Ви ще виплачуєте зарплату готівкою? Чи буде роботодавець відповідати за недоплачені копійки номіналом 1, 2 чи 5 копійок з 1 жовтня

Версія для друку

07 жовтня, 2019

Тема: Інші питання оплати праці Готівкові розрахунки Перевірки Оплата праці Інші питання оплати праці

Олена Коновалова,

заступник директора департаменту — начальник відділу з питань трудових відносин Державної служби України з питань праці

Вікторія Змієнко, 

головний редактор газети «Зарплата та кадрова справа»

Нові готівкові правила

Відповідно до ч. 1 ст. 23 Закону про оплату праці заробітна плата працівників на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України. Виплата заробітної плати у формі боргових зобов'язань і розписок або у будь-якій іншій формі забороняється.

Підпунктом 1 п. 1 постанови № 821 передбачено, що з 1 жовтня 2019 року вилучаються з готівкового обігу монети номіналами 1, 2 та 5 копійок і відповідно до абз. 1 п. 2 цієї постанови ці монети перестають бути засобом платежу під час здійснення розрахунків готівкою. Банкам заборонено з 1 жовтня 2019 року видавати з їх кас монети дрібних номіналів за всіма видами готівкових операцій. Отже фактично роботодавці не можуть отримати в банках ці монети, щоб потім виплатити повністю зарплату.

Як бачимо, саме з готівкового розрахунку вилучаються монети номіналами 1, 2 та 5 копійок. А для безготівкових розрахунків такої норми немає. Тому найпростішим вирішенням проблеми з виплатою зарплати з копійками — це виплачувати зарплату на банківські рахунки працівників. Однак роботодавець не може зобов’язати працівника отримувати зарплату саме безготівково. Така форма виплати можлива лише за згоди працівника у письмовій формі — це передбачено ч. 5 ст. 24 Закону про оплату праці.

ЦИТАТА. «За особистою письмовою згодою працівника виплата заробітної плати може здійснюватися через установи банків, поштовими переказами на вказаний ними рахунок (адресу) з обов'язковою оплатою цих послуг за рахунок роботодавця.»

(ч. 5 ст. 24 Закону про оплату праці)

Якщо виплачувати безготівково немає можливості незалежно від причин, то потрібно проводити виплати зарплати готівкою. При цьому слід зважати на такі нюанси.

Нюанс 1. Суму зарплати до виплати, як і завжди, розраховуємо з округленням до 1 копійки незалежно від форми виплати: готівкою чи у безготівковій формі. На сьогодні немає спеціальних норм, які б дозволяли роботодавцеві заокруглювати ці суми до сум, які забезпечать виплату з копійками номіналів, що є засобом платежу при готівкових розрахунках або які можна отримати в банку. Щодо цього не внесено жодних змін до нормативних документів, які регламентують виплату зарплати, зокрема до КЗпП та Закону про оплату праці.

Зверніть також увагу, що в ІПК ДПСУ від 16.09.2019 р. № 243/6/99-00-07-01-01-15/ІПК зазначено, що нормами ПКУ не передбачено врахування будь-яких заокруглень при нарахуванні, утриманні та сплаті (перерахуванні) ПДФО та ВЗ.
Це означає, що якщо нараховано зарплату в сумі 5111,00 грн, то з неї утримуємо:
— ПДФО в сумі 919,98 грн (5111,00 × 18%);
— ВЗ в сумі 76,67 грн (5111,00 × 1,5%).
Тобто в бухобліку слід нарахувати ПДФО і ВЗ саме в сумі 919,98 грн та 76,67 грн відповідно. І перерахувати до бюджету потрібно саме такі суми. 
Отже, на етапі розрахунку та сплати сум ПДФО та ВЗ не потрібно проводити будь-які заокруглення, на кшталт: 919,98 грн  920,00 грн; 76,67 грн  76,70 грн.
При цьому сума зар­плати до виплати становитиме 4114,35 грн (5111,00 − 919,98 − 76,67).

