Як оформити заявку на забезпечення копіями документів страхового фонду?

Користувач у випадку втрати, псування або недоступності правдника (оригіналу) документа та за наявності документа страхового фонду документації (далі – СФД) оформлює і надсилає супровідним листом заявку до регіонального центру СФД, у зоні відповідальності якого він перебуває, або безпосередньо до Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів) (вул. Солом’янська, 24, м. Київ, 03110). Перелік регіональних центрів СФД наведений у розділі «Регіональні центри СФД» за посиланням.

Регіональний центр СФД передає заявку до Укрдержархіву, який готує завдання на виготовлення копій документів страхового фонду. При цьому визначається виконавець робіт (база зберігання або регіональний центр СФД).

ДОВІДКОВО:

• Форма заявки на забезпечення копіями документів страхового фонду наведена у додатку 1 (завантажити)
• Приклад складання заявки щодо забезпечення документами страхового фонду на виріб у додатку 2 (завантажити)
• Приклад складання заявки щодо забезпечення документами страхового фонду на об’єкт у додатку 3 (завантажити)
• Приклад складання супровідного листа користувача для надсилання заявки наведений у додатку 4 (завантажити)

Примітка 1. Якщо постачальник документів не підпорядковується користувачу, заявку додатково затверджують у міністерстві або органі виконавчої влади за підпорядкованістю постачальника документів (за надзвичайної ситуації додаткове затвердження дозволено підтвердити факсом або іншим видом факсимільного зв’язку протягом доби після одержання заявки підприємством СФД).

Примітка 2. Якщо запитувані документи СФД належать постачальнику документів, заявку затверджують у постачальника документів.

Примітка 3. У разі зміни користувача (власника) необхідно до заявки додавати документи, що підтверджують право власності, або дозвіл користувача (власника) на виготовлення документів страхового фонду, завірені у встановленому законом порядку.

• Приклад складання листа-дозволу власника об’єкта у додатку 5 (завантажити)

Заявка на забезпечення копіями документів страхового фонду, що мають гриф обмеження доступу, повинна містити відомості щодо спеціального дозволу на провадження користувачем діяльності, пов’язаної з державною таємницею (номер та дата видачі, категорія режиму секретності).