Використання підприємством транспортного засобу працівника: варіанти та їх податкові наслідки

У деяких випадках, у підприємства виникає необхідність використати особистий автомобіль працівника у власних господарських цілях. При цьому, закономірно виникають питання: які витрати, пов’язані із використанням автомобіля, можна компенсувати працівнику без виникнення додблага? Чи можливо поєднувати використання автомобіля працівником у службових та особистих цілях?

Варіанти використання підприємством транспортного засобу працівника, їх особливості та податкові наслідки ми розглянемо у даній статті.

 

Варіант 1. компенсація витрат за використання власного автомобіля

Підприємство може компенсувати працівнику витрати на експлуатацію автомобіля за його використання для службових потреб.

Можливість здійснення компенсації за використання майна працівників випливає з положень ст.125 Кодексу законів про працю України №322-VIII від 10.12.1971р. При цьому розмір і порядок виплати цієї компенсації визначаються власником або уповноваженим ним органом (тобто адміністрацією) за погодженням із працівником.

Можливість використання автомобіля працівника з подальшою компенсацією може бути передбачено в колективному або трудовому договорі. Або ж така компенсація може проводитися на підставі окремо укладеного з працівником договору.

Якщо підприємство укладає договір компенсації, то окрім такого договору, мають бути додатково складені наступні документи:

• заява від працівника про те, що він має бажання використовувати у своїй трудовій діяльності власний автомобіль.
• наказ керівника про укладання договору про використання власного автомобіля у робочих цілях та виплату компенсації за таке використання.

В договорі про компенсацію має бути детально прописано:

• дані автомобіля (марка, державний номер, рік випуску);
• призначення автомобіля на підприємстві, порядок використання;
• порядок оформлення подорожніх листів;
• питання технічного обслуговування;
• порядок виплати компенсації.

Якщо враховувати всі можливі витрати на автомобіль, сума компенсації може складатися з двох частин:

– перша: компенсація безпосередньо за використання особистого автомобіля працівника в інтересах підприємства;

– друга: компенсація витрат, пов’язаних з його експлуатацією (витрати на заправку, ремонт, стоянку, паркування, мийку тощо).

Компенсація за використання автомобіля може обчислюватися в розмірі амортизаційних відрахувань, а компенсація супутніх витрат (пальне, мийка, стоянка тощо) на підставі розрахункових документів. Рішення про конкретний перелік витрат, що компенсуються узгоджується між працівником та керівником підприємства та фіксується у договорі.

Нарахування компенсації може бути відображене за кредитом рахунка 663 «Розрахунки за іншими виплатами» та дебетом рахунків витрат (адміністративні, загальновиробничі витрати, витрати на збут).

Додатково звертаємо увагу, що порядок оподаткування доходів фізичних осіб регулюється розділом IV Податкового кодексу України №2755-VI від 02.12.2010р. (далі – ПКУ).

Виплата компенсації працівнику за використання власного автомобіля оподатковується податком на доходи  фізичних осіб як додаткове благо згідно з пп.«а» та пп.«г» пп.164.2.17 п.164.2 ст.164 ПКУ як сума грошового відшкодування витрат платника податку.

Відповідно, сума компенсації підлягатиме й оподаткуванню військовим збором.

Із зазначеним погоджується і ДПС в Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР» (категорія 103.02).

Компенсація за використання автомобіля не є базою для ЄСВ, оскільки не є складовою заробітної плати.

Сплачену працівнику компенсацію підприємство матиме право включити до складу витрат як у бухгалтерському, так і в податковому обліку.

За умов даного варіанту використання автомобіля працівником у особистих цілях є цілком прийнятним, адже підприємство відшкодовуватиме лише ту частину витрат на експлуатацію та утримання авто, яка припадає на час його використання у службових цілях.

Варіант 2. Використання автомобіля за договором оренди

Згідно з ст.798 Цивільного кодексу України №435-IV від 16.01.2003р. (далі – ЦКУ), предметом договору найму транспортного засобу можуть бути, зокрема, наземні самохідні транспортні засоби (зокрема, і автомобілі).

За договором найму (оренди) наймодавець передає або зобов’язується передати наймачеві майно у володіння та користування за плату на певний строк  (ч.1 ст.759 ЦКУ).

Договір найму транспортного засобу укладається у письмовій формі. Договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню (ст.799 ЦКУ).

Поточний ремонт речі, переданої у найм, провадиться наймачем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом. Капітальний ремонт речі, переданої у найм, провадиться наймодавцем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом (ст.776 ЦКУ).

Страхування транспортного засобу здійснюється наймодавцем (ст.802 ЦКУ).

Наймач зобов’язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані.

Витрати, пов’язані з використанням транспортного засобу, в тому числі зі сплатою податків та інших платежів, несе наймач (ст.801 ЦКУ).

Для того, щоб підтвердити використання автомобіля у господарській діяльності підприємства, працівнику необхідно буде складати маршрутні (шляхові, подорожні) листи, а також надавати документи, що підтверджують понесені витрати (зокрема, на заправку автомобіля пальним).

Тільки у разі виконання обох вищезазначених умов, підприємство зможе компенсувати витрати, понесені працівником під час використання автомобіля у службових цілях, без виникнення додаткового блага із відповідним оподаткуванням.

Водночас, при перерахуванні орендної плати фізичній особі-орендодавцю підприємство як податковий агент зобов’язане буде утримати податок на доходи фізичних осіб та військовий збір. ЄСВ не сплачується.

Сплачену орендну плату підприємство матиме право віднести до складу витрат (на підставі акта наданих орендних послуг) як у бухгалтерському, так і в податковому обліку.

За умов даного варіанту використання автомобіля працівником у особистих цілях є неприйнятним, оскільки таке використання створюватиме оподатковуваний дохід.

Варіант 3. Використання автомобіля за договором позички

Підприємство також може використовувати автомобіль працівника (в т.ч безоплатно) на підставі договору позички.

Користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними ( ч.2 ст.827 ЦКУ ).

У ч.3 ст.827 ЦКУ зазначено, що до договору позички застосовують ті самі положення ЦКУ (а саме, глава 58 ЦКУ), що й до договору оренди (див. варіант 2).

ДПС у своїх роз’ясненнях не заперечує, що поточний ремонт та/або технічне обслуговування транспортного засобу, переданого в позичку на безоплатній основі, має проводити користувач (позичкоотримувач). При цьому, у фізичної особи-позичкодавця додаткове благо не виникатиме.

При цьому, капітальний ремонт має проводитись за рахунок позичкодавця, в іншому випадку у фізичної особи – позичкодавця виникатиме дохід у вигляді додаткового блага (Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс «ЗІР» (категорія 103.02).

Аналогічно варіанту 2, витрати, пов’язані з використанням транспортного засобу, в тому числі зі сплатою податків та інших платежів, несе наймач (ст.801 ЦКУ).

Документування використання автомобіля у господарській діяльності здійснюється за загальним правилом, як для власних чи орендованих автомобілів.

За умов даного варіанту використання автомобіля працівником у особистих цілях є неприйнятним, оскільки таке використання може створюватиме оподатковуваний дохід, адже витрати на утримання автомобіля, переданого у позичку нестиме підприємство.