Щодо заповнення Зведеної відомості класифікації посад державної служби

1. Де можна отримати Excel форму Зведеної відомості класифікації посад державної служби із випадаючим списком?

Завантажити відомість можна з сайту НАДС за посиланням: 

https://nads.gov.ua/news/provedennia-klasyfikatsii-posad-v-umovakh-voiennoho-stanu-korysna-informatsiia (файл «Зведена відомість класифікації посад державної служби. (.xlsx , 37.62 Кб)»). Потрібно завантажити і відкрити табличним редактором Excel версією не раніше 2013 року.

2. Якщо стара версія Excel та не має можливості працювати в іншій версії, чи не буде помилкою якщо в ручному режимі зробити цю таблицю?

Це ускладнить опрацювання результатів класифікації. Рекомендуємо звернутися до ІТ спеціаліста у вашому державному органі або застосувати інший комп'ютер, на якому є оновлена версія. 

Також можна працювати з таблицею у сервісі Google Table, в якому все працює коректно. Після завершення заповнення таблиці у цьому сервісі, її необхідно завантажити та в установленому порядку надіслати до НАДС. 

Для отримання Форми адаптованої під Google Table напишіть на електронну пошту grading@nads.gov.ua.

3. Чи потрібно заповнювати Зведену відомість класифікації посад державної служби щодо кожної категорії посад державної служби чи заповнювати одним файлом?

Зведена відомість класифікації посад державної служби заповнюється та подається окремо щодо кожної категорії посад “А” (за наявності), “Б” та “В” (пункт 12 Алгоритму проведення класифікації посад державної служби в умовах воєнного стану”).

4. Чи зазначати у Зведеній відомості класифікації посад державної служби, що посада вакантна, якщо працівник перебуває у декретній відпустці або мобілізований?

Ні, для цілей класифікації посад така посада не вважається вакантною.

5. Як розміщувати у Зведеній відомості класифікації посад державної служби посади однієї категорії, наприклад “Б”: спершу всіх директорів, потім заступників, а потім начальників відділів, чи по структурних підрозділах? 

Вимог щодо порядку внесення посад державної служби у Зведену відомість класифікації посад державної служби немає. Головне, щоб було внесено усі посади державної служби, передбачені штатним розписом та заповнено усі колонки такої Зведеної відомості.

Щодо перевірки, надсилання та погодження результатів класифікації посад

6. У який строк необхідно подати результати класифікації посад до НАДС, якщо строк проведення класифікації посад у центральному органі не збігається зі строком класифікації його територіального органу?

Пунктом 3 Постанови Кабінету Міністрів України від 23 жовтня 2023 р. № 1109 (далі  Постанова № 1109) визначено, що державні органи проводять класифікацію посад зі штатною чисельністю: 

• до 100 посад – у термін до 07 листопада 2023 року; 
• до 500 посад – у термін до 14 листопада 2023 року; 
• до 1000 посад – у термін до 21 листопада 2023 року; 
• понад 1000 посад – у термін до 24 листопада 2023 року.

В центральному апараті державного органу та його територіальних підрозділах можуть бути різні терміни. Це залежить від штатної чисельності посад державної служби. Наприклад, центральний апарат має за графіком завершити класифікацію посад та подати її результати до 14 листопада. Тоді як територіальні органи до 07 листопада.

У такому випадку, кожен з органів проводить класифікацію у визначені Постановою № 1109 строки.

Центральний орган збирає результати класифікації всіх територіальних органів, перевіряє (по можливості), узагальнює та надсилає до НАДС повний пакет документів, який включає результати класифікації як центрального апарату, так і територіальних органів не пізніше 14 листопада, тобто в максимально визначений строк.

При цьому наголошуємо на необхідності доведення до територіальних органів інформації щодо вчасного проведення класифікації. За можливості, організуйте завчасне отримання, узагальнення та надсилання зведеної інформації.

7. У який строк надсилати результатами класифікації посад до НАДС центральному органу, якщо їх строк класифікації менший, ніж строк класифікації територіальних органів?

У такому випадку рекомендуємо надсилати результати класифікації двома листами. Спершу результати класифікації центрального органу в якому повідомити про те, що додатково у визначені Постановою № 1109 строки буде надіслано результати класифікації територіальних органів. Центральний орган також може надіслати результати класифікації одним литом, враховуючи кінцевий строк відповідного територіального органу, водночас варто враховувати, що державний орган сам несе відповідальність за дотримання строків, визначених Постановою № 1109.

8. Чи повинна кожна юридична особа надсилати до НАДС результати класифікації посад самостійно?

Державні органи, юрисдикція яких поширюється на всю територію України, подають результати класифікації посад безпосередньо до НАДС.

Відомості відокремлених підрозділів або територіальних органів (із статусом або без статусу юридичної особи публічного права), юрисдикція яких поширюється на територію Автономної Республіки Крим, однієї або кількох областей, мм. Києва та Севастополя, або юрисдикція яких поширюється на територію одного або кількох районів, районів у містах, міст обласного значення (за наявності) передаються до державного органу, якому вони підпорядковані.

Місцеві держадміністрації (військові адміністрації) надсилають Відомості в електронній формі у форматі XLSX (XLS) до відповідних територіальних органів НАДС, які подають їх до НАДС протягом двох робочих днів.

Державна судова адміністрація також збирає та надсилає відомості апаратів судів, крім Верховного Суду, Вищого антикорупційного суду та Конституційного Суду України.

9. Куди управління зі статусом юридичної особи публічного права держадміністрації повинно надсилати результати класифікації посад: до адміністрації чи відразу до відповідного територіального органу НАДС, щоб не порушити терміни, визначені в Постанові № 1109?

Відомості відокремлених підрозділів передаються до місцевої держадміністрації (військової адміністрації) у строк, визначений Постановою № 1109, для узагальнення. 

10. Чи надсилати разом зі Зведеною відомістю класифікації посад державної служби також і узагальнену Основну інформацію про посади державної служби? 

Так, результати класифікації надсилаються в установленому порядку офіційним листом за підписом керівника державної служби,  а також в електронній формі у форматі XLSX (XLS) на електронну пошту grading@nads.gov.ua.

До такого листа додаються:

• Зведена відомість класифікації посад державної служби у форматі XLSX (XLS);
• узагальнена Основна інформація про посаду державної служби у форматі XLSX (XLS);
• перелік осіб, відповідальних за проведення класифікації посад із зазначенням їх контактних номерів телефонів, у довільній формі.

Також у разі наявності відокремлених підрозділів або територіальних органів (із статусом або без статусу юридичної особи публічного права) державний орган проводить збір їх результатів класифікації посад та долучає до листа.