ФСС затримує фінансування на виплату допомоги: дії роботодавця

Версія для друку

04 листопада, 2019

Тема: Лікарняні, соцвиплати Взаємодїя з держорганами, розрахунки з бюджетом

Статтю взято з газети "Зарплата та кадрова справа" № 17/2019

Катерина Скрипкіна, заступник головного редактора газети «Зарплата та кадрова справа»

Від призначення до фінансування: основи

Порядок призначення, розрахунку і виплати лікарняних та декретних чітко регламентований норами чинного законодавства: Закону про соцстрахування, Положення № 131, Порядку № 1266, Порядку № 122. У випадку, що розглядається, нам необхідно розібратися тільки з окремими етапами цього процесу.

Розрахунок та нарахування Розпочнемо з того, що бухгалтер нараховує вже призначені та розраховані лікарняні чи декретні. При нарахуванні:

• лікарняних паралельно нараховують ЄСВ (за рахунок коштів роботодавця і на оплату перших п’яти днів, і на допомогу по тимчасовій непрацездатності) на підставі абз. 2 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ, утримують ПДФО та ВЗ на підставі п.п. 164.2.1, абз. 2 п.п. 169.1.4, п.п. 1.2 п. 16 1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ;
• декретних паралельно нараховують ЄСВ (за рахунок коштів роботодавця незалежно від того, що вся сума декретних фінансується ФСС) на підставі абз. 2 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ. ПДФО та ВЗ з суми декретних не утримують (п.п. 165.1.1, п.п. 1.7 п. 16 1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

Відповідні проводки роблять у бухобліку.

НЮАНС. Якщо лікарняні або декретні нараховують колишньому працівнику після розірвання трудового договору, то ЄСВ на такі виплати не нараховують. У такому разі колишній працівник вже не є застрахованою особою, а роботодавець щодо нього не є страхувальником. Але ПДФО та ВЗ з сум лікарняних утримують. Декретні від оподаткування звільнені.

Оформлення та подання заяви-розрахунку Впоратися з розрахунком та нарахуванням допомоги треба швидко, оскільки згідно з п. 2 Порядку № 12 вже впродовж 5 р. дн. після рішення комісії (уповноваженого) треба подати до ФСС заяву-розрахунок (додаток 1 до Порядку № 12). Відповідальність за порушення цього строку не передбачена, проте зволікати не варто, оскільки постраждає ваш же працівник (пам’ятайте про затримки ФСС).

Зауважте, що при заповненні заяви-розрахунку орієнтир — документи, на підставі яких призначена допомога, та дані бухобліку. До заяви-розрахунку вносимо нараховані суми допомоги по тимчасовій непрацездатності (включаючи ПДФО та ВЗ) та декретних.

Фінансування З положень п. 8 Порядку № 12 випливає, що в загальному випадку робочий орган ФСС перевіряє заяву-розрахунок та фінансує роботодавця-страхувальника протягом 10 р. дн. після надходження такої заяви-розрахунку. В окремих випадках після перевірки заяви-розрахунку робочий орган ФСС може повернути її роботодавцю з рекомендаціями у разі виявлення помилок або надати обґрунтовану відмову в наданні фінансування. Якщо у фахівців робочого органу ФСС виникнуть питання, то вони мають право направити роботодавцю запит для уточнення інформації, наведеної в заяві-розрахунку.

Проте цього року на практиці навіть у разі відсутності помилок у заяві-розрахунку та питань до роботодавця ФСС досить часто затримує виплату допомоги на строк більше місяця, порушуючи встановлений п. 8 Порядку № 12 строк для фінансування. Не завжди чекати фінансування від ФСС треба, склавши руки…

Як діяти, якщо ФСС затримує фінансування

Якщо хворів сам працівник, виплачуємо оплату перших 5 днів хвороби У разі хвороби працівника незалежно від строків отримання фінансування роботодавець зобов’язаний виплатити йому оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності в найближчий після дня призначення допомоги строк, встановлений для виплати зарплати (ч. 2 ст. 32 Закону про соцстрахування). В день виплати лікарняних перерахуйте нарахований на них ЄСВ (абз. 2 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ), утримані з них ПДФО та ВЗ (п.п. 168.1.2 ПКУ).

Чекаємо фінансування від ФСС А як бути з допомогою по тимчасовій втраті працездатності або декретними? Роботодавець не повинен виплачувати їх за рахунок своїх коштів до отримання фінансування від ФСС. Якщо ви виплатите допомогу зі свого поточного рахунку, то не зможете згодом відшкодувати витрати на виплату допомоги після отримання фінансування, оскільки можливість перерахування коштів з окремого рахунку (далі — спецрахунок) на поточний рахунок роботодавця не передбачена. Тобто виплатити допомогу можна тільки після отримання коштів від ФСС.

