Відрядження для працівників із дистанційним режимом роботи

Спочатку COVID-19, а потім і широкомасштабна російська військова агресія, змусили переглянути систему організації праці для багатьох підприємств. Там, де це було можливо, багато роботодавців запровадили дистанційний режим роботи. В свою чергу, це призвело до виникнення нових викликів та питань, з якими роботодавці раніше ніколи не мади справ. Одним із таких – направлення працівників із дистанційним режимом роботи у відрядження. У даній статті ми розглянемо нюанси оформлення відряджень для працівників з дистанційним режимом роботи, зокрема, і для випадку, коли ті працюють за кордоном.

Дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ст.60-2 Кодексу законів про працю України №322-VIII від 10.12.1971р. (далі – КЗпП)).

Відповідно до ст.60-2 КЗпП, дистанційна форма роботи може бути визначена умовами трудового договору або наказом (розпорядженням) роботодавця (у випадках загрози поширення епідемії та/або загрози збройної агресії).

Виходячи із визначення дистанційної роботи, такий працівник може працювати в будь-якому місці за вибором та не мати стаціонарного робочого місця. Тобто, його робоче місце визначається його місцезнаходженням і може бути навіть за кордоном.

Відповідно до п.1 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України №59 від 13.03.1998р. (далі – Інструкція №59) службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Як зазначає податковий орган у роз’ясненнях, Інструкція №59 є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів. Інші підприємства та організації даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).

Таким чином, із урахуванням вимог Інструкції №59, власне сама дистанційна форма роботи працівника не за місцезнаходженням роботодавця не є відрядженням такого працівника.

При цьому законодавство не містить заборони виконання такої дистанційної роботи за кордоном. Отже, перебування працівників за кордоном на час воєнного стану не вважається відрядженням.

Зазначене підтверджується і в роз’ясненнях Держпраці.

В  той же час, роботодавець може направити працівника із дистанційною формою роботи у відрядження, пов’язане з основною діяльністю підприємства, якщо це передбачено умовами трудового договору із працівником та не заборонено ст.176-177 КЗпП.

Оскільки робоче місце працівника з дистанційним режимом роботи визначається його місцезнаходженням на певну дату, у наказі про відрядження доцільно вказувати не тільки населений пункт, куди відряджається працівник, а і населений пункт, звідки направляється у відрядження працівник. Бажано зазначити підставу (запрошення, договір-заявку тощо).

Оскільки працівник, який знаходиться закордоном, не може поставити підпис на наказі, доречно буде  надіслати його доступним способом та отримати підтвердження, що працівник ознайомився з документом. У подальшому слід скласти протокол про ознайомлення.

За загальним правилом, роботодавець повинен:

• відшкодувати витрати працівника, понесені у зв’язку із службовими відрядженнями, та/або
• виплатити добові за кожен день перебування у відрядженні.

При цьому, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) (пп.170.9.1 п.170.9 ст.170 Податкового кодексу України №2755-VI від 02.12.2010р.).

Отже, як бачимо, факт перебування у відрядженні має підтверджуватися не тільки наказом, а й іншими документами.

Для відсутності потреб донарахування податків при відрядженні працівника, зокрема з дистанційним режимом роботи, підприємство має забезпечити наявність:

• зв’язку відрядження з господарською діяльністю;
• оригіналів документів, які підтверджують витрати, понесені під час відрядження (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання, квитанції та/або будь-яких інші документи).

Загалом, ДПС не заперечує проти компенсації витрат, понесених підприємством для організації відрядження для працівника з дистанційним режимом роботи.

Так, у Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР» (категорія 103.17) ДПС зазначає таке:

«Відшкодована найманому працівнику, направленому у відрядження, вартість квитка, в якому місцем вибуття є місце дистанційної роботи такого працівника, яке не відповідає місцю його постійної роботи, не є доходом у вигляді додаткового блага платника податку та не оподатковується податком на доходи фізичних осіб, за умови виконання вимог, встановлених п.170.9 ст.170 Податкового кодексу України».

Отже, на сьогодні відрядження для працівників з дистанційним режимом роботи, в тому числі і тих, які перебувають за кордоном, цілком можливі. При цьому, ми рекомендуємо підприємствам все ж зафіксувати особливості організації та відправки у відрядження таких працівників у внутрішніх положеннях про відрядження.