Нюанс 2. З 1 жовтня 2019 року монети 25 коп. починають вилучати з обігу (п.п. 2 п. 1 постанови № 82), хоча на відміну від 1, 2 та 5 коп. вони перебувають в обігу до прийняття окремого рішення Правлінням НБУ про їх вилучення (абз. 2 п. 2 постанови № 82).

Водночас монети номіналом 25 коп. банки не будуть видавати із своїх кас, оскільки вони теж віднесені постановою № 82 до монет дрібних номіналів, які, у свою чергу, разом з копійками номіналом 1, 2 та 5 банкам заборонено з 1 жовтня 2019 року видавати з кас за всіма видами готівкових операцій. А от приймати 25 коп. банки будуть (п.п. 4 п. 5 постанови № 82).

Тобто монетою 25 коп. поки що можна розраховуватися, вони можуть бути у касах підприємств, але з банку такі монети роботодавець не отримає.

Отже, фактично по чеку в банку можна буде отримати лише копійки кратні 10 коп. (монети номіналом 10 коп. або 50 коп), оскільки 1, 2 та 5 коп. взагалі «не ходять», а 25 коп. — не видають банки.

Нюанс 3. Заокруглення копійок передбачене такими нормами:

1. Пунктом 5¹ постанови № 82. Для банків з метою вилучення з готівкового обігу монет дрібних номіналів передбачено право проводити заокруглення сум касових операцій за правилами, установленими п. 4 постанови Правління НБУ від 15.03.2018 р. № 25:

— сума, що закінчується від 1 до 4 коп., заокруглюється в бік зменшення до найближчої суми, яка закінчується на 0 коп.;

— сума, що закінчується від 5 до 9 коп., заокруглюється в бік збільшення до найближчої суми, яка закінчується на 0 коп.

Таке заокруглення банки можуть застосовувати за кожним касовим документом.

Проте роботодавців норма п. 5¹ постанови № 82 не стосується. Тільки якщо роботодавець принесе чек до банку з копійками, що не ходять в обігу, банк може провести заокруглення відповідно до зазначеної норми. Те ж, на нашу думку, буде і з 25 коп., позаяк їх банки лише приймають, але не видають. Зверніть увагу, що в нормі п. 5¹ постанови № 82 йдеться про право банку заокруглювати, а не обов’язок, оскільки в цій нормі написано так: «Банки України … мають право». А тому заокруглювати чи ні суму в чеку банки будуть вирішувати самі. Враховуйте це, подаючи чек до банку на зняття готівки.

2. Пунктом 6 постанови № 82 юридичним особам незалежно від організаційно-правової форми та форми власності (крім банків), відокремленим підрозділам юридичних осіб, підприємцям дозволено проводити заокруглення лише загальних (у чеку) сум розрахунків готівкою за товари (роботи, послуги) за правилами, визначеними постановою Правління НБУ від 15.03.2018 р. № 25. Тобто лише при продажу за готівку суб’єкти господарювання можуть заокруглювати копійки. А про зарплатні розрахунки з працівниками у п. 6 не зазначено.

Підсумуємо: з 1 жовтня 2019 року роботодавці при виплаті зарплати готівкою зможуть використовувати лише ті монети, які знаходяться у обігу (окрім 1, 2 та 5 копійок) та які вони зможуть отримати у банку для виплати зарплати. Враховуючи, що 25 коп. банк уже не видає, то отримати з банку за чеком можна буде тільки копійки номіналом 10 та 50 коп. Тому точно виплатити працівникам з каси можна суми з копійками 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80 та 90 коп.

