Зміни до Правил організації діловодства

06.04.2026

Тема:

Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 667/5 внесено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

ДО ВІДОМА. 27.04.2022 до Правил № 1000/5 були внесені зміни наказом Мін’юсту від 21.04.2022 № 1581/5. Тепер деякі зміни, внесені цим наказом, скасовуються, тобто повертається, як було до 27.04.2022. Втім є і нововведення.

Відмітка «Копія» Як і раніше, п. 8 гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5 передбачає, що копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку. Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».

До квітня 2022 року передбачалося також проставляти відмітку «Копія». Але з 27.04.2022 наказом Мін’юсту від 21.04.2022 № 1581/5 цю вимогу прибрали. А тепер її повернули назад.

Так, до п. 8 гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5 додано абз. 16, який передбачає таке: відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Структурні підрозділи По-перше, як і раніше, згідно з п. 18 гл. 1 розд. IV Порядку № 1000/5 номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках. Один примірник номенклатури передається службі діловодства.

З 27.04.2022 наказом Мін’юсту від 21.04.2022 № 1581/5 було додано таке положення: структурні підрозділи установи отримують засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи для використання в роботі. Зараз це положення прибрали.

По-друге, уточнено абз. 4 п. 8 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5. Так, за результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання до передавання до архіву установи, зокрема:

здійснюється оформлення справ відповідно до вимог, визначених у гл. 2 розд. VI цих Правил;
здійснюється складання описів справ структурного підрозділу згідно з вимогами, визначеними у гл. 3 розд. VI цих Правил;
на підставі номенклатур справ формуються акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, відповідно до порядку та форми, визначених у п. 1 гл. 3 розд. V цих Правил.

Акт про вилучення Викладено в новій редакції абз. 1 п. 5 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5. Він передбачає таке.

У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації, пов’язаної з предметом податкової перевірки та державного фінансового контролю, установа додає до нього довідку.

У довідці зазначаються відомості, що станом на дату проведення засідання ЕПК (ЕК) державної архівної установи (архівного відділу міської ради) в установі:

не проводиться податкова перевірка та не здійснюється державний фінансовий контроль;
сплинув мінімальний строк зберігання документів з фінансово-господарської діяльності, що стосуються звітних періодів, включених до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
документи, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації, відсутні;
документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 392 Податкового кодексу України, відсутні (строк зберігання сплив);
спори (суперечки), кримінальні справи, відкриття судами проваджень у справах відсутні.

Довідка підписується керівником установи, головним бухгалтером, юристом (за наявності) та скріплюється печаткою установи (за наявності).

Систематизація справ Згідно з оновленим п. 2 гл. 4 розд. VII Правил № 1000/5 заголовки справ опису з особового складу систематизують за номінальною ознакою в такій послідовності:

накази з кадрових питань (особового складу), що підлягають тривалому зберіганню (75 років);

облікові документи (списки працівників установи);

книги (журнали) обліку наказів з кадрових питань (особового складу);

картки з обліку особового складу;

особові справи (у тому числі осіб, представлених до присвоєння почесних звань), атестаційні справи, персональні справи;

персоніфіковані відомості (звітність) про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески;

контракти, трудові договори, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу);

бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а в разі їх відсутності — розрахункові відомості із зарплати);

документи про атестацію і тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));

документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації;

нагородна документація;

документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали);

незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).

Позапланові перевіряння До підстав одноразових позапланових перевірянь наявності справ додано таку: після деокупації території, припинення чи скасування воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях (оновлений п. 4 гл. 8 розд. VIII Правил № 1000/5).

Реорганізація ЦОВВ Передбачено, що в разі реорганізації тероргану міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади (ЦОВВ) шляхом його припинення як юрособи та створення відокремленого структурного підрозділу міністерства, іншого ЦОВВ (апарату міністерства, іншого ЦОВВ) передавання документів здійснюється згідно з абз. 1 і 2 п. 3 гл. 3 розд. XV цих Правил.

Особливий період Правила № 1000/5 доповнено новим розділом, який має назву «XVI. Поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду».

Наказ 667/5 набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.