«БУХГАЛТЕРІЯ: БЮДЖЕТ»:
Інструкція про службові відрядження: вивчаємо зміни

Версія для друку

14 листопада, 2023

Тема: Відрядження Відрядження Відрядження

Алла Головко, експерт газети «Бухгалтерія: бюджет»

Про що йдеться

Коментованим наказом ухвалено зміни до Інструкції № 591.

Втім, через декілька днів після цього Мінфін наказом «Про внесення змін до Змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 31.10.2023 № 608 вніс до нього зміни, але незначні і здебільшого пов’язані з виправленням неточностей.

Тож далі будемо розглядати всі зміни (обидва накази) разом, тим паче що набрали чинності вони одночасно — 07.11.2023.

Нововведення очікувані, адже з 01.04.2023 відкориговано норми ПКУ2 щодо оподаткування ПДФО доходів у вигляді коштів, отриманих на службове відрядження (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 11/2023, с. 3), а з 01.08.2023 до ПКУ було внесено певні уточнення, що стосуються бюджетних установ (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 30/2023, с. 8). Тому тепер Інструкцію № 59 узгоджено з цими змінами. Але заразом Мінфін підкоригував інші норми, врахувавши сучасні реалії.

Кому можна видавати аванс готівкою: перелік узгоджено з постановою № 98

Як відомо, ще з 2019 року як постанова № 983, так і Інструкція № 59 передбачають видавання авансу на відрядження лише безготівково, а саме аванс перераховують на відповідний рахунок працівника для використання із застосуванням платіжних карток. Втім, є й винятки, які чітко прописані в абз. 2–3 п. 5 постанови № 98.

Натомість Інструкція № 59 в цій частині не відповідала постанові № 98. Тож коментованими змінами це виправлено. Тепер обидва документи передбачають, що аванс може бути виданий готівкою тільки (абз. 2–3 п. 5 постанови № 98, оновлені абз. 2–4 п. 4 розд. І Інструкції № 59):

• державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження Офісом Президента України, Апаратом ВРУ, Секретаріатом КМУ, Мінекономіки у складі закордонних делегацій на чолі з Президентом України, Головою ВРУ, Прем’єр-міністром України, віце-прем’єр-міністрами, міністрами та заступниками міністрів, а також у складі передових груп, що забезпечують підготовку закордонних візитів зазначених посадових осіб;
• працівникам, яких у відрядження направляють державні органи і військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

Підтвердні документи

Електронний документ Новими абз. 2–4 розд. І Інструкції № 59 встановлено таке.

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжну картку чи її реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою банку — емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції.

Підтвердні документи можуть бути в паперовій та/або електронній формі.

Електронний документ, пред’явлений у візуальній формі відображення на папері, складений з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, вважається підтвердним документом.

Отже, тепер в Інструкції № 59 чітко зафіксовано, що електронний документ є підтвердним документом. Такі зміни якраз і пов’язані з узгодженням норм Інструкції № 59 з останніми змінами в ПКУ, адже з 01.04.2023 п.п. 170.9.2 ПКУ передбачає: в разі якщо під час відрядження працівник для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У зв’язку з цим у тексті всієї Інструкції № 59, де йшлося про відшкодування витрат на підставі підтвердних документів в оригіналі, це слово прибрали. Тепер ідеться тільки про підтвердні документи.

Наприклад, у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів (оновлені абз. 2 п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 щодо відряджень по Україні та абз. 3 п. 11 розд. III Інструкції № 59 для закордонних відряджень):

• розрахунковий документ або документ, що підтверджує здійснення платіжної операції в готівковій чи безготівковій формі (платіжна інструкція, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка банку — емітента платіжної картки, квитанція до прибуткового касового ордера);
• роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
• відривна частина посадкового талона (раніше тут ішлося про оригінал відривної частини) пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

Підтвердні документи Відповідно до оновленого абз. 1 п. 14 розд. І Інструкції № 59 підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є:

• розрахункові документи відповідно до Закону про РРО4
• а також документи, визначені ПКУ та Інструкцією № 59.

Своєю чергою, оновленим абз. 1 п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 (для відряджень по Україні) та абз. 14 п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59 (для закордонних відряджень) встановлено, що витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, а саме транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів або документів, що підтверджують здійснення платіжної операції з їх придбання у готівковій чи безготівковій формі за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси; рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо.

Звітування про відрядження

Це питання вже має свою історію . Нагадаємо, як відбувалися події.

