«ПРОФЕСІЙНИЙ БУХГАЛТЕР»:
Використання факсимільного підпису в договірних відносинах

Законодавчі приписи та контролюючі органи

Зауважимо, що законодавство не містить визначення власне термінів «факсиміле» або «факсимільний підпис». Однак усі знають, що факсимільний підпис (факсиміле) — це відтворений за допомогою певних засобів копіювання оригінальний власноручний підпис особи. Тобто замість власноручного підпису для зручності в разі великого документообігу використовують спеціальну печатку (штамп), кліше, за допомогою якого цей власноручний підпис відтворюють.

Можливість та умови використання факсиміле регулюється кількома законодавчими актами. В межах цього матеріалу нас передусім цікавитиме використання факсиміле в разі підписання договору та інших документів, пов’язаних з укладеним договором, але ми також торкнемося первинних документів, адже саме за первинку чіпляються податківці, намагаючись оспорювати реальність правочинів.

Законодавство Відповідно до ч. 3 ст. 207 ЦКУ використання під час вчинення правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.

Отже, є кілька умов (детальніше розглянемо їх далі), дотримання яких є обов’язковим для правомірного використання факсимільного підпису.

Відповідно до ч. 1 ст. 12 Закону про електронну комерцію 1, якщо відповідно до акта цивільного законодавства або за домовленістю сторін електронний правочин має бути підписаний сторонами, моментом його підписання є використання:

• електронного підпису або електронного цифрового підпису відповідно до Закону № 2155 2 за умови використання засобу електронного цифрового підпису всіма сторонами електронного правочину;
• електронного підпису одноразовим ідентифікатором, визначеним Законом про електронну комерцію;
• аналога власноручного підпису (факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, іншого аналога власноручного підпису) за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідних аналогів власноручних підписів.

Мінфін та податкова Позиція цих органів стосується саме первинки, адже оформлення договору знаходиться поза межами компетенції податківців. Водночас, як справедливо зазначили податківці в листі ДФСУ від 04.05.2016 № 4582/Л/99-95-42-01-14, цивільне законодавство не застосовується до податкових відносин, якщо інше не встановлено законом (ч. 2 ст. 1 ЦКУ). Отже, оформлення первинки ЦКУ не регулюється.

Тож передусім звернемося до норм ключового бухгалтерського закону.

Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік первинні документи можуть бути складені в паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Нацбанком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо). Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухобліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Отже, в Законі про бухоблік немає ані прямої заборони використовувати факсимільний підпис, ані прямої вказівки на можливість його використання (згадується лише особистий підпис або електронний). Ідемо далі.

Відповідно до п. 2.5 гл. 2 Положення № 88 3документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Використання під час оформлення первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається в порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства. Як бачимо, в Положенні № 88 є, по-перше, «дозвіл» на використання факсиміле, а по-друге, відсилання до норм ЦКУ (а це, зокрема, ч. 3 ст. 207 ЦКУ).

Мінфін у листі від 27.02.2012 № 31-08410- 07-29/4796 зазначив, що використання під час вчинення правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Також Мінфін послався на Закон про бухоблік та Положення № 88 і, процитувавши законодавчі норми, висловив сприятливу позицію щодо використання факсиміле під час оформлення первинки.

А от податківці так просто не здаються і свою думку щодо факсимільного підпису вони змінювали. Так, відповідно до Узагальнюючої податкової консультації з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затвердженої наказом ДПС України від 22.11.2012 № 1047 податківці зазначили, що нормами Закону про бухоблік застосування факсиміле для підпису первинних документів не передбачено.

Однак через кілька років податкова позиція змінилася (див. листи ДФСУ від 20.11.2015 № 24762/6/99-95-42-03-15, від 28.12.2015 № 27862/6/99-95-42-03-15, від 04.05.2016 № 4582/Л/99-95-42-01-14). У цих листах податківці зазначили, зокрема, що використання факсимільного відтворення підпису під час оформлення первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, не порушує законодавства України, крім випадків застосування первинних документів типових і спеціалізованих форм, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.

