Запаси: відображаємо рух на складі та в бухгалтерії
Районний центр фінансово-господарського обслуговування закладів та установ освіти у квітні 2019 року здійснив 2 закупівлі запасних частин для ремонту шкільних автобусів на загальну суму 5 458,00 грн та оприбуткував їх на склад, призначивши матеріально відповідальну особу — комірника складу. Протягом місяця комірник видав запчастини механіку на загальну суму 2 862,00 грн, які той відразу використав для проведення поточного ремонту автобусів.
Версия для печати
Складські документи Про те, як документально відобразити надходження запасів до суб’єкта державного сектору, ми розібралися (див. матеріал за посиланням), тож простежимо і їх подальший рух — складський, який є важливою ланкою контролю за зберіганням активів. Складський облік ведуть матеріально відповідальні особи за місцями відповідального зберігання, за одиницями обліку та кількістю (за винятком медикаментів, перев’язувальних засобів, а також дорогоцінних металів для протезування) (п. 8 розд. III МР з обліку запасів). За цими показниками звіряють дані оперативного складського обліку з даними аналітичного бухгалтерського обліку.
НЮАНС. Обліковують дорогоцінні метали та списують матеріальні цінності, що містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, відповідно до законодавства (п. 9 розд. III МР з обліку запасів), а саме — Методрекомендацій № 780. Щодо медикаментів та перев’язувальних засобів — про їх складський облік йдеться в нещодавно оновлених Методрекомендаціях № 635 (див. на сторінках цього номера).
Головним документом обліку, де можна відстежити рух активу від його надходження на склад до вибуття, є Книга складського обліку запасів (форма № З-9), приклад заповнення якої наведено нижче. Вести цей документ на підставі прибутково-видаткових документів уповноважено матеріально відповідальних осіб, а з бухзаписами звіряють один раз на квартал (наказ № 130). Книгу слід вести в розрізі найменувань матеріалів (для кожного найменування — окрема сторінка), зазначаючи місце зберігання запасів, їх ціну, ґатунок, розмір, кількість, джерело отримання та видачі запасів. Записи здійснюють за кожним документом про приймання чи видачу запасів, а після кожного запису в Книзі виводиться залишок матеріалів. А ось присвоєння номенклатурних номерів запасам хоча і не є нормою, але все ж таки спрощує як складський, так і бухгалтерський облік, зокрема таких активів, як запчастини.
НАГАДАЄМО. Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок як загального, так і спеціального фонду, ведуть за тими самими обліковими регістрами, але окремо (п. 14 розд. III МР з обліку запасів).
Вибір документів, на підставі яких відпускають матеріали, продукти харчування, виробничі запаси, готову продукцію тощо, залежить переважно від періодичності, з якою видають активи. Відповідно до наказу № 130 застосовують такі форми:
- Накладну (вимогу) (форма № З-3) — використовують у разі несистематичного відпуску запасів протягом місяця (кварталу);
- Забірну картку (форма № З-5) — складають за систематичного відпуску запасів протягом місяця або в разі щоденного протягом 15 днів на кілька найменувань, але за одним КЕКВ із дотриманням лімітів (за потреби)1
; - Меню-вимогу на видачу продуктів харчування (форма № З-4) — заповнюють щоденно щодо відпущених продуктів харчування.
Бухгалтерські документи Аналітичний облік у бухгалтерії ведуть за Книгою кількісно-сумового обліку (форма № З-6) та Книгою обліку тварин (форма № З-8) або використовують Картку кількісно-сумового обліку (форма № З-7) — на вибір, залежно від обраного та зафіксованого в наказі про облікову політику методу. Книгу кількісно-сумового обліку і Картку кількісно-сумового обліку відкривають на рік, відображаючи залишки на кінець звітного періоду (року, місяця) (приклад заповнення див. нижче).
Щодо продуктів харчування: дані з меню-вимог бухгалтер вносить до форми № З-13 «Накопичувальна відомість витрачання продуктів харчування», яку складають щомісяця за кожною матеріально відповідальною особою окремо.
А «зустрічається» аналітичний облік з оперативним в оборотних відомостях (форма 3-11), які призначені саме для щомісячного звіряння даних за відповідними субрахунками. У разі виявлення розбіжностей слід з’ясувати їх причини і за наявності суттєвих порушень (нестачі, невідображення або несвоєчасне відображення операції в бухобліку) встановити винних осіб. Також для контролю матеріально відповідальні особи систематично складають і подають до бухгалтерії Реєстр приймання-здачі документів (форма № М-13, затверджена наказом № 193). Призначенням цього документа є також звіряння з бухгалтерськими записами наявних прибутково-видаткових документів, що їх отримують на складі, і саме така вимога міститься в п. 8 розд. III МР з обліку запасів.
Складський рух запасів за аналітичними субрахунками може бути відображений у Меморіальному ордері № 17. А на синтетичних субрахунках буде відображено вже безпосередньо оприбуткування на склад та вибуття за фактом витрачання (використання). Та оскільки в нашому прикладі запчастини було оприбутковано на склад, а потім видано механіку і встановлено в тому ж звітному періоді, руху за аналітичними субрахунками не відбувалося.