По-перше, з 01.04.2023 в ПКУ було змінено підстави та строки подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, який перейменовано в Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). Звіт за новою формою подають з 13.07.2023 (див. коментар в газеті «Бухгалтерія: бюджет»,https://ibuhgalter.net/material/1537/29260). Водночас п.п. 170.9.4 ПКУ було визначено, що Звіт слід подавати тільки в двох випадках (а в інших — тільки підтвердні документи), причому в строк до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому платник податку завершує відрядження. Проте такі вимоги не відповідали Інструкції № 59. Коментуючи ці зміни, ми рекомендували подавати Звіт і надалі в усіх випадках (а не тільки тих, які зазначені в ПКУ). Це пов’язано не тільки з вимогами Інструкції № 59, а і з реєстрацією зобов’язань (та й від читачів надходила інформація, що казначеї не реєстрували зобов’язання тільки на підставі підтвердних документів, тобто без Звіту).

По-друге, з 01.08.2023 Законом № 32195 внесено зміни до абз. 17 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, а саме: «Суми та склад витрат на відрядження, порядок звітування про використання коштів, виданих на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабінетом Міністрів України. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суму, встановлену цим підпунктом».

Тоді стало зрозуміло, що бюджетникам, враховуючи їхню специфіку, в питаннях звітування про відрядження та строків такого звітування залишили все як було. Тому з 01.08.2023 ми рекомендували вам звітувати про відрядження, дотримуючись норм Інструкції № 59, тобто по-старому.

В результаті так і сталося. Коментованими змінами встановлено таке.

Підстави для подання Звіту Оновленим п. 14 розд. І Інструкції № 59 встановлено, що працівник складає і подає Звіт (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» за формою, затвердженою наказом МФУ від 28.08.2015 № 841, разом із підтвердними документами для розгляду і ухвалення рішення про відшкодування вартості витрат.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Подавати Звіт слід при кожному поверненні з відрядження без винятків.

Строки В питанні визначення строків подання Звіту в загальному випадку також все залишається по-старому — див. табл. 1. Порядок подання для відряджень по Україні визначено п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59, а для закордонних відряджень — п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59.

Таблиця 1. Строки подання Звіту та повернення коштів

Як і раніше, Інструкція № 59 оминає питання про те, в які строки треба подати Звіт, якщо аванс працівнику перед відрядженням не видавали зовсім. А все тому, що незабезпечення працівника авансом перед відрядженням є порушенням трудового законодавства та вимог Інструкції № 59. Раніше податківці в цьому питанні рекомендували дотримуватися таких самих строків, як і в разі видавання авансу, а зараз говорять вже про те, що йдеться про цивільно-правові відносини, які не регулюються ПКУ6.

Втім, аби не створювати зайві прецеденти, рекомендуйте працівникам подавати Звіт до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Таку вимогу можна прописати в Положенні про службові відрядження, затвердженому в установі.

ДО ВІДОМА. Абазцом 17 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ встановлено, що суми та склад витрат на відрядження, порядок звітування про використання коштів, виданих на відрядження, визначаються КМУ. Інструкцію № 59 затверджено наказом Мінфіну, а не КМУ. Втім, її затверджено на виконання постанови КМУ від 05.01.1998 № 10, яка хоча давно втратила чинність, але дає підстави стверджувати, що Інструкція № 59 — це саме той документ, про який йдеться в абз. 17 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

Фактична кількості днів передування у відрядженні

З 01.04.2023 абз. 3 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ було визначено таке: «Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні)».

Уточнення про наявність одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні начебто і непримітне, але воно наробило галасу серед бухгалтерів. Особливо це стосується ситуацій, коли працівник відбуває у відрядження на службовому автомобілі (пальне водій отримує в установі перед початком відрядження):

• на один день і, відповідно, не має проїзних документів, чеків на придбання пального та інших первинних документів;
• на декілька днів, але не має проїзних документів та документів на проживання з різних причин: в разі забезпечення його приміщенням для ночівлі безпосередньо установою або ночівлі у родичів тощо.

Про проблеми застосування цієї норми ми писали не раз (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 19/2023, с. 21 та № 24/2023, с. 16). А позиція податківців щодо цього питання ставала дедалі жорсткішою: як документальні докази вони вимагали саме первинні документи, а інші документи (зокрема й посвідчення про відрядження) до уваги не брали.

Після набрання чинності коментованими змінами щодо цього питання бюджетники можуть зітхнути з полегшенням, адже Мінфін пропонує ось що — див. табл. 2.

Таблиця 2. Відшкодування добових та визначення фактичної кількості днів у відрядженні

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Отже, як і раніше, Інструкція № 59 передбачає, що сума добових визначається згідно з наказом (розпорядженням) керівника та відповідними первинними документами. Але раніше вона визначала, що за відсутності наказу добові витрати не виплачуються (старий абз. 4 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59). Тепер вимоги жорсткіші: добових не буде за відсутності не тільки наказу, а і підтвердних документів.

Втім, на відміну від податківців, які вимагають як підтвердні документи виключно первинку, Інструкція № 59 щодо цього питання більш лояльна.

Отже, в ситуації, коли у працівника є підтвердні документи (проїзні квитки, документи на проживання тощо), як раніше, так і зараз проблем немає. Вони підтверджують факт перебування у відрядженні та є підставою для відшкодування добових і документальними доказами перебування у відрядженні.