У більш пізніх роз’ясненнях ( роз’яснення від 08.08.2021 4,  роз’яснення від 10.02.2022 5) Центральне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків також підтвердило позицію, що використання факсимільного підпису при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, не порушує законодавства України. Використання під час оформлення первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається в порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Факсиміле STOP Існують й обмеження у використанні факсиміле. Так, документами, які не можуть бути оформлені за допомогою факсиміле, зокрема, є:

1. банківські розрахункові документи (платіжні доручення, розрахункові чеки, рахунки на сплату платежів, заяви на переказ чи видачу готівки, грошові чеки та інші) — пп. 106, 107 постанови № 103 6;
2. касові документи (касові ордери, відомості на виплату готівки, розрахункові документи, електронні розрахункові документи, інші прибуткові та видаткові касові документи тощо) — розд. III Положення № 148 7(передбачає лише особистий або електронний підпис);
3. податкова, фінансова звітність — п.п. 48.5.1 ПКУ; ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік; Узагальнююча податкова консультація з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затверджена наказом ДПС України від 22.11.2012 № 1047;
4. процесуальні судові документи — ч. 2 ст. 162 ГПКУ 8; правова позиція Верховного Суду, яка полягає в тому, що підписання за допомогою факсиміле заяви та інших документів, які подаються до суду, свідчить, що неможливо встановити вираження справжньої волі особи, чий підпис відтворено, на настання відповідних правових наслідків (ухвала КАС ВС 9від 05.06.2018 у справі № 826/811/17; постанова КАС ВС від 16.03.2020 у справі № 640/5124/19; постанови КГС ВС від 03.05.2018 у справі № 922/1743/17 та від 24.05.2018 у справі № 5027/805-б/2012);
5. організаційні-розпорядчі, фінансові, бухгалтерські документи. Тут слід трохи пояснити. Відповідно до п. 12 розд. 7 Правил № 1000/5 10факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається (до речі, про це згадали податківці в листі ДФСУ від 04.05.2016 № 4582/Л/99-95-42-01-14). Водночас вимоги Правил № 1000/5 щодо роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також з підготовки документів до передавання на архівне зберігання (п. 4 розд. І Правил № 1000/5). Тобто вимоги до оформлення первинки, податкової звітності тощо, зокрема її підписання, Правилами № 1000/5 не регулюється. Своєю чергою, до організаційно-розпорядчої документації належать, зокрема, положення або статут, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, штатні розписи, постанови, рішення, накази, розпорядження, акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо (п. 3 гл. 1 розд. IІ Правил № 1000/5). Отже, підписувати ці документи за допомогою факсиміле не можна, хоча деякі фахівці вважають, що проблему підписання кадрової документації за допомогою факсиміле можна вирішити затвердженням відповідного положення на підприємстві. Чи варто ризикувати, вирішувати вам.

Як домовитися про використання факсиміле?

Знову повернемося до ЦКУ, адже інші законодавчі акти не містять конкретики щодо порядку використання факсиміле.

ЦИТАТА. «Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами».
(ч. 3 ст. 207 ЦКУ)

Отже, є кілька законних підстав для використання факсиміле:

1. положення закону;
2. положення актів цивільного законодавства;
3. письмова згода сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога власноручних підписів;
4. інший спосіб врегулювання порядку використання факсиміле.

ДО ВІДОМА. До актів цивільного законодавства належать:

• Конституція України 11;
• ЦКУ;
• інші закони України, які ухвалюються відповідно до Конституції України та ЦКУ;
• акти Президента України у випадках, встановлених Конституцією України;
• постанови КМУ 12;
• нормативно-правові акти органів державної влади України, органи влади АРК 13, що регулюють цивільні відносини (ст. 4 ЦКУ).