Однак за відомістю на виплату готівки (видатковим касовим ордером) можливо виплатити з каси і суми з копійками, кратними 5 коп. Коли це можливо? Монети номіналом 25 коп. знаходяться в обігу, і якщо вони є в касі підприємства або працівники можуть «дати решту» в касу наявними у них 25 коп., то можливо виплатити і різні суми (тут касир має «включити» фантазію), наприклад, так:

— 25 коп. (за наявності у касі такої монети) або видати з каси 1 грн, а працівник «дасть решту» 75 коп.;

— 5 коп. (з каси 25 коп. — працівник повертає в касу дві монети по 10 коп.);

— 15 коп. (з каси 25 коп. — працівник повертає в касу монету 10 коп.);

— 35 коп. (з каси 25 коп. + 10 коп.);

— 45 коп. (з каси 25 коп. + дві монети по 10 коп.);

— 55 коп. (з каси 25 коп. + 3 × 10 коп.);

— 65 коп. (з каси 25 коп. + 4 × 10 коп.);

— 75 коп. (з каси 25 коп. + 5 × 10 коп. або з каси 3 × 25 коп. або з каси 25 коп. + 50 коп.);

(…і т.д.);

— 1,05 грн (з каси 25 коп. + 8 × 10 коп.).

Якщо у вас за платіжною відомістю сума з копійками 25 чи 75 коп. є у парної кількості працівників, тоді загальна сума, яку отримаєте за чеком у банку, буде з копійками, кратними 50 коп. Єдине, що доведеться зробити касиру при видачі сум з 25 коп., — це розбити їх між працівниками (наприклад, за чеком отримано 50 коп., які мають видати як 25 коп. двом працівникам).

Поради щодо подолання проблем з копійками

Тепер розберемося, як виплачувати зарплатні копійки, для яких не знайдеться монет в обігу чи банку. Оскільки для роботодавців законодавством не передбачено будь-яке заокруглення на етапі розрахунку зарплати до виплати, то можливі 2 варіанти. У відомості на виплату зарплати (видаткових касових ордерах) щодо працівників слід вказувати суми з копійками, кратні 10 коп. (або 5 коп.), тобто фактично працівникові:

варіант 1 — виплачуємо менше, залишивши до наступного разу копійки, які не можна виплатити;

варіант 2 — виплачуємо більше, а на суму переплати зменшувати наступну виплату.

До речі, застосування саме одного із таких варіантів підтримує і НБУ:

ЦИТАТА. «Після 1 жовтня 2019 року при виплаті заробітної плати з кас підприємства радимо зазначати у видатковому касовому ордері або видатковій відомості суми виплат у сумах, кратних 10 копійкам. Також рекомендуємо застосовувати практику нарахування сум заробітної плати з урахуванням частки у копійках як кредиторської/дебіторської заборгованості, що переходить на наступний місяць, що не викликає необхідності в округленні нарахованих сум.

Крім того зазначаємо, що відповідно до пункту 2 статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» відображення та облік зазначених вище операцій відноситься до питань організації бухгалтерського обліку на підприємстві і належить до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Одночасно зазначаємо, що одним зі шляхів уникнення незручностей під час виплат заробітної плати може бути укладення відповідного договору з обслуговуючим банком та здійснення перерахування зазначених виплат на рахунки працівників, оскільки під час здійснення безготівкових розрахунків заокруглення не здійснюється (пункт 6 постанови Правління НБУ від 15.03.2018 р. № 25)».

(за інформацією Національного банку України, розміщеній 30.09.2019 р.на його сторінці у фейсбуці (https://www.facebook.com))

Варіант 1: виплачуємо менше — решту при наступній виплаті

Цей варіант передбачає такі дії:

1) у відомості на виплату готівки зазначається та сума, яку можна виплатити кожному працівникові готівкою, відкидаючи копійки, які не можна виплатити. При цьому загальна сума, яку ми отримуємо за чеком, має бути кратною 10 коп. —> її отримуємо в банку —> виплачуємо готівкою з каси зарплату працівникам (за потреби «розбиваємо» копійки для виплати сум з 5 коп.);

2) залишок невиплачених копійок обліковується у бухобліку як заборгованість перед працівником (за Кт 661 або Кт 6511 (для бюджетників));

3) наступного разу у відомості на виплату готівки зазначаємо суму з урахуванням кредиторської заборгованості з минулого разу та з урахуванням того, яку суму можна виплатити цього разу. Якщо знову залишаються копійки, які ми не зможемо виплатити, то їх залишаємо як кредиторську заборгованість перед працівником.