Тут варто зазначити, що існує неузгодженість норм Порядку № 12 та ч. 2 ст. 32 Закону про соцстрахування, що стосуються строків виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та декретних. Згідно з Порядком № 12 роботодавець здійснює виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності та декретних тільки після отримання фінансування. А відповідно до ч. 2 ст. 32 Закону про соцстрахування лікарняні та декретні треба виплатити в найближчий після дня призначення допомоги строк, встановлений для виплати зарплати.

Дотриматися згаданої норми Закону про соцстрахування можливо тільки в тому випадку, якщо фінансування від ФСС надійде на спецрахунок до найближчої дати виплати зарплати. Але з огляду на те, що на подання заяви-розрахунку до робочого органу ФСС дається 5 р. дн. з дати призначення допомоги і ще 10 р. дн. на розгляд заяви-розрахунку (та ще й затримки на практиці), виконати вимогу ч. 2 ст. 32 Закону про соцстрахування практично неможливо.

І все ж ФСС за формальний (але такий, що неможливо реалізувати на практиці) підхід, про що свідчать роз’яснення, наведені в листах від 01.10.2018 р. № 2.4-16-3103, від 12.10.2018 р. № 5-14/н-1347з-1733 («ЗКС», № 11/2019, с. 12). Тобто за те, що мають бути дотримані строки, встановлені ч. 2 ст. 32 Закону про соцстрахування. Радує, що Мінсоцполітики погоджується з тим, що роботодавець повинен виплатити допомогу після отримання фінансування в найближчий строк, встановлений для виплати зарплати (див. лист від 12.06.2019 р. № 313/0/247-19). Як би то не було, відповідальність за недотримання цих строків не встановлена. Тому чекаємо фінансування, тільки потім виплачуємо допомогу (до речі, можна не чекати найближчого строку виплати зарплати, а виплатити допомогу одразу після отримання фінансування від ФСС). Але це не означає, що можна розслабитися до того, як надійдуть кошти від ФСС на спецрахунок.

Якщо довго чекаємо фінансування... Треба вирішити питання зі сплатою ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Річ у тім, що граничний строк сплати може настати до того, як ви отримаєте фінансування від ФСС.

За загальним правилом, якщо доходи нараховані, але не виплачені, треба сплатити:

ЄСВ — не пізніше 20 числа (гірничим підприємствам — не пізніше 28 числа) місяця, що настає за місяцем нарахування (абз. 1 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ). Якщо граничний строк припадає на вихідний або святковий день, то ним вважається перший робочий день, наступний за вихідним або святковим днем (п. 11 розд. IV Інструкції № 4493);

ПДФО та ВЗ — впродовж 30 к. дн., наступних за останнім днем місяця, в якому нараховано дохід (п.п. 49.18.1, п. 57.1 та п.п. 168.1.5 ПКУ, п.п. 1.4 п. 16 1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ)4.

Отже, якщо фінансування від ФСС так і не отримане, а граничний строк сплати вже настав, то сплатіть зі свого поточного рахунку ЄСВ — 20 (28) числа місяця, наступного за місяцем нарахування лікарняних (декретних) (за винятком, коли лікарняні (декретні) нараховані звільненій особі).

Що стосується ПДФО та ВЗ, то податківці наразі лояльні до роботодавців. Вони вважають, що сплатити ці платежі треба після отримання коштів від ФСС при виплаті допомоги по тимчасовій непрацездатності.

ДО ВІДОМА. Обережним роботодавцям радимо сплатити ПДФО та ВЗ не пізніше 30 числа місяця, наступного за місяцем нарахування лікарняних (з декретних ПДФО та ВЗ не утримуємо). Після отримання коштів від ФСС на виплату лікарняних повторно перераховуємо ПДФО та ВЗ зі спецрахунку. В результаті таких дій у вас утворюється переплата з ПДФО та ВЗ, яку можна врахувати при наступній сплаті цих платежів до бюджету. Зверніть увагу: перекинути кошти зі спецрахунку на поточний рахунок для відшкодування раніше понесених витрат зі свого поточного рахунку на сплату ПДФО та ВЗ не можна.

У роботодавця закономірно може виникнути запитання: що йому загрожує, якщо порушити строк сплати ПДФО та ВЗ, тобто сплатити платежі тільки при виплаті допомоги зі спецрахунку? Якщо вірити роз'ясненням податківців на сьогодні, то нічого не загрожує.

Але формально за порушення строків сплати ПДФО та ВЗ податковому агенту загрожує штраф у розмірі 25 % суми податку (збору), що підлягає сплаті до бюджету (п. 127.1 ПКУ). Водночас, штраф не застосовується, коли несплата (неперерахування) ПДФО самостійно виявляється податковим агентом при проведенні перерахунку цього податку, передбаченого п. 169.4 ПКУ, та виправляється в наступних податкових періодах протягом звітного року. Тобто коли ви сплачуєте ПДФО і ВЗ при виплаті допомоги зі спецрахунку, вважається, що ви впоралися й загрози штрафу вже немає (головне, щоб сплата пройшла в тому ж році, на який припадає граничний строк сплати). Пені найімовірніше теж не буде, оскільки її нарахування починається після спливу 90 к. дн., наступних за останнім днем граничного строку сплати податкового зобов’язання. Адмінштраф згідно зі ст. 163 4 КпАП посадовим особам не загрожує після того, як ПДФО та ВЗ буде сплачено зі спецрахунку.