У контексті договірних відносин нас цікавлять письмова згода та інший спосіб врегулювання порядку використання факсиміле. Водночас слід зауважити, що інформації щодо іншого способу врегулювання порядку використання факсиміле ані законодавство, ані судова практика не містить, роблячи ставку лише на письмову згоду.

Отже, постає питання: яким документом слід оформити згоду на використання факсиміле? Чи потрібен окремий договір (угода), обмін листами тощо?

На практиці письмову згоду на використання факсимільного підпису оформлюють одним із таких способів:

① Відповідне положення в самому договорі.
На наш погляд, це оптимальний варіант. У договорі варто визначити, які саме документи, пов’язані з укладеним договором, можуть бути підписані факсиміле (заявки, акти, накладні, пропозиції, додаткові угоди тощо).

② Додаткова угода до укладеного договору.
Теж життєздатний варіант, однак зверніть увагу, що використання факсиміле до моменту оформлення додаткової угоди (за відсутності факсимільної умови в самому договорі) є дуже ризикованим.

③ Окремий договір (угода) про використання факсиміле.
Власне, тут головне те саме, що і з додатковою угодою, — розрив у часі між основним договором та угодою про використання факсиміле. Ті документи, що будуть підписані факсиміле в період відсутності письмово оформленої згоди, несуть у собі ризик визнання таких документів недійсними в разі заперечення їх підписання з боку контрагента. Звісно, окрему угоду можна укласти й того ж дня, що й основний договір, але доречніше внести відповідні положення до основного договору та забути про це питання.

Власне угода про використання факсимільного підпису не містить якихось особливостей. Серед іншого вона може містити умову на кшталт: «Сторони дійшли згоди про те, що Продавець та Покупець домовилися про використання факсимільного відтворення підпису уповноважених осіб Продавця (генерального директора та заступника генерального директора) та Покупця (директора та директора з комерційних питань) на всіх документах, що стосуються виконання цього договору, зокрема на додаткових угодах, заявках, актах про прийняття-передання тощо».

Водночас, який би спосіб погодження використання факсиміле сторони не обрали, в документі обов’язково мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, тобто зразок факсиміле. Тож у договорі, додатковій угоді, угоді про використання факсиміле слід проставити зразок факсиміле уповноважених осіб. Для зручності та наочності можна поставити поруч зразок факсимільного підпису та оригінальний підпис уповноваженої особи (осіб) кожної зі сторін договору.

Однак на цьому факсимільне питання не закінчується, адже постає наступне, не менш важливе: хто може використовувати факсиміле? Відповідь очевидна: чий підпис, той і має використовувати факсиміле свого підпису (адже факсиміле = власноручний підпис). Начебто все зрозуміло, однак на практиці інколи відбувається зовсім інакше. Мабуть, не відкриємо великої таємниці, що серед суб’єктів господарювання поширеною є практика, коли факсиміле керівника чи іншої уповноваженої особи ставить майже хто завгодно. Тобто факсиміле використовується навіть під час відсутності керівника на робочому місці. Як можна кваліфікувати такі дії? Власне, так само, як і «рисування власноручного підпису» іншою особою, тобто як підробку документів. Чи законно це? Звісно, ні!

До того ж навіть якщо за неписаними на підприємстві правилами факсиміле «прогулюється» із рук у руки, в майбутньому є ймовірність, що в разі спору особа, чий факсимільний підпис був проставлений на документах, може відмовитися від підпису, поставленого невідомо ким та коли, а отже, на підписаних за допомогою факсиміле документах можна буде поставити хрест.

Тож запам’ятайте: використання факсиміле — це не передання права підпису! Якщо, скажімо, керівник підприємства делегує комусь із працівників право підпису певних документів, то цей делегат матиме право підписувати документи своїм власноручним підписом, або своїм електронним підписом, або факсиміле СВОГО підпису.

