Як приєднатися до електронного документообігу

Електронний документообіг між платниками податків та органами ДПС здійснюється   відповідно  до   Податкового  кодексу  України   від   02.12.2010  № 2755–VІ (із змінами та доповненнями) з дотриманням вимог законів України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (із змінами) та від 05.10.2017 № 2155-VІІІ «Про електронні довірчі послуги», а також наказу Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 «Про затвердження Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами», зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 03.08.2017 за № 959/30827 (із змінами).

Відповідно до Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо функціонування електронного кабінету та спрощення роботи фізичних осіб-підприємців» від 14.07.2020 року № 786-ІХ з 07.11.2020 року електронний документообіг здійснюється без укладення відповідного договору.

Вимогами п. 1 розділу III Порядку № 557 зазначено: «Приєднання до Договору про визнання електронних документів здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі (стандарті) з дотриманням вимог законодавства». Підтвердженням про приєднання автора до Договору є отримання автором відповідної квитанції про прийняття контролюючим органом такого документа, яка містить повідомлення про набуття платником статусу суб’єкта електронного документообігу (далі  - СЕД).

Юридичні особи, самозайняті особи, податкові агенти, контролюючі органи, органи державної влади, органи місцевого самоврядування набувають статусу СЕД з дати приєднання до Договору.

Фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються СЕД та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів виключно з використанням кваліфікованого електронного підпису.

Для надання права підпису електронних документів платника іншим особам, яким делеговано право підпису, автор повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі – Повідомлення) в електронному вигляді за формою, згідно з додатком 2 Порядку № 557.

До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – кваліфікований електронний підпис керівника і останньою – печатка (за наявності).

Підставами для відмови у приєднанні до Договору є:

• відсутність автора на обліку в контролюючому органі;
• невідповідність даних підписувача першого електронного документа даним Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр) щодо керівника автора;
• наявність у Єдиному державному реєстрі запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичної особи – підприємця;
• наявність в Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків (далі - Державний реєстр) інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків підписувача першого електронного документа (керівника) у зв'язку зі смертю.