А от якщо порушити граничні строки сплати ЄСВ (хоча для сплати ЄСВ гроші від ФСС чекати не потрібно), то:

• роботодавцю загрожує штраф у розмірі 20 % несвоєчасно сплачених сум (п. 2 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ, п.п. 2 п. 2 розд. VII Інструкції № 449). Крім того, на суму недоїмки нараховується пеня з розрахунку 0,1 % на суму фактично сплаченої недоїмки за кожний день прострочення платежу (ч. 10 ст. 25 Закону про ЄСВ, п. 5 розд. VII Інструкції № 449);
• посадовим особам загрожує адмінштраф від 40 до 80 нмдг (від 680,00 грн до 1360,00 грн) за несвоєчасну сплату ЄСВ у сумі, що не перевищує 300 нмдг 
  (288150,00 грн), або від 80 до 120 нмдг (від 1360,00 грн до 2040,00 грн) за несплату або несвоєчасну сплату ЄСВ у сумі, що перевищує 300 нмдг (288150,00 грн) (ч. 3, 4 ст. 1651 КпАП).

Повідомляємо робочий орган ФСС Протягом місяця з дня виплати допомоги роботодавець зобов’язаний повідомити ФСС про таку виплату, надіславши до ФСС Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам (додаток 2 до Порядку № 12). Тобто тут все стандартно: допоки не отримаєте фінансування від ФСС та не виплатите допомогу працівнику, Повідомлення подавати нема про що.

Зауважте, що відповідальність за несвоєчасне подання Повідомлення не передбачена. Водночас якщо ви не повідомите про проведені виплати протягом 3 місяців з дня здійснення фінансування, то на вас очікує перевірка робочих органів ФСС щодо використання коштів Фонду.

При визначенні строків подання Повідомлення про проведення виплат слід керуватися ст. 254 ЦКУ6. Строк, що визначений місяцями, спливає у відповідне число останнього місяця строку. Це підтверджує ФСС у листі від 01.10.2018 р. № 2.4-16-3103 (див. «ЗКС», № 21/2018, с. 9). Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий, неробочий день, який визначений відповідно до закону в місці вчинення певної дії, днем закінчення строку є перший за ним робочий день.

Приклад 1. Працівник надав листок непрацездатності 03.06.2019 р., комісія із соціального страхування оперативно прийняла рішення про призначення лікарняних, а бухгалтерія без зволікань розрахувала, нарахувала їх у бухобліку і 06.06.2019 р. подала заяву-розрахунок до робочого органу ФСС. Кошти на виплату допомоги отримані від ФСС 23.08.2019 р., а виплачені працівнику 27.08.2019 р.

У цьому випадку Повідомлення потрібно подати не пізніше 27.09.2019 р. І якщо воно не буде подане протягом 3-х місяців з дня здійснення фінансування (останній день 25.11.2019 р., оскільки 23.11.2019 р. — вихідний день, субота), то можлива перевірка ФСС.

Компенсація за несвоєчасну виплату Формально допомога по тимчасовій непрацездатності та декретні підлягають компенсації в разі затримки їх виплати на один і більше місяців (п. 3 Порядку № 159)7. Причому компенсація повинна виплачуватися за рахунок коштів ФСС (ст. 6 Закону про компенсацію8, п. 7 Порядку № 159).

Проте в питанні виплати компенсації треба відштовхуватися від того, чи було порушено строк виплати, чи була затримка виплати, адже ст. 2 Закону про компенсацію передбачає, що «компенсація громадянам втрати частини доходів у зв’язку з порушенням строків їх виплати (далі — компенсація) провадиться у разі затримки…». Як зазначалося вище, роботодавець не може виплатити допомогу до отримання фінансування від ФСС. Строк виплати допомоги настає після отримання фінансування в найближчий строк, встановлений для виплати зарплати. Виходить, що затримка фінансування від ФСС не тягне за собою виплату компенсації за несвоєчасну виплату допомоги.

Індексація Тут розмова коротка: ні лікарняні, ні декретні не індексують. Проте потрібні підстави. Звісно, ми їх вкажемо.

Те, що допомога по вагітності та пологах не підлягає індексації, прямо вказано в ч. 3 ст. 2 Закону про індексацію9. Крім того, згідно з абз. 3 п. 3 Порядку № 1078 не є об’єктом індексації виплати, які розраховуються виходячи з середньої зарплати. А оплата перших п’яти днів хвороби, допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах розраховують виходячи з середньої зарплати згідно з Порядком № 1266.

Як бачимо, хоча затримка допомоги і проблемна ситуація, але шляхи вирішення її є. Дійте згідно з нашими рекомендаціями, і все буде добре!