«БУХГАЛТЕРІЯ: БЮДЖЕТ»:
Якщо працівник поїхав у відрядження «за свої», то в які терміни слід подати Звіт?
(коментар до ІПК ДПС України від 18.10.2024 № 4918/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК)
Версія для друку
Алла Головко, експерт газети «Бухгалтерія: бюджет»
(коментар до ІПК ДПС України від 18.10.2024 № 4918/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК)
Аванс видавали
Згідно з п. 4 розд. І Інструкції № 591 установа, що відряджає працівника у службове відрядження, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час такого відрядження (авансом). Отже, бюджетна установа зобов’язана видати аванс працівнику при відправленні у відрядження. Це свого часу підкреслювали і податківці в листі від 03.07.2013 № 6091/6/99-99-22-02-04-15/1692. Незабезпечення працівника авансом перед відрядженням є порушенням трудового законодавства й вимог Інструкції № 59.
Тому норми Інструкції № 59, Порядку № 8413 (та й норми ПКУ4, присвячені службовим відрядженням) прописані з урахуванням того, що аванс все ж таки видається.
Строки подання По-перше, це строки подання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт).
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Строки подання Звіту, встановлені Інструкцією № 59 і п.п. 170.9.3 ПКУ, різні. Але бюджетні установи в цьому питання керуються саме Інструкцією № 59, адже абз. 17 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ встановлено, що суми і склад витрат на відрядження, порядок звітування про використання коштів, виданих на відрядження, визначаються КМУ. Інструкція № 59 затверджена наказом Мінфіну, а не КМУ. Втім, вона затверджена на виконання постанови КМУ від 05.01.1998 № 10, яка хоч давно і втратила чинність, але дає підстави стверджувати, що Інструкція № 59 — це саме той документ, про який йдеться в абз. 17 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.
При цьому п. 14 розд. І Інструкції № 59 встановлено, що Звіт складається і подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі. Строки подання Звіту однакові як для відряджень по Україні (п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59), так і для закордонних відряджень (п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59) — див. таблицю нижче.
Строки подання Звіту й повернення коштів
|
Ситуація |
Строк подання Звіту й повернення коштів |
|
1. Перед відрядженням працівнику був виданий аванс шляхом:
|
Звіт подають до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи |
|
Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно зі Звітом) підлягає поверненню працівником на відповідний рахунок установи у встановленому законодавством порядку, а в разі отримання авансу готівкою сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації |
|
|
2. Перед відрядженням працівнику видавався аванс готівкою (на початку матеріалу ми зазначали, хто має право на отримання авансу готівкою) |
Подати Звіт і повернути надміру витрачені кошти слід до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи |
|
3. Перед відрядженням працівнику видавався аванс шляхом перерахування на корпоративну платіжну картку, і працівник розраховувався безготівково |
Звіт подається до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Але! За наявності поважних причин керівник може продовжити строк подання Звіту до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами) |
Відповідальність По-друге, це відповідальність працівника, якщо він не подасть Звіт своєчасно і при цьому у нього залишаться невикористані кошти. У такому разі у працівника виникає оподатковуваний дохід. Із суми невитрачених коштів утримують ПДФО й ВЗ. При визначенні бази оподаткування для ПДФО застосовують «натуральний» коефіцієнт. Для ВЗ застосування «натурального» коефіцієнта не передбачено. Розрахунок суми ПДФО, що підлягає утриманню з доходу працівника у зв’язку з несвоєчасним поверненням підзвітних сум, наводиться у Звіті. Зауважте, що у формі Звіту не передбачений розрахунок суми ВЗ. Вважаємо, що його розрахунок можна дописати самостійно. Суму оподатковуваних невитрачених коштів з урахуванням «натурального» коефіцієнта відображають в Податковому розрахунку з ознакою доходу «118». Неоподатковувані підзвітні суми до звітності не потрапляють.
Авансу не було
Як ми зазначили вище, вся нормативка прописана так, що аванс видається обов’язково. Відповідно Інструкція № 59 не визначає, у які строки треба подати Звіт, якщо аванс працівнику перед відрядженням не видавався зовсім.
Але на практиці у бюджетних установ це найпоширеніша ситуація. Тож у які строки тоді слід подавати Звіт?
Якщо аванс працівнику не видавали, то, на нашу думку, при поданні Звіту не обов’язково дотримуватись установлених строків. Це загалом підтверджували податківці в ЗІР5.
Проте обережним роботодавцям краще перестрахуватися і врахувати позицію податківців, наведену в коментованій ІПК. Так, вони стверджують: якщо фізична особа (працівник) під час відрядження або при виконанні окремих цивільно-правових дій використовував власні кошти, то такий працівник подає Звіт у встановлені строки.
ДО ВІДОМА. Податківці посилаються на строки, встановлені ПКУ. Але вище ми підкреслили, що в цьому питанні бюджетники орієнтуються саме на Інструкцію № 59.
Тож, аби не створювати зайвих прецедентів, рекомендуйте працівникам подавати Звіт до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Таку вимогу можна прописати в Положенні про службові відрядження, затвердженому в установі.
А якщо строки все ж таки порушені? Тоді за це можна передбачити дисциплінарну відповідальність.
Але якщо працівнику не видавали аванс, то навіть у разі несвоєчасного подання Звіту оподатковуваний дохід не виникає (адже факту несвоєчасно повернених коштів немає).