Також інколи на практиці деякі підприємства видають наказ про використання факсимільного підпису (не плутати із переданням права підпису!). Одразу зазначимо, що законодавство не передбачає видання такого наказу, але водночас і не забороняє. Наприклад, наказом директора підприємства було затверджено Інструкцію про порядок використання на підприємстві факсиміле директора під час оформлення первинних документів, в якій було визначено перелік документів, в разі оформлення яких може бути використане факсиміле директора, зокрема в разі оформлення договорів оренди земельних часток (паїв) (постанова КЦС ВС від 15.06.2020 у справі № 373/231/17). Отже, такий наказ має право на життя, і в ньому серед іншого може бути зазначено таке:

1. які посадові особи можуть підписувати документи з використанням факсиміле;
2. перелік документів, які можуть бути підписані факсимільним підписом;
3. зразки факсимільних підписів посадових осіб;
4. особи, відповідальні за зберігання факсиміле.

Не зайвим, на нашу думку, буде зазначити в наказі про те, що використовувати факсимільний підпис може виключно та особа, якій цей підпис належить. І в жодному разі не можна зазначати, що в разі відсутності керівника (іншої уповноваженої особи) підписувати документи за допомогою його факсимільного підпису може інша особа.

Судовий погляд на ситуацію

Зауважимо, що судова практика щодо правомірності застосування факсимільного підпису є досить усталеною вже протягом багатьох років. Зазвичай предметом спору в таких справах є стягнення заборгованості за укладеним договором, який одного, зовсім не прекрасного дня, не виконується одним із контрагентів з тієї підстави, що підпис на документах, які є підставою для оплати, виконаний за допомогою факсиміле, тоді як сам договір факсимільної згоди не містить. Водночас цікавим є те, що в деяких справах сторони не оспорювали факту використання факсиміле, мовляв, що це є усталеною договірною практикою між ними, однак відсутність письмового погодження відповідно до ч. 3 ст. 207 ЦКУ стає найважчим каменем на шальках терезів Феміди. Стисло наведемо ключові судові висновки по суті факсимільного питання:

① У постанові ВГСУ 14від 17.11.2016 у справі № 903/1334/15 суд зазначив, що в разі використання факсимільного підпису сторони мали або в договорі, або в додатковій угоді до договору письмово узгодити можливість такого підпису. Тож єдина можливість підтвердження факту вчинення правочину з використанням факсиміле — погодження щодо можливості використання такого факсиміле, на якому мають стояти власноручні підписи представників сторін договору.

②  В ухвалі ВССУ 15від 16.12.2015 у справі № 6-29702ск15 суд серед іншого зазначив, що:

• спеціальним законом, який визначає правові засади регулювання, організації, ведення бухобліку та складання фінансової звітності в Україні є Закон про бухоблік. Нормами цього Закону застосування факсиміле для підпису первинних документів не передбачено, водночас, якщо особа, факсиміле підпису якої було використано під час підписання договору, підтверджує підписання цього договору або схвалює цей правочин своїми наступними діями, суд відмовляє в задоволенні позову про визнання такого договору неукладеним або недійсним;
• під схваленням правочину можуть розумітися будь-які дії, спрямовані на виконання укладеного правочину, зокрема й повна або часткова оплата товарів (робіт, послуг), їх приймання для використання, реалізація інших прав та обов’язків відповідно до укладеного правочину.

Аналогічного висновку пізніше дійшов і суд (постанова КЦС ВС 16 від 06.03.2019 у справі № 143/228/17), зазначивши, що письмова згода сторін на використання під час вчинення правочинів факсимільного відтворення підпису є лише формою підтвердження відповідного факсимільного відтворення підпису його власноручному аналогу. Відсутність такої письмової угоди в разі вчинення дій з виконання договору, підписаного факсиміле, не може бути умовою недійсності вчиненого та виконуваного правочину. У цій справі, установивши, що договір оренди землі був укладений за взаємною згодою сторін та надалі протягом п’яти років виконувався сторонами, суди дійшли висновку про те, що підписання договору директором за допомогою факсимільного відтворення його підпису не є підставою для визнання його недійсним.

