Використання власник коштів у відрядженні у випадку надання авансу на корпоративну картку: ризики оподаткування ПДФО та військовим збором

У даному матеріалі розглянуто ризики виникнення оподатковуваного доходу у працівника, який отримав аванс на корпоративну картку, однак протягом відрядження використовував для проведення розрахунків власні кошти, а в кінці/після завершення відрядження вирішив зняти з корпоративної картки потрачені суми коштів.

До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п.170.9 ст.170 Податкового кодексу України №2755-VI від 02.12.2010р. (далі – ПКУ).

Відповідно до пп.«а» пп.170.9.1 п.170.9 ст.170 ПКУ, не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Окрім того, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Ситуація 1. Працівник знімає кошти з корпоративної картки в останній день відрядження

По завершенню відрядження, працівник має надати оригінали документів, що підтверджують понесені витрати (пп.170.9.1 п.170.9 ст.170 ПКУ).

Звідси випливає висновок:

• витрати мають бути здійснені чітко у межах відрядження,
• підтвердні документи щодо понесених витрат повинні мати дату, яка відповідає періоду (дням) відрядження, і корелюватися з датами списання коштів з корпоративної картки.

Тобто, якщо працівник надає первинні документи про понесенні витрати в різні дні відрядження, а зняття коштів  корпоративної картки відбулося в останній день відрядження,  то має місце суттєвий ризик непідтвердження ДПС знятих коштів первинними документами, що складені раніше дати списання коштів.

Зазначене не стосується зняття належних працівникові сум добових.

Ситуація 2. Працівник знімає кошти з корпоративної картку поза межами відрядження

Кошти вважаються виданими під звіт у момент їх зняття з картки, або розрахунку такою корпоративною карткою.

Якщо працівник зніматиме кошти з картки не в рамках відрядження (зокрема, після його завершення), то такий факт зняття коштів буде окремою видачею підзвітних коштів, за які працівник має також  відзвітувати.

Неподача авансового звіту та підтвердних документів за фактом зняття коштів з корпоративної картки призведе до того, що зняті/витрачені кошти вважатимуться надміру витраченими. Зауважте, що працівник не може знімати кошти з корпоративної картки для погашення заборгованості підприємства перед ним, що утворилася, наприклад, за витратами, понесеними ним у відрядженні.

Згідно з пп.164.2.11 п.162.2 ст.162 ПКУ до загального оподатковуваного доходу платника податку включаються сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки.

Тобто, для уникнення додаткового блага у працівника, зняті поза межами відрядження кошти необхідно повернути до каси або на розрахунковий рахунок підприємства.  І лише після цього, ці кошти можуть бути видані (виплачені на особисту картку) в рахунок погашення заборгованості підприємства перед працівником.

Якщо ж працівник не відзвітує та не поверне зняті з корпоративної картки кошти, такі кошти підлягатимуть оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб (далі – ПДФО) за ставкою 18%, а також військовим збором за ставкою 1,5%.

Компанія повинна буде утримати належні податки із зарплати працівника.

Якщо ж компанія не нарахує ПДФО та військовий збір, контролюючий орган:

• визначить суму податкового зобов’язання з ПДФО та військового збору,
• застосує штрафні санкції в розмірі 25% суми ПДФО та військового збору (п.125-1.1 ст.125-1 ПКУ).

Окрім того, за подання Податкового розрахунку про нараховані фізичним особам доходи з недостовірними відомостями або з помилками, якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення податкових зобов’язань платника податку, передбачено накладення штрафу в розмірі 1020 грн. (п.119.1 ст.119 ПКУ).