Як використовувати електронні документи та де отримати е-підпис під час карантину

Міністерство цифрової трансформації України на своїй сторінці у Facebook звертає увагу, що електронний документообіг має багато переваг. Економить час та заощаджує витрати на логістику. Але у деяких підприємців залишаються сумніви, чи варто відходити від звичних традицій та освоювати нове.

У Мінцифри надали відповідь на поширені запитання.

Чи мають електронні документи юридичну силу?

Так, і це закріплено законодавством. Оригіналом електронного документа є електронний примірник з обов’язковими реквізитами та електронним підписом автора.

Якщо електронний документ надсилається кільком адресатам або зберігається на кількох електронних носіях інформації, кожен з електронних примірників є оригіналом.

Чи є паперова копія електронного документа оригіналом?

Ні. Оригінальність затверджує саме електронний підпис. За необхідності, звісно, ви можете роздрукувати такий документ та квитанцію з інформацією про підпис. Але роздруковані документи обов’язково потрібно завірити власноручним підписом.

Чи можна застосовувати такі документи в бухгалтерському обліку?

Так, первинні та зведені облікові документи можна створювати в електронній формі.

Чи вважаються електронні документи доказами у суді?

Звісно! На них розповсюджуються загальні правила доказування та оцінки судом доказів. Подати такий документ до суду можна в оригіналі чи в електронній копії, підписаній КЕП. Але скріншоти та роздруківка електронного листування не вважаються електронними документами, тому не беруться до уваги судом.

Що вважається датою створення електронного документа?

Документ отримує юридичну силу з моменту підписання. Але дата накладання е-підпису на договір не завжди є датою набуття чинності. Якщо ви плануєте підписати договір після його укладення, зазначайте це за допомогою формулювання “Договір набуває чинності з (дата)”.

ДОВІДКОВО

• Дізнайтесь, як підписувати документ онлайн, на порталі Дія.Бізнес: https://bit.ly/2zbSg9B
• Крім того, у Мінцифри повідомили, де отримати е-підпис під час карантину.

Постанова №211 Кабінету Міністрів дозволяє акредитованим центрам сертифікації ключів (АЦСК) працювати в умовах карантину. Тож ви можете отримати е-підпис таким чином:

• Особисто. Для цього зверніться до одного з надавачів послуги, заповніть реєстраційну форму, внесіть паспортні дані та номер платника податків. Перелік АЦСК тут: https://bit.ly/3b6NYO0. Перед візитом радимо зв’язатися з контакт-центром надавача послуги та перевірити графік роботи.
• Онлайн. Цей спосіб діє для клієнтів ПриватБанку: https://bit.ly/2YFGhvq. Для отримання підпису необов’язково мати рахунок ФОП.