③  У постанові КГС ВС 16від 19.04.2018 у справі № 910/4050/17 суд розглянув ситуацію, коли більшість документів між сторонами були підписані шляхом використання факсиміле, але письмової домовленості про використання факсиміле між сторонами не було. Суд серед іншого зазначив, що для застосування факсимільного підпису для оформлення правочинів, вчинення інших господарських операцій необхідна письмова згода сторін, яка може виражатись, зокрема, в укладеній між сторонами письмовій угоді, в якій погоджується використання факсиміле і зразки справжнього та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін договору чи іншого документа. Саме таким способом закріплюється юридична сила факсиміле як особистого підпису, а засвідчені ним документи вважатимуться укладеними відповідно до вимог законодавства. Водночас існування між сторонами договору усталеної практики щодо використання факсиміле без дотримання вимог ч. 3 ст. 207 ЦКУ, якою визначено порядок його використання, не впливає на вирішення питання щодо правомірності його використання у випадках, коли інша сторона заперечує юридичну силу підписаного в такий спосіб документа.

④ У постанові КГС ВС від 28.04.2020 у справі № 902/452/19 суд дійшов таких висновків:

• для застосування факсимільного підпису для оформлення договорів, вчинення інших господарських операцій необхідна письмова згода сторін, яка може виражатись, зокрема, в укладеній між ними письмовій угоді, в якій погоджуються використання факсиміле і зразки справжнього (особистого власноручного підпису) та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін договору; саме таким способом закріплюється юридична сила факсиміле як особистого підпису, і засвідчені ним документи вважатимуться укладеними відповідно до вимог законодавства;
• сторонами в договорі письмової згоди щодо використання факсиміле на первинних документах досягнуто не було, а окрема угода не укладалась, тобто наявність факсимільного відтворення підпису директора на актах наданих послуг не відповідає положенням ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Отже, суди першої та апеляційної інстанцій зробили правильний висновок про відсутність правових підстав для стягнення заборгованості за договором на підставі відповідних складених актів, підписаних із застосуванням факсиміле.

⑤ У постанові КГС ВС від 07.03.2023 у справі № 904/1252/22 суд, направляючи справу на новий розгляд до суду першої інстанції, зазначив, що:

• сторонами в договорі письмової згоди щодо використання факсиміле на первинних документах досягнуто не було, а окрема угода не укладалася;
• наявність факсимільного відтворення підпису директора на актах наданих послуг не відповідає положенням ч. 3 ст. 207 ЦКУ, а факт підписання директором цих актів ним не визнається.

Отже, судові висновки переважно зводяться до того, що використання факсимільного відтворення підпису в господарській діяльності допускається виключно за письмовою згодою сторін, як це передбачає ч. 3 ст. 207 ЦКУ.

Підсумки

Насамкінець підіб’ємо стислі підсумки. Ключові моменти такі:

1. У договірних відносинах використання факсимільного підпису допускається за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів (ч. 3 ст. 207 ЦКУ). Таку згоду можна оформити відповідним пунктом у договорі, додатковою угодою до договору або окремою угодою про використання факсимільного підпису. Недотримання порядку погодження використання факсиміле в разі спору матиме наслідком неможливість використання документів, підписаних за допомогою факсиміле, як підтвердження виконання зобов’язань та відповідно неможливість стягнення заборгованості, що підтверджується цими документами.
2. Використовувати факсиміле має право лише та особа, підпис якої відтворюється за допомогою факсиміле, тобто лише власник підпису може використовувати замість ручки факсимільну печатку (кліше). Надання окремим працівникам повноважень на використання факсиміле іншої особи є неправомірним.
3. Податківці та суди в цілому прихильно ставляться до використання факсиміле для оформлення первинних документів, але за умови письмового погодження цього питання між сторонами договору.
4. Законодавство не передбачає видання наказу про використання факсиміле в господарській діяльності підприємства, водночас такий наказ має право на існування (детальніше про це ми писали вище).

Отже, факсиміле — інструмент вельми зручний, але за умови дотримання «техніки безпеки». Тож погоджуйте та користуйтеся .

Катерина Литвиненко, юристка