Строк оцифрування трудових книжок: поки 10.06.2026, але з’явився проєкт про подовження
Строк оцифрування трудових книжок хочуть «прив’язати» до воєнного стану. Зокрема, у листопаді 2025 року з’явився проєкт Закону № 14257 від 27.11.20251. Ним пропонують змінити перехідні положення Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX (далі — Закон № 1217) про електронні трудові книжки так, щоб строки оцифрування паперових трудових книжок більше не були обмежені датою 10.06.2026, а залежали від тривалості воєнного стану плюс ще три роки після його припинення чи скасування.
Зараз працює загальне правило п. 2 розділу II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217: Пенсійний фонд включає до Реєстру застрахованих осіб відсутні відомості про трудову діяльність протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом — тобто до 10.06.2026.
Для цього страхувальник або застрахована особа передають до ПФУ відомості з паперової трудової книжки — шляхом подання сканкопій або через внесення оцифрованих записів. Конкретний порядок і технічні вимоги визначає сам Пенсійний фонд. Зокрема, ПФУ вже затвердив онлайн-механізм подання сканкопій, у тому числі для осіб, що перебувають за кордоном (див. новину ПФУ від 13.11.20252).
Тобто на сьогодні в законі чітко зафіксовано граничну дату — 10.06.2026, і саме на неї орієнтується ПФУ в інформаційних листах та нагадуваннях роботодавцям.
Проєктом № 14257 пропонують переписати абз. 1 ч. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 1217 так, щоб ПФУ вносив відсутні відомості про трудову діяльність не в межах фіксованих «5 років», а протягом усього строку дії воєнного стану + ще три роки після його припинення чи скасування.
Фактично законопроєкт пропонує «відв’язати» дедлайн від фіксованої наразі календарної дати та зробити його плаваючим — залежно від того, коли закінчиться воєнний стан. Наразі проєкт має статус «зареєстровано» — жодного голосування ще не було.
У пояснювальній записці до законопроєкту наголошується: станом на 2025 рік значна частина трудових книжок так і не була оцифрована. Причини очевидні — повномасштабна війна, виїзд працівників за кордон, релокація бізнесу, втрата документів, перебої в роботі підприємств. Тому ключова мета проєкту — дати більше часу, щоб не допустити втрати інформації про стаж і забезпечити повноцінне наповнення електронного реєстру.
УВАГА! Поки проєкт не прийнятий і не опублікований, юридично діє нинішня редакція Закону № 1217 з граничною датою 10.06.2026. Тобто орієнтир «5 років» ніхто не відміняв. Тому зараз не варто «заморожувати» процес оцифрування в очікуванні змін. Навпаки, логічно використати можливий майбутній люфт як додаткову страховку, а не як привід усе відкладати. Тож подавайте на оцифування ще не подані трудові книжки. І для цього вам стануть у пригоді матеріали у газеті «Зарплата та кадрова справа», № 4/2025, с. 13 та № 21/2025, с. 29.
Тож проєкт Закону № 14257 наразі тільки пропонує подовжити строки оцифрування трудових книжок на період дії воєнного стану та три роки після його завершення. Це логічна реакція на реалії війни і низькі темпи переходу на електронну трудові книжку. Але поки що це лише законопроєкт, а не змінена норма! Тому варто продовжувати оцифровувати трудові книжки з прицілом на чинний дедлайн 10.06.2026, розраховуючи на можливе подовження як на додатковий запас часу, а не як на привід усе відкласти.
