«ПРОФЕСІЙНИЙ БУХГАЛТЕР»:
Неоплачувана відпустка на період воєнного стану: як оформити документально?

Хронологія подій

Указом № 64/2022 1в Україні було введено воєнний стан з 05:30 24.02.2022 р. строком на 30 діб. Далі було внесено зміни до Указу № 64/2022 щодо продовження дії воєнного стану, а саме:

• Указом № 133/2022 2 — продовжено з 05:30 26.03.2022 р. строком на 30 діб;
• Указом № 259/2022 3 — продовжено з 05:30 25.04.2022 р. строком на 30 діб.

Отже, наразі воєнний стан діє до 05:30 25.05.2022 р., але, можливо, це не останнє продовження.

Що стосується неоплачуваної воєнної відпустки, то відповідна підстава з’явилася в чинному законодавстві лише через місяць після введення воєнного стану, а саме з 24.03.2022 р., коли набув чинності Закон № 2136 4.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Воєнний стан введено в Україні з 24.02.2022 р., але підстава для надання неоплачуваної відпустки у зв’язку із воєнним станом з’явилася лише 24.03.2022 р. До цього працівник міг піти лише у необмежену «карантинну» відпустку за свій рахунок на підставі ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки 5. Крім того, є загальні підстави щодо обмеженого строку відпустки за свій рахунок (15-денна — для будь-якого працівника за угодою між ним та власником на підставі ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки; для окремих категорій працівників — визначеної тривалості на підставі ст. 25 Закону про відпустки).

Відповідно до ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки.

ВАЖЛИВО! У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику в наданні будь-якого виду відпусток за умови, що такого працівника залучено до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури (ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки). Ця вимога стосується і неоплачуваної відпустки.

Одразу зауважимо, що у зв’язку із тим, що «воєнна» відпустка надається з урахуванням норм ст. 26 Закону про відпустки, дні перебування в цій відпустці:

1) ВИКЛЮЧАЮТЬ під час розрахунку середньої зарплати:

• для відпускних та компенсації за невикористану відпустку. Згідно з ч. 6 п. 2 Порядку № 100 6 час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду 7;
• для виплат з огляду на заробіток за останні 2 (4) місяці за Порядком № 100 (для оплати днів військової служби, відрядження тощо). Середній заробіток для цих цілей розраховується за 1 р. дн. у розрахунковому періоді, а отже, дні без збереження зарплати до уваги не беруть 7;
• для лікарняних (декретних). Відпустка без збереження зарплати входить до числа поважних причин для цих цілей відповідно до п. 3 Порядку № 1266 8.

2) ВКЛЮЧАЮТЬ у стаж, що дає право на щорічну основну відпустку. Відповідно до п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки у цей стаж зараховують час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата в порядку, визначеному ст. 25 і 26 Закону про відпустки;

3) НЕ ВКЛЮЧАЮТЬ у страховий стаж для лікарняних / декретних (якщо весь місяць працівник був у такій відпустці, ЄСВ за цей місяць не сплачується).

Оформлення відпустки

У зв’язку із тим, що воєнний стан введено одним документом — Указом № 64/2022, до якого вже двічі вносилися зміни щодо продовження, вважаємо, що є два варіанти оформлення такої відпустки.

Варіант 1. Зазначити: «на період воєнного стану до його скасування» В разі застосування такого варіанта працівник пише заяву на весь період дії воєнного стану, зазначаючи дату початку такої відпустки. У разі продовження воєнного стану писати заяву на продовження такої відпустки працівнику не треба. Щодо наказу керівника, то правильніше вказувати відповідні дати з урахуванням обмежень щодо дії воєнного стану на дату отримання заяви від працівника. Відповідно, в разі появи указу на продовження воєнного стану треба видавати новий наказ із реквізитами указу Президента України у відповідній редакції.

Втім, на нашу думку, можливий варіант, якщо на підставі такої заяви працівника в наказі встановити не конкретну дату закінчення відпустки, а вказати: «до скасування воєнного стану, введеного Указом Президента України від 24.02.2022 р. № 64/2022». У такому разі можна не видавати новий наказ на продовження щоразу, адже зміни щодо продовження були внесені до Указу № 64/2022. Грубого порушення в такому варіанті оформлення ми не вбачаємо, але рекомендуємо все ж таки вказувати конкретні дати в наказі та видавати нові накази на продовження відпустки.

Якщо працівник бажає перервати неоплачувану відпустку до закінчення дії воєнного стану, він має написати про це заяву, на підставі якої буде видано відповідний наказ керівника.

Варіант 2. Зазначити конкретні дати «воєнної» відпустки В разі застосування такого варіанта працівник зазначає в заяві конкретні дати надання відпустки (від і до, але не довше за граничну дату дії воєнного стану на момент подання заяви). Відповідно, й у наказі роботодавець також вказує конкретний період надання відпустки. Звісно, в такому разі щоразу при внесенні змін щодо продовження воєнного стану працівнику треба писати нову заяву із новими датами, а власнику, відповідно, видавати новий наказ на підставі такої отриманої заяви.

Вищенаведені приклади оформлення заяв та наказів, впевнені, допоможуть вам впоратися з цим завданням.

Насамкінець додамо, що в обох варіантах з дати, коли завершиться дія воєнного стану, працівник просто має вийти на роботу (його неоплачувана відпустка закінчилася). Писати заяву щодо виходу на роботу та видавати відповідний наказ не потрібно.

Вероніка Чернишова, консультантка