Чек-ліст для роботодавця: перевірка держпраці

Легальний і відповідальний бізнес в Україні, як і в інших цивілізованих країнах світу, вимагає дотримання низки законодавчих вимог.

Легальний і відповідальний бізнес в Україні, як і в інших цивілізованих країнах світу, вимагає дотримання низки законодавчих вимог. Окрім належної реєстрації підприємницької діяльності, ведення бухгалтерського обліку і оподаткування, суб’єкт господарської діяльності при використанні праці хоча б однієї найманої людини є об’єктом перевірки дотримання трудового законодавства Державною службою з питань праці – Держпраці.

Що найчастіше перевіряє Держпраці і до чого бути готовим роботодавцю? 

Колективний договір

Згідно КЗпП України, Закону України «Про колективні договори та угоди», ст. 65 Господарського кодексу України на всіх підприємствах, які використовують найману працю, між власником або уповноваженим ним органом і трудовим колективом або уповноваженим ним органом повинен укладатися колективний договір, яким регулюються виробничі, трудові та соціальні відносини трудового колективу з адміністрацією підприємства. Держпраці перевіряє як наявність такого документу у роботодавців-юридичних осіб, так і його виконання.  КУпАП  (статті 41¹ -41³) передбачено відповідальність (штрафи до 5 неоподаткованих мінімумів доходів громадян)  винних осіб за:

• ухилення від участі в переговорах щодо укладення, зміни доповнення колективного договору;
• за порушення і невиконання колективного договору, угоди;
• за ненадання інформації, необхідної для ведення колективних переговорів і здійснення контролю за виконанням колективних договорі. 

Індексація заробітної плати

Здійснення цієї процедури в коректній бухгалтерській формі є обов’язковим для всіх роботодавців. Фінансова відповідальність (ст. 265 КЗпП України) запроваджена з 01.01.2015 року, тому фінансові штрафи застосовують лише до порушень, виявлених після цієї дати, або до правопорушень, які були вчинені раніше й тривають після 01.01.2015 року 

Оформлення працівників

Українські роботодавці часто допускають до роботи неоформлених працівників, а тому Держпраці «полює» на них регулярно.

Інспектори Держпраці при перевірці та виявленні неоформленого працівника, а саме без трудового договору, наказу про прийняття на роботу згідно штатного розпису, виплати заробітної плати без легального обліку, звітності та оподаткування, в 2019 році накладають штраф у розмірі 125 190 гривень.

Також, згідно зі статтею 41 КУпАП за фактичний допуск працівника до роботи без трудового договору на керівника підприємства накладається штраф від 8,5 до 17 тисяч гривень. Отже, один «нелегал» підприємству може обійтися до 142 190 гривень.

Згідно судової практики оскаржити накладення такого штрафу вдасться ймовірніше, якщо «працівник» є ФОП та законно надавав свої послуги згідно КВЕД. 

Кадрова документація

Держпраці перевіряє правильність ведення кадрової документації, дотримання мінімального рівня заробітної плати, своєчасність виплати заробітних плат працівникам, правильність відшкодування працівникам витрат на відрядження, нарахування компенсації при несвоєчасному розрахунку з працівниками, дотримання встановленої КЗпП України тривалості робочого часу для різних категорій працівників, періодичність і тривалість відпусток, що надаються працівникам, видача трудових книжок при звільненні тощо. Кожне конкретне правопорушення самостійно та разом тягнуть за собою, як правило, відповідальність або передбачену КЗпП України, або адміністративну за КУпАП вигляді штрафів. 

Охорона праці

Створення служби охорони праці є обов’язковим на підприємствах з кількістю працюючих 50 та більше осіб. На менших підприємствах цю функцію можуть виконувати працівники за сумісництвом. В цьому аспекті Держпраці перевіряє наявність при необхідності служби охорони праці, інструктажі з охорони праці та документальне підтвердження ознайомлення працівників з ними, дотримання вимог навчання з охорони праці,  забезпечення роботодавцем спеціального одягу та засобів індивідуального захисту, підтвердження проходження працівниками медичного огляду в залежності від виду діяльності підприємства. Об’єктами ретельнішого контролю з боку Держпраці є підприємства, де здійснюються роботи з підвищеною небезпекою. 

Судова практика показує, що суди по справах оскарження роботодавцями приписів Держпраці підходять в більшості до справ індивідуально, враховуючи фактичні обставини. Суди України формальні, а тому керуються доказами, зокрема документами, а також показами свідків. Підготовка документації роботодавця на належних стадіях діяльності підприємства збільшує шанси не отримати штрафи Держпраці, або ж успішно оскаржити їх до суду.

 Підготуватися до перевірки Держпраці в короткий термін може виявитися неможливим. Рекомендую заздалегідь комплексно розробляти всю внутрішню документацію за допомогою фахівців в трудових правовідносинах. Попередній внутрішній аудит і перевірка збережуть від неприємностей при перевірці контролюючих державних органів.