Після 10 червня стаж не зникне: ПФУ заспокоїв щодо оцифрування трудових книжок
ПФУ у новині від 18.06.20261 нагадав: якщо трудову книжку не встигли оцифрувати до 10.06.2026, страховий стаж працівника не зникає. Оцифрування трудових книжок продовжується і після цієї дати.
Це важливе роз’яснення, бо саме 10.06.2026 сплив п’ятирічний строк, передбачений Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX (далі — Закон № 1217) для внесення до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників.
Що сказав ПФУ? ПФУ пояснив просту річ: 10 червня 2026 року — це не дата, після якої паперові трудові книжки «згорають», а страховий стаж втрачається. Якщо працівник або роботодавець не подали сканкопії трудової книжки до цієї дати, це не означає, що набутий трудовий чи страховий стаж зник.
Паперова трудова книжка і далі залишається документом, який підтверджує періоди роботи. Її можна буде використовувати під час призначення пенсії.
Окремо ПФУ звернув увагу на пенсіонерів. Якщо пенсію вже призначено, повторно подавати трудову книжку не потрібно. Той стаж, який враховували при призначенні пенсії, вже є в інформаційних системах ПФУ.
Які норми тут працюють? Основна норма — п. 2 розд. II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217, де передбачено, що ПФУ включає до Реєстру застрахованих осіб відсутні відомості про трудову діяльність працівників протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом.
Закон № 1217 набрав чинності 10.06.2021. Тож п’ятирічний строк закінчився 10.06.2026.
Також застосовуємо ст. 48 КЗпП, якою встановлено, що облік трудової діяльності працівника ведеться в електронній формі в Реєстрі застрахованих осіб, а паперова трудова книжка після переходу на електронний облік зберігається у працівника. Роботодавець вносить до неї записи лише на вимогу працівника.
Порядок подання відомостей визначено Порядком № 10842 та Порядком № 11-13. Подати відомості може або роботодавець, або сам працівник.
Що змінилося після 10.06.2026? Після спливу п’ятирічного строку з’явилося розпорядження КМУ від 17.06.2026 № 592-р. Ним Уряд доручив ПФУ продовжити роботу з включення до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників після закінчення строків, передбачених п. 2 розд. II Закону № 1217.
Також ПФУ має доопрацювати програмне забезпечення для співставлення даних персоніфікованого обліку з поданими відомостями про трудову діяльність, спростити доступ до даних електронних трудових книжок та забезпечити інформаційний супровід цього процесу.
У новині від 25.06.20264 щодо розпорядження КМУ № 592-р ПФУ повідомив, що:
- по-перше, органи ПФУ і далі продовжують приймати скановані копії паперових документів про трудову діяльність для їх оцифрування та формування електронних трудових книжок;
- по-друге, подати сканкопії паперової трудової книжки через вебпортал електронних послуг ПФУ може роботодавець або сам працівник;
- по-третє, про подання відомостей для формування електронної трудової книжки — у відеоінструкції: https://youtu.be/F9Ecj4CGuxo? si=jseC8_cOeCa7Q9Mo.
Тобто ПФУ не закриває приймання сканкопій. Робота з оцифрування триває. Але тут є важливий нюанс. Розпорядження КМУ № 592-р не переписало Закон № 1217. Воно не замінило п’ятирічний строк у Законі на новий строк. Воно доручило ПФУ продовжити практичну роботу після 10.06.2026.
Тому говорити, що законодавчий дедлайн скасували, не зовсім правильно. Правильніше так: 5-річний строк сплив, але ПФУ продовжує вносити відсутні відомості до Реєстру.
Що із законопроєктом про відстрочення? Раніше з’явився законопроєкт № 142575. Ним пропонували подовжити строк оцифрування трудових книжок на період дії воєнного стану та ще на три роки після його припинення чи скасування. Але цей законопроєкт не прийнято — він завис на рівні грудня 2025 року. Він і далі перебуває на опрацюванні в комітеті.
Тому не можна писати, що строк оцифрування законодавчо подовжено саме за Законом № 1217. Такого поки немає. Натомість маємо іншу ситуацію: законодавча норма про 5 років залишилася, але Уряд окремим розпорядженням доручив ПФУ продовжити роботу з включення відсутніх відомостей після 10.06.2026.
Що з недавно прийнятими працівниками? Якщо працівника прийняли після 10.06.2021, його паперова трудова книжка не повинна зберігатися у роботодавця. Вона зберігається у самого працівника.
Роботодавець на вимогу працівника може вносити до неї записи про прийняття, переведення, звільнення, заохочення та нагороди.
Але якщо у такого працівника є стара паперова трудова книжка з попередніми записами, особливо за періоди до 01.01.2004, її все одно варто оцифрувати. Подати сканкопії може сам працівник через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ.
Тож порада для працівників кадрових служб така: не ігноруйте новоприйнятих працівників, якщо в них є старі паперові трудові книжки. Повідомте їм, що оцифрування триває і що вони можуть подати документи самостійно.
Отже, після 10.06.2026 оцифрування трудових книжок не зупинилося. ПФУ продовжує довантажувати стаж до Реєстру. Але це не привід відкладати роботу далі. Кадровикам варто перевірити всі паперові трудові книжки, які ще є у роботодавця, можливо, відпрацювати зауваження або видати книжки працівникам під підпис. Для працівників зі старими паперовими книжками теж краще не чекати — оцифрувати їх зараз, поки документи є на руках і їх можна нормально прочитати.