Покажемо на прикладі.

Приклад 1. Працівнику за вересень 2019 року потрібно виплатити зарплату в сумі 5000,08 грн. Зарплату за вересень виплачують 7 жовтня 2019 року, аванс за жовтень — 22.10.2019 р.

Оскільки з 1 жовтня 2019 року 8 копійок виплатити немає можливості, оскільки копійки 1, 2 та 5 (1 коп. + 2 коп. + 5 коп. = 8 коп) «не ходять», то виплачують працівникові лише 5000,00 грн. А 8 коп. залишається як заборгованість роботодавця перед працівником до наступної виплати (обліковується за Кт 661 або Кт 6511 (для бюджетників)).

Аванс виплачуємо (22.10.2019 р.) у сумі з копійками, які можна виплатити. Уже при виплаті авансу можна врахувати недоплачені 8 коп. Втім, якщо орієнтуватися на нарахування зарплати у бухобліку, то недоплачені 8 копійок на рахунках бухобліку врахуються при виплаті нарахованої зарплати за жовтень (07.11.2019 р.).

Такі маніпуляції з відкиданням копійок слід проводити при кожній виплаті, коли є копійки, які немає можливості виплатити працівнику готівкою.

При застосуванні цього варіанта у сумлінних роботодавців одразу виникають запитання:

1. Чи вважається така виплата виплатою зарплати не в повному обсязі?

2. Чи буде Держпраці за це притягати до відповідальності відповідно до абз. 3 ч. 2 ст. 265 КЗпП (штраф на роботодавця у розмірі 3 МЗП за виплату зарплати не в повному обсязі)?

На нашу думку, ніякі штрафи при подібній схемі виплати зарплати не мають застосовуватися, адже роботодавець діяв відповідно до законодавчих норм та чинних правил готівкових розрахунків. Не можна розцінювати такі дії роботодавця і як порушення строку виплати зарплати2. Аргументи такі:

— роботодавець здійснює виплату зарплати у грошових знаках, що мають законний обіг на території України (ч. 1 ст. 23 Закону про оплату праці);

— роботодавець, як і раніше, суму зарплати до виплати розраховує з округленням до 1 копійки незалежно від форми виплати (готівкою чи у безготівковій формі);

— обов’язку заокруглювати копійки, які не можна виплатити, при зарплатних розрахунках, для роботодавців не передбачено жодним нормативним документом, у тому числі постановою № 82;

— фактично не виплачені копійки «не згорають», а виплачуються наступного разу.

Варіант 2: виплачуємо більше — переплату враховуємо при наступній виплаті

Цей варіант передбачає такі дії:

1) у відомості на виплату готівки щодо кожного працівника зазначається та сума, яку можна виплатити у більшій сумі (тобто отриману суму зарплати до виплати округлюємо у бік збільшення до копійок, які можна виплатити). При цьому загальна сума, яку ми отримуємо за чеком, має бути кратною 10 коп. —> її отримуємо в банку —> виплачуємо готівкою з каси зарплату працівникові (за потреби «розбиваємо» копійки для виплати сум з 5 коп.);

2) переплата копійок обліковується у бухобліку як заборгованість працівника (за Дт 661 або Дт 6511 (для бюджетників));

3) наступного разу у відомості на виплату готівки зазначаємо суму з урахуванням дебіторської заборгованості з минулого разу та з урахуванням того, яку суму можна виплатити цього разу. Якщо знову залишаються копійки, які ми не зможемо виплатити, то знову робимо переплату копійок.

Покажемо на прикладі.

Приклад 2. Працівнику за вересень 2019 року потрібно виплатити зарплату в сумі 5000,08 грн. Зарплату за вересень виплачують 7 жовтня 2019 року, аванс за жовтень — 22.10.2019 р.

