ (щодо ЄСВ);
• нарахування витрат щодо відпускних;
• нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ.

А в січні — жодних записів.

Фахівці, які дотримуються такого підходу, аргументують свій вибір тим, що в цьому періоді виникає обов’язок виплатити відпускні, і трактують це як подію з виплати. А відповідно до п. 3 розд. ІІ НС 132 «Виплати працівникам»4 зобов’язання з виплати за невідпрацьований час визнають у тому періоді, в якому настає подія щодо їх виплати. Крім того, додатковим аргументом є той факт, що в установи виникають зобов’язання щодо сплати всієї суми відпускних у грудні одночасно, тобто вся сума є заробленою працівником на момент виходу у відпустку.

• виплати відпускних у повному розмірі;
• перерахування обов’язкових платежів до бюджету й на рахунок ДФСУ (щодо ЄСВ) у повному розмірі;
• нарахування витрат з виплати відпускних у частині відпустки, яка припадає на грудень;
• нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ у частині відпустки, яка припадає на грудень;

А в січні відобразити проводки щодо:

• нарахування витрат з виплати відпускних у частині відпустки, яка припадає на січень;
• нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ у частині відпустки, яка припадає на січень.

Фахівці, які дотримуються цього підходу, вважають подією з виплати зобов’язань власне період перебування працівника у відпустці. Таку ж логіку підтверджує й Інструкція № 55, п.п. 1.6.1 якої встановлює: суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, слід розподіляти пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці.

Держаудитслужба в листі від 08.11.2018 р. № 25-14/554 наголошує, що Інструкція № 5 застосовується виключно для підготовки статистичної інформації про розміри і структуру зарплати, а для цілей бухобліку потрібно керуватися нацстандартами бухобліку. Тож можемо зробити висновок, що контролерам, найімовірніше, більше до душі припаде перший варіант.

Мінфін у листі від 23.02.2018 р. № 35220-07-10/5151 (див. газету «Бухгалтерія: бюджет» № 20/2018, с. 10) вказував на необхідність відображати зобов’язання в тому періоді, коли настає подія зі сплати цих зобов’язань, і на можливість організувати документообіг і додаткову систему рахунків на свій розсуд. На наш погляд, це також можна розцінити як прихильність до першого варіанта обліку.