Довідка від нерезидента (форма, легалізація, переклад): роз’яснюють податківці

Податківці на офіційному сайті ДПС України (https://tax.gov.ua/ → «Пресцентр» → «Новини») нагадали, що в разі виплати доходу нерезиденту, якщо такий нерезидент є бенефіціарним (фактичним) отримувачем (власником) доходу (якщо відповідна умова передбачена міжнародним договором) і є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір України, нерезидент може подати відповідну довідку для підтвердження свого статусу резидента задля звільнення від оподаткування або застосування пониженої ставки податку.

Також контролери визначили, що порядок застосування міжнародного договору України про уникнення подвійного оподаткування стосовно повного або часткового звільнення від оподаткування доходів нерезидентів із джерелом їх походження з України передбачено ст. 103 ПКУ. Зокрема, згідно з п. 103.4 ПКУ підставою для звільнення (зменшення) від оподаткування доходів із джерелом їх походження з України є подання нерезидентом з урахуванням особливостей, передбачених пп. 103.5 і 103.6 ПКУ, особі (податковому агенту), яка виплачує йому доходи, довідки (або її нотаріально засвідченої копії), яка підтверджує, що нерезидент є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір України, а також інших документів, якщо це передбачено міжнародним договором України. Відповідно до п. 103.5 ПКУ довідка видається компетентним (уповноваженим) органом відповідної країни, визначеним міжнародним договором України, за формою, затвердженою згідно із законодавством відповідної країни, і має бути належним чином легалізована, перекладена відповідно до законодавства України. Довідку про податковий статус нерезидента видає компетентний (уповноважений) орган країни нерезидента.

У контексті ст. 103 ПКУ, як зауважили контролери, компетентний орган визначається відповідно до положень міжнародних договорів, укладених Україною з іншими країнами. Такими компетентними (уповноваженими) органами є Міністерство фінансів / податкова служба відповідної договірної держави або уповноважений представник цих державних органів.

Водночас податківці відзначили, що форма довідки про податковий статус нерезидента не має універсального вигляду, в кожному випадку ця форма затверджується органом відповідної іноземної країни згідно з її законодавством. Тобто не існує стандартизованої форми для видання довідки про податковий статус нерезидента, проте кожна така довідка (сертифікат, тощо) зазвичай містить такі елементи: назву платника податку; податковий рік, за який видано довідку (сертифікат, тощо); дату видання документа; підпис уповноваженої особи, яка уповноважена видавати довідку (сертифікат, тощо); повідомлення про те, що вказані платники податку є резидентами у змісті відповідного договору про уникнення подвійного оподаткування.

Водночас податківці звернули увагу, що ПКУ не передбачено можливості використання довідки, яка підтверджує податковий статус нерезидента, наданої в електронному вигляді з метою застосування переваг міжнародного договору в частині звільнення від оподаткування або застосування зниженої ставки податку.

Для визнання довідки дійсною на території України вона має пройти процедуру легалізації. Легалізація іноземних документів — це процедура, яка забезпечує визнання законності та автентичності офіційних документів, виданих в іншій країні, на території держави, де вони мають бути використані. Ця процедура регулюється міжнародними та внутрішніми правовими нормами країн. Спосіб легалізації довідки залежить від країни, резидентом якої є особа, яка отримує доходи, а саме: консульська легалізація, проставляння апостилю або без будь-якого підтвердження (тобто без консульської легалізації та без апостилю). Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженою наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 № 113 (далі — Інструкція № 113). Так, консульська легалізація офіційних документів відповідно до Інструкції № 113 — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ.

Консульська легалізація полягає у підтвердженні відповідності документів законодавству держави їхнього походження та є засвідченням достовірності підпису посадової особи та її статусу печаткою уповноваженого державного органу на документах та актах для їх подальшого використання на території іншої держави. Консульська легалізація документів може бути проведена або на території держави, яка видає цей документ, або на території держави, де використовується цей документ.

22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (далі — Гаазька конвенція). Офіційні документи, які будуть використовуватись на території держав — учасниць Гаазької конвенції, мають бути засвідчені спеціальним штампом «Apostille» (далі — апостиль), проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ, і не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації). Країнами — учасницями Гаазької конвенції є більшість держав світу, серед яких і країни Європейського Союзу, Сполучені Штати Америки, Австралія, Японія, Індія та багато інших, які визнають процедуру апостилювання для легалізації документів між собою. У Гаазькій конвенції закріплюється єдиний зразок апостиля, що має стандартизований формат і містить необхідні реквізити для підтвердження автентичності офіційних документів, виданих у країнах — учасницях Гаазької конвенції. Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації). Відповідно до ч. 2 ст. 3 Гаазької конвенції дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами — учасницями Гаазької конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які скасовують або спрощують цю процедуру чи звільняють документ від легалізації.