Оскільки з 1 жовтня 2019 року 8 коп. виплатити немає можливості через відсутність монет 1, 2 та 5 коп., працівнику виплачують 5000,10 грн. А 2 коп., які переплатили, є авансом працівнику (обліковується за Дт 661 або Дт 6511 (для бюджетників)).

При наступній виплаті — у строк для виплати авансу (22.10.2019 р.) рахують суму авансу, наприклад, це сума до виплати 2000,14 грн. Враховуючи, що працівник нам заборгував 0,02 грн, сума до виплати мала б бути меншою на ці копійки —2000,12 грн (2000,14 − 0,02). Але оскільки монети номіналом 2 коп. немає, виплатити ми можемо лише 2000,20 грн. При виплаті зарплати за жовтень (07.11.2019 р.) потрібно буде врахувати переплату 2 коп. та суму виплаченого авансу 2000,20 грн.

Які ризики для роботодавців при застосуванні варіанта 2? З боку Держпраці начебто ніяких, адже платимо працівникові більше, і недоплати немає… Але є ризик, що у податківців виникнуть питання до виплаченого копійчаного авансу без сплати ЄСВ, ПДФО та ВЗ (наприклад, переплата в сумі 3 коп.3 дає ЄСВ за ставкою 22% 1 коп.). Наразі ДПСУ з цього питання позицію не озвучила. На нашу думку, маніпуляції з «копійчаною переплатою» через відсутність законних засобів платежу не мають призводити до застосування штрафів за несплату ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Однак, як кажуть «береженого Бог береже»... Тому до появи офіційної позиції ДПСУ радимо мати невеличку переплату з цих платежів, щоб завжди копійчаний аванс був перекритий наявною переплатою по ЄСВ, ПДФО та ВЗ.

При застосуванні варіанта 2 можуть виникнути питання щодо необхідності застосування ст. 127 КЗпП. Так, п. 1 ч. 1 ст. 127 КЗпП передбачає відрахування із зарплати працівників для покриття їх заборгованості за наказом (розпорядженням) роботодавця «для повернення авансу, виданого в рахунок заробітної плати». При цьому наказ має бути видано не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу. Однак ми вважаємо, що у випадку з «копійчаною» переплатою, яка виникла через відсутність в обігу необхідних монет, не має йтися про застосування обмежень, передбачених ст. 127 КЗпП. На нашу думку, до внесення необхідних змін до профільних нормативно-правових актів роботодавець має виробити свій механізм виплати зарплатних копійок готівкою, використовуючи при цьому лише монети, що є в обігу. Такий механізм доцільно прописати у локальному документі роботодавця (наприклад, у наказі), ознайомивши з ним працівників та залучившись згодою на це працівників.

ВИСНОВОК. Будь-який із цих двох варіантів може бути застосовано на практиці, бо фактично працівник отримає належні йому суми: не виплачені копійки «не згорають», а виплачуються наступного разу (варіант 1), або спочатку виплачується більше, а потім на суму переплати зменшується наступна виплата (варіант 2). Недоплата зарплати через відсутність монет у обігу ≠ невиплата на цю суму зарплати! Не можна виплатити те, для чого немає платіжних знаків у обігу. А отже, підстав застосовувати штрафи до роботодавців немає.

На жаль, озвучені сьогодні два варіанти не спрацюють при виплаті допомоги за рахунок ФСС, кошти для чого надходять на окремий рахунок в банку, при розрахунку у день звільнення. Отже, тема «копійчаних розрахунків» не закрита.

Який би варіант ви не застосовували, слід враховувати, що є лише незручності у готівковій виплаті суми зарплати, що належить до виплати працівнику. При цьому виведення з готівкового обігу монет номіналом 1, 2 та 5 копійок — не привід нараховувати працівникові будь-яку ДОДАТКОВУ виплату! Вже у наступному випуску газети ми розглянемо як виплутатися з «готівкових» лабіринтів у цих та інших ситуаціях. До зустрічі!