Одноденні відрядження по Україні: як уникнути оподаткування добових

У даній консультації розглянуто проблематику одноденних відряджень на власному/корпоративному автомобілі та запропоновано можливі шляхи документування факту перебування працівника у такому відрядженні з метою уникнення оподаткування добових.

Відповідно до пп.«а» пп.170.9.1 п.170.9 ст.170 Податкового кодексу України №2755-VI від 02.12.2010р. (далі – ПКУ) (у редакції що діє з 01.04.2023р.) до оподатковуваного доходу працівника не включаються добові витрати, понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.

Сума добових визначається в разі відрядження у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Отже, як бачимо, з 01.04.2023р. факт перебування  у відрядженні має підтверджуватися не тільки наказом, а й іншими документами.

Зауважимо, що в різних абзацах пп.«а» пп.170.9.1 п.170.9 ст.170 ПКУ має місце неузгодженість, які це документи: первинні чи будь-які документи (не обов’язково первинні).

Ми вважаємо, що підтвердження фактичного перебування у відрядженні має підтверджуватися будь-якими документами, не обов’язково первинними.

Якщо працівники компанії вибувають у відрядження на корпоративному автомобілі і повертаються в цей же день, формально немає чим підтвердити фактичне перебування у відрядженні, що ставить під ризик оподаткування добових.

На нашу думку, в таких випадках доцільно повертатися до оформлення посвідчень про відрядження, у яких підприємства, до яких відряджався працівник, проставлятимуть свої відмітки.

Оскільки на сьогодні законодавчо не передбачено використання таких посвідчень, підприємство може самостійно розробити і затвердити форму посвідчення, взявши за приклад форму, що була затверджена наказом ДПА №260 від 28.07.1997р. При цьому, оскільки обов’язкове застосування печаток скасоване на рівні закону, посвідчення про відрядження не повинно в обов’язковому порядку скріплюватися печаткою. Вважаємо, що оскільки посвідчення не є обов’язковим, то випадки його використання у відрядженні можуть визначатися підприємством, наприклад, під одноденні відрядження на службових авто.

Окрім того, працівник, перебуваючи у відрядженні, може здійснити заправку автомобіля пальним (у тому числі, мінімально – 1-2л.) у населеному пункті, куди був відряджений.

Таким чином, документом, що підтверджуватиме перебування працівника у відрядженні буде фіскальний чек, виданий АЗС, у якому є інформація щодо часу дати заправки, а також адреси АЗС.

Додатковим підтвердженням перебування у відрядженні може бути і звіт про відрядження. Однак, ми вважаємо, що звіт не може бути  самостійним документом, що підтверджує відрядження.

Також, бажано за можливості додати запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладений договору чи контракту; інші документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.