Збереження стажу в умовах війни: чому важливо перевести трудову книжку в електронний формат

Закон України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі № 1217-IX, який набрав чинності 10 червня 2021 року, запровадив електронні трудові книжки та передбачив 5-річний перехідний період для оцифрування даних. Головною метою Закону було запровадження електронного обліку трудової діяльності, спрощення оформлення пенсій і збереження даних.

До 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Водночас,  якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову книжку (наприклад, людина не працювала останні  п’ять років або з інших поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ або самостійно оцифрувати), паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії.

Сканування документів здійснюють роботодавці або працівники через вебпортал Пенсійного фонду України.

Зберігання: Після оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис на зберігання. Роботодавець не зобов'язаний її зберігати.

Сканування: Потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки та документи, що підтверджують стаж. Це важливо для підтвердження періодів страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Підтвердження страхового стажу: З 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб. Паперові документи про стаж, зокрема паперова трудова книжка потрібні лише для підтвердження страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Як оцифрувати трудову книжку

1.    Через роботодавця: Роботодавець сканує трудову книжку працівника та надсилає до ПФУ через вебпортал.

2.    Самостійно: Працівник має можливість: 

• звернутися з паперовими документами про трудову діяльність/ військову службу/ навчання/ народження дитини тощо до відділення ПФУ, де йому допоможуть відсканувати ці документи;
• самостійно завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП). 

Важливо: 

Під час збройної агресії перехід на електронний облік трудової діяльності убезпечує від втрати або знищення паперових документів внаслідок тимчасової окупації, бойових дій, евакуації тощо. Якщо паперова книжка втрачена, дані з неї, внесені в електронну форму, гарантують збереження страхового стажу.

УВАГА:

Запровадження електронного обліку трудової діяльності не позбавляє працівника права на ведення паперової трудової книжки.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.