Керівник або головний бухгалтер перебуває у відпустці або на лікарняному: хто підписує податкову звітність в паперовому та електронному вигляді?
Який порядок підписання податкової звітності в паперовому та електронному вигляді, у разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) керівника або головного бухгалтера (у тому числі якщо обов’язки з ведення бухгалтерського обліку покладено на керівника або головний бухгалтер уповноважений виконувати обов’язки керівника)?
У зв’язку з набранням чинності Законом України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155) втратив чинність Закон України від 22 травня 2003 року № 852-IV «Про електронний цифровий підпис» (далі – Закон № 852).
До приведення законодавства у відповідність із Законом № 2155 закони України та інші нормативно-правові акти застосовуються в частині, що не суперечить Закону № 2155 (п. 7 розд. VII Закону № 2155).
Електронний цифровий підпис (далі – ЕЦП) та посилений сертифікат відкритого ключа, що його підтверджує, видані відповідно до вимог Закону № 852 до набрання чинності Законом № 2155, використовуються користувачами електронних довірчих послуг, кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг, які продовжують їх обслуговувати, відповідно як кваліфікований електронний підпис та кваліфікований сертифікат електронного підпису до закінчення строку дії посиленого сертифіката відкритого ключа, але не пізніше двох років з дня набрання чинності Законом № 2155 (п. 5 розд. VII Закону № 2155).
Електронні дані з накладеним ЕЦП, який підтверджено з використанням посиленого сертифіката відкритого ключа, визнаються після набрання чинності Законом № 2155 електронними даними із створеним кваліфікованим електронним підписом, але не пізніше двох років з дня набрання чинності Законом № 2155 (п. 6 розд. VII Закону № 2155).
Подання електронних документів здійснюється платниками відповідно до норм Податкового кодексу України (далі – ПКУ) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 (далі – Порядок), на підставі Договору про визнання електронних документів (далі – Договір) шляхом надсилання заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів (далі – Заява про приєднання до Договору).
Пунктом 3 розд. ІІ Порядку встановлено, що платник створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов’язкових реквізитів та з використанням надійного засобу електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП), керуючись Порядком, а також Договором (крім фізичних осіб, які не є самозайнятими особами). Контроль за введенням даних, їх повнотою та достовірністю при створенні електронного документа покладається на платника. Створення електронного документа завершується накладанням на нього ЕЦП підписувача (підписувачів), електронної печатки (за наявності), як передбачено для аналогічного документа в паперовому вигляді.
Для надання права підпису електронних документів (крім Заяви про приєднання до Договору) іншим особам, яким делеговано право підпису, автор повідомляє про таких осіб контролюючий орган (визначений відповідно до п. 5 розд. ІІІ Порядку) шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП (далі – Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку (п. 11 розд. ІІІ Порядку).
Згідно з п. 12 розд. ІІІ Порядку до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються ЕЦП усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – ЕЦП підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника) і останньою – електронна печатка (за наявності).
Відповідно до абзацу другого п.п. 48.5.1 п. 48.1 ст. 48 ПКУ достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку, тому, у разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) керівника або головного бухгалтера, подаються посилені сертифікати відкритих ключів (кваліфіковані сертифікати відкритих ключів) шляхом направлення Повідомлення на всіх відповідальних осіб платника податків, які мають право відповідного підпису.
