Страховий поліс не підтверджує фактичні дні відрядження за кордоном: позиція ДПС

ДПС в ІПК від 15.04.2026 № 2182/ІПК/99-00-24-03-03 роз’яснила: страховий поліс, оформлений на період закордонного відрядження, не може бути документом, який підтверджує фактичне перебування працівника у відрядженні за кордоном.

Ситуація така. Працівника направили у закордонне відрядження. Але немає транспортних квитків, інших проїзних документів або відміток прикордонної служби про перетин кордону. Роботодавець запитав у податківців: чи можна в такому разі взяти страховий поліс як доказ фактичної кількості днів відрядження для нарахування добових?

Податківці відповіли: ні, не можна.

Чому так?

За п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження. Але одного наказу недостатньо. Має бути хоча б один документальний доказ фактичного перебування особи у відрядженні.

Це можуть бути, зокрема:

• відмітки прикордонної служби про перетин кордону;
• проїзні документи;
• рахунки за проживання;
• інші документи, які підтверджують фактичне перебування працівника у місці відрядження.

У п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ серед підтвердних документів згадані й страхові поліси. Але тут важливо не переплутати дві різні речі.

Страховий поліс може підтверджувати витрати на страхування. Наприклад, якщо страхування потрібне для виїзду за кордон або перебування у країні відрядження.

Але страховий поліс не підтверджує, що працівник реально перебував за кордоном саме у ці дні. Його оформлюють ще в Україні до поїздки. Тому сам факт наявності поліса не доводить, що працівник фактично виїхав, перебував у місці відрядження і повернувся у конкретну дату. Саме на цьому і зробила акцент ДПС.

Окремо податківці нагадали: якщо у паспорті громадянина України при перетині кордону не поставили відмітки «в’їзд» і «виїзд», особа має право звернутися до Державної прикордонної служби України з проханням проставити такі відмітки.

Отже, не нараховуйте добові за закордонне відрядження лише на підставі страхового поліса. Потрібен інший документ, який підтвердить саме фактичне перебування працівника у відрядженні. Безпечніше мати хоча б один із таких документів: квитки, посадкові талони, рахунок з готелю, документи про участь у заході, службові документи від приймаючої сторони, відмітки прикордонної служби або інші докази, які прямо показують, що працівник був у місці відрядження.

Тож страховий поліс — це підтвердний документ для витрат на страхування. Але він не доказ фактичних днів перебування у закордонному відрядженні. Тому для добових потрібні інші документи, які підтверджують сам факт поїздки та перебування працівника за кордоном.