До 29.12.2023 Україна була учасницею Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах від 22.01.1993 (далі — Конвенція 1993 року). Відповідно до висновку Мін’юсту документи податкових установ іноземних держав, які є учасниками договорів про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, на територіях договірних сторін мали прийматися без будь-якого додаткового засвідчення.

За інформацією Міністерства закордонних справ України, дію Конвенції 1993 року та Протоколу до неї для України припинено з 29.12.2023 (лист Міністерства закордонних справ України від 06.01.2023 № 72/14-612-2008). Отже, з дати припинення дії Конвенції 1993 року у відносинах з російською федерацією та республікою білорусь до документів, виданих на території цих країн, в разі їх пред’явлення на території України застосовуватиметься вимога засвідчення апостилем згідно з Гаазькою конвенцією, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів і залишається чинною у відносинах України з російською федерацією і республікою білорусь. У відносинах з Азербайджанською Республікою, Республікою Вірменія, Республікою Казахстан, Киргизькою Республікою, Республікою Таджикистан, Туркменістаном Конвенція 1993 року діяла до дати виходу України зі складу учасниць Конвенції 1993 року, тобто до 29.12.2023 року. У відносинах з Республікою Молдова, Республікою Узбекистан та Республікою Грузія діють двосторонні міжнародні договори, на підставі яких іноземні офіційні документи можуть прийматися в Україні без додаткового засвідчення.

Відповідно до роз’яснення щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації іноземних офіційних документів (лист Мін’юсту від 12.02.2021 № 1326/12.1.1/26-21), наявність відповідних положень не можна тлумачити як такі, що автоматично передбачають прийняття компетентними органами України без будь-якого додаткового засвідчення усіх офіційних документів, складених органами іноземних держав, які є сторонами таких договорів. Звільнення офіційних документів від вимоги легалізації чи іншого додаткового посвідчення (апостиля) на підставі відповідних положень міжнародних договорів України не скасовує вимоги щодо надання засвідченого перекладу документа на офіційну мову держави, на території якої документ пред’являється чи буде використовуватися.

Отже, податківці зробили висновок, що довідки про статус податкового резидента, які подаються податковим органам, мають відповідати вимогам офіційних документів та бути перекладені на державну мову. Переклад має бути засвідчений нотаріусом. Якщо нотаріус не володіє відповідною мовою, переклад може здійснюватися перекладачем, а підпис перекладача підтверджується нотаріусом (ст. 79 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 № 3425-ХІІ). Проте переклад нотаріально засвідченої копії довідки, яка підтверджує, що нерезидент є резидентом країни, з якою укладено міжнародний договір України, не має такої ж юридичної сили, як оригінал. Автентичність копії довідки (достовірність, відповідність її оригіналові) має бути засвідчена.

Крім того, щодо строку дії довідки податківці зауважили, що відповідно до п. 103.8 ПКУ особа, яка виплачує доходи нерезидентові у звітному (податковому) році, в разі подання нерезидентом довідки з інформацією за попередній звітний податковий період (рік) може застосувати правила міжнародного договору України, зокрема щодо звільнення (зменшення) від оподаткування, у звітному (податковому) році з отриманням довідки після закінчення звітного (податкового) року. Довідка має бути в наявності у податкового агента на момент виплати доходу, оскільки саме вона є однією з підстав для звільнення від оподаткування доходів нерезидента в момент їх виплати. Особа, яка виплачує доходи нерезидентові у звітному (податковому) році, у разі надання нерезидентом довідки з інформацією за попередній звітний податковий період (рік) може застосувати правила міжнародного договору України, зокрема щодо звільнення (зменшення) від оподаткування, у звітному (податковому) році з отриманням довідки після закінчення звітного (податкового) року. Отже, довідка дійсна в межах календарного року, в якому вона видана.

У разі неподання нерезидентом довідки доходи нерезидента із джерелом їх походження з України підлягають оподаткуванню відповідно до законодавства України з питань оподаткування (п. 103.10 ПКУ).