Якщо ж таких підтвердних документів немає з не залежних від працівника причин (відрядження на власному авто на один день або на кілька днів, але з ночівлею у родичів, тощо), то підтвердити факт перебування у відрядженні може:

• довідка підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження;
• службова записка у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погоджена безпосереднім керівником. Вважаємо, що цей документ слід застосовувати в останню чергу, коли неможливо отримати довідку з підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, проставити відмітки у посвідченні про відрядження тощо. Тим паче що Інструкція № 59 не визначає, хто погодить таку службову записку в разі відрядження самого керівника;
• та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні. І тут може бути будь-який документ, наприклад Посвідчення про відрядження.

Якщо відрядження скасували, а квиток повернути не можна

Раніше Інструкція № 59 визначала порядок дій тільки в разі повернення квитка на проїзд (літаком, автобусом) у разі скасування відрядження (його перенесення тощо).

Однак ситуації бувають різні, і працівник може не мати можливості повернути квиток. На цей випадок у документі коментованими змінами нарешті прописано таке (в абз. 12–15 п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 — для відряджень по України та в абз. 11–13 п. 11 розд. ІІІ Інструкції № 59 — для закордонних відряджень).

За наявності непередбачуваних до відрядження обставин (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження, скасування авіарейсу, вимушена зміна маршруту поїздки тощо) та неможливості з не залежних від відрядженого працівника причин повернути квиток на літак або інший транспортний засіб витрати, понесені працівником на оплату вартості квитка, можуть бути відшкодовані за рішенням керівника (на підставі підтверджених відомостей та за наявності підтвердних документів).

Керівники підприємств особисто вирішують питання відшкодування своїх витрат, понесених на оплату вартості такого квитка за наявності підтвердних документів та підтверджених відомостей.

Міністри та керівники інших ЦОВВ ухвалюють рішення щодо відшкодування своїх витрат без звернення за відповідним дозволом до Першого віце-прем’єр-міністра або віце-прем’єр-міністра в разі, якщо відрядження здійснювалося за кошти міністерства або іншого ЦОВВ.

Закордонні відрядження

Наказ про відрядження Загалом вимоги до змісту наказу (розпорядження) керівника про закордонне відрядження не змінилися. Проте коментованими змінами запропоновано в разі потреби зазначати в такому документі також вид транспорту, маршрут поїздки у разі наявності пересадок на території України та/або інших іноземних держав з одного на інший транспортний засіб під час перебування в дорозі до відповідної держави відрядження та/або повернення до місця постійної роботи (оновлений абз. 1 п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Добові Коментованими змінами викладено в новій редакції абз. «а» п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59. Раніше він визначав таке: добові виплачують за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, що встановлені для держави, до якої відряджено працівника.

Втім, враховуючи реалії воєнного часу, коли, аби дістатися до країни відрядження, не можна просто сісти на літак і долетіти, а доводиться робити пересадки в інших країнах, цю норму дещо удосконалили.

ЦИТАТА. «16.2. Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, — за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника (за відсутності пересадок на інший транспортний засіб або зупинок у готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України або інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи).

Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця постійної роботи, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав, добові витрати за час проїзду їхньою територією відшкодовуються у сумах, встановлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, або згідно з відмітками прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави).

У разі перетину протягом доби кордону декількох іноземних держав (які не є державою відрядження) добові витрати відшкодовуються у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав.

За день вибуття з України у відрядження за кордон за відсутності пересадки на інший транспортний засіб або зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України добові витрати відшкодовуються за нормами першої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).

День прибуття в Україну (перетину кордону) — за нормами останньої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).

За день перетину кордону держави відрядження (незалежно від наявності протягом доби пересадок та/або зупинок на території інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи) добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника;».

(оновлений абз. «а» п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59)

Розглянемо приклад.

Приклад. Працівника направлено у відрядження до Італії. Він виїжджає з України автобусом 09.11.2023 спочатку в Польщу, куди прибуває 10.11.2023. Із Польщі 10.11.2023 працівник відлітає до Італії, куди дістається теж 10.11.2023.

09.11.2023 За цей день працівнику виплачують добові в розмірі, визначеному для Польщі, зокрема й на підставі такої норми: «Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця постійної роботи, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав, добові витрати за час проїзду їхньою територією відшкодовуються у сумах, встановлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, або згідно з відмітками прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави)».

10.11.2023 За цей день працівнику виплачують добові в розмірі, визначеному для Італії, на підставі такої норми: «За день перетину кордону держави відрядження (незалежно від наявності протягом доби пересадок та/або зупинок на території інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи) добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника».

А раніше добові за 09 та 10 листопада 2023 року треба було оплачувати в розмірі, визначеному для Італії.