Із лікарняного одразу у відпустку: порядок розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпускних (підтверджено Мінекономіки)

Кожен бухгалтер знайомий із правилом, що період перебування на лікарняному та, відповідно, виплата лікарняних враховуються при розрахунку відпускних. Однак, на практиці ситуації трапляються різні, і тоді виникають додаткові питання.

Так, наприклад, а як слід діяти, якщо працівник одразу після лікарняного, кошти за який ще не виплачено працівнику, пішов у відпустку? З одного боку, виключити період перебування на лікарняному із розрахункового періоду ми не можемо, а з іншого боку – без лікарняних виплат занижується середня заробітна плата для оплати відпускних.

Оскільки станом на серпень 2024р. роз’яснення та/або коментарі від державних органів щодо подібних ситуацій були відсутні, із попереднім власним баченням – алгоритмом дій у такій ситуації – ми звернулись до Міністерства економіки України, та отримали відповідь-підтвердження, що ми і розглянемо детальніше у даній статті.

 

Відповідно до ст.12 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» №1105-XIV від 23.09.1999р., право на страхові виплати за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності мають, зокрема, застраховані особи – громадяни України. Це право виникає з настанням страхового випадку в період роботи (включаючи час випробування та день звільнення).

Виплати (допомогу) у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту), гіг-контракту, іншого цивільно-правового договору та на інших підставах, передбачених законом, призначаються та надаються за основним місцем роботи (діяльності).

При цьому, оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності здійснюється за рахунок коштів роботодавця, а за період починаючи із 6 робочого дня — за рахунок Пенсійного фонду України.

Як роз’яснює Пенсійний Фонд України на офіційному веб-ресурсі (https://www.pfu.gov.ua/2156361-statusy-lystkiv-nepratsezdatnosti-yaki-buvayut-ta-shho-oznachayut/ та https://www.pfu.gov.ua/od/300288-statusy-elektronnogo-lystka-nepratsezdatnosti/), електронний лікарняний може мати статуси, зокрема:

• «Закритий».Це статус, якого електронний лікарняний набуває з дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. По електронних лікарняних з таким статусом ще не можна нараховувати кошти. Статус «закритий» змінюється на «готово до сплати» через сім днів після дати закриття (закінчення строку дії медичного висновку) — для лікарняних по тимчасовій непрацездатності. Навіть якщо статус зміниться раніше, варто зачекати, адже протягом семиденного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни.
• «Готово до сплати». Статус, який вказує на те, що страхувальник може працювати з листком непрацездатності та нараховувати кошти. Коли такий статус з’явиться, роботодавець має сформувати на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України заяву-розрахунок на фінансування відповідного виду допомоги та надіслати її до Фонду для подальшого опрацювання.

В той же час, відповідно до абз.4 п.3 розд.ІІІ Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» №100 від 08.02.1995р. (далі – Постанова №100), при обчисленні середньої заробітної плати для оплати за час відпусток або компенсації за невикористані відпустки, крім зазначених вище виплат, до фактичного заробітку включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження, вимушеного прогулу тощо) та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Згідно з абз.1 п.2 розд.ІІ Порядку №100, обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Припустимо, що на підприємстві склалась наступна ситуація: 22.07.2024р. працівник написав заяву із проханням надати щорічну основну відпустку із 06.08.2024р. Керівник підприємства заяву погодив і 23.07.2024р. видав відповідний наказ про надання працівнику щорічної основної відпустки із 06.08.2024р.

В подальшому, 25.07.2024р. даний працівник захворів та йому було відкрито е-лікарняний.

Тимчасова непрацездатність даного працівника тривала із 25.07.2024р. по 02.08.2024р. (9 к.д.).

05.08.2024р. даний працівник приступив до виконання своїх трудових обов’язків.

Із 06.08.2024р. у даного працівника розпочалась щорічна основна відпустка. Розрахунковий період при обчисленні середньої заробітної плати для оплати за час щорічної основної відпустки становить: 01.08.2023р. – 31.07.2024р.

При цьому, станом на 05.08.-06.08.2024р. е-лікарняний даного працівника (за період тимчасової непрацездатності з 25.07.2024р. по 02.08.2024р.) ще не має статусу «Готово до сплати».

Однак, згідно з абз.4 п.3 розд.ІІІ та абз.1 п.2 розд.ІІ Постанови №100, підприємство повинно врахувати допомогу у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю працівника за період із 25.07.2024р. по 31.07.2024р. при розрахунку середньої заробітної плати для оплати за час щорічної основної відпустки, яка розпочалась у працівника із 06.08.2024р.

Проаналізувавши норми законодавства та спираючись на власний досвід, ми мали власне бачення – алгоритм дій підприємства у такій ситуації,  а саме:

• Крок 1. При розрахунку середньої заробітної плати за період 01.08.2023р. – 31.07.2024р. підприємство не повинне виключати період, коли працівник перебував на лікарняному (з 07.2024р. по 31.07.2024р.), однак на дату розрахунку середньої заробітної плати цей період перебування на лікарняному працівника ще не оплачений;
• Крок 2. Після нарахування та оплати даного лікарняного в наступних періодах (зокрема, у серпні 2024р.) підприємство має віднести частину оплаченого лікарняного, що припадає на час тимчасової непрацездатності у розрахунковому періоді 01.08.2023р. – 31.07.2024р., та перерахувати середню заробітну плату для оплати за час щорічної основної відпустки, яка розпочалась у працівника із 06.08.2024р. і здійснити доплату відпускних працівнику.

Оскільки станом на серпень 2024р. роз’яснення та/або коментарі від державних органів щодо подібних ситуацій були відсутні, ми звернулись за підтвердженням до Міністерства економіки України, виклавши у листі вищенаведений власний алгоритм дій.

Міністерством економіки України надано відповідь листом №4702-05/65432-07 від 02.09.2024р., та зазначено наступне:

«Відповідно до абзацу першого пункту 3 Порядку №100 при обчисленні середньої заробітної плати враховуються всі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору, крім визначених у пункті 4 Порядку №100.

Суми нарахованої заробітної плати, крім премій (в тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховуються у тому місяці, за який вони нараховані, та у розмірах, в яких вони нараховані, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт (абзац другий пункту 3 Порядку).

Згідно з абзацом четвертим пункту 3 Порядку №100, при обчисленні середньої заробітної плати для оплати за час відпусток або компенсації за невикористані відпустки до фактичного заробітку включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження, вимушеного прогулу тощо) та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Іншого Порядком №100 не передбачено.

Отже, з огляду на викладене та змісту листа-звернення компанії MGI PSP Audit, обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпустки, наданої працівнику з 06.08.2024р., мало здійснюватися в розрахунковому періоді з 01.08.2023р. по 31.07.2024р. виходячи з виплат нарахованої заробітної плати в зазначеному періоді з урахуванням допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

При цьому, за необхідності, у разі уточнення суми допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, роботодавець може здійснити перерахунок нарахованих відпускних такому працівнику».

Отже, як бачимо, фактично Мінекономіки підтвердило наше попереднє бачення дій у такій ситуації: період перебування на лікарняному не виключається із розрахункового періоду при обчисленні середньої зарплати для оплати за час відпустки.

При цьому, обрахунок відпускних слід здійснювати із фактично здійснених виплат (нарахувань) працівнику на момент такого обрахунку.

Натомість, після оплати лікарняного, підприємство зможе перерахувати середню зарплату для оплати за час щорічної основної відпустки,  і здійснити доплату відпускних працівнику.