Новини

Чи може уповноважена особа підписувати закупівлі в системі ключем керівника, а не власним?

13.01.2025
Тема:

Нормативно-правова база

Закон України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) визначає, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа. Поряд із тим, уповноважена особа в свою чергу забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону.

Наказом Мінекономіки «Про затвердження Порядку розміщення інформації  про публічні закупівлі» від 11.06.2020 № 1082 визначено, що розміщення інформації в ЕСЗ здійснюється уповноваженою особою. Після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на веб-порталі у вигляді документа, доступного для друку.

Разом із цим, кваліфікований електронний підпис:

  • Засвідчує особу, яка підписала документ;
  • Підтверджує її відповідальність за достовірність внесеної інформації.

Отже, уповноважена особа, відповідальна за публікацію в ЕСЗ, повинна діяти виключно у межах своїх повноважень, встановлених внутрішніми документами підприємства (наказами, положеннями тощо).

Підписання ключем керівника: правові аспекти

Підписання документів ключем керівника, якщо цим займається уповноважена особа, формально розглядатиметься як порушення, оскільки:

  • Порушується принцип персональної відповідальності: Використання КЕП керівника створює враження, що саме керівник є автором або відповідальним за внесену інформацію. У разі перевірки це може викликати додаткові питання до керівника, навіть якщо фактично цю дію здійснювала інша особа;
  • Порушення вимог безпеки: КЕП є індивідуальним інструментом підпису, і його передача третім особам (у тому числі уповноваженій особі) суперечить принципам захисту персональних даних і використання електронних підписів.

Державна аудиторська служба України (ДАСУ) неодноразово наголошувала, що:

  • Дії уповноваженої особи мають бути підтверджені її власним КЕП;
  • Використання КЕП керівника для виконання обов’язків іншої особи розглядається як порушення вимог нормативно-правових актів, навіть якщо це зумовлено внутрішньою практикою організації.

Як діяти у практичних ситуаціях?

Щоб уникнути можливих порушень і спірних ситуацій, організація має:

  • Забезпечити кожну уповноважену особу власним КЕП: це виключить необхідність використовувати КЕП керівника для підписання закупівельних документів;
  • Чітко визначити обов’язки уповноваженої особи у внутрішніх документах: у положеннях або наказах має бути закріплено, що саме уповноважена особа відповідає за всі дії в електронній системі закупівель, включаючи підписання документів;
  • Навчити персонал правильного використання КЕП: передача ключа чи пароля до КЕП третім особам має бути категорично заборонена;
  • Уникати формалізму: навіть якщо керівник формально погодив використання свого КЕП для дій уповноваженої особи, це не виключає ризиків у разі перевірки чи судових спорів.

Наслідки недотримання вимог

Використання КЕП керівника уповноваженою особою може спричинити такі наслідки:

1. Штрафні санкції. Контролюючі органи можуть кваліфікувати це як порушення процедур закупівель;
2. Визнання дій недійсними. У разі спору підписані документи можуть бути оскаржені через відсутність чіткої відповідності підпису та дій особи.

Висновок

Уповноважена особа повинна підписувати документи в ЕСЗ виключно власним КЕП. Використання ключа керівника порушує принцип персональної відповідальності та може створити юридичні ризики для організації. Для уникнення подібних ситуацій рекомендується запровадити чітку організацію процесів закупівель і дотримуватися принципу індивідуальності електронного підпису.

Календар

На цьому тижні
подій немає

Вверх
Закрыть
Замовити зворотній дзвінок
Буде виконано оформлення передплати на обране видання
Телефон
Оформити
Повернутися
Закрыть
Вибачте, на обраний вами період передплата не здійснюється. Для того щоб задати своє питання телефонуйте на наші контактні телефони або скористайтеся формою зворотного зв'язку