Щодо ознайомлення CГ зі своєю обліковою справою

Чи має право CГ за письмовим зверненням ознайомитись зі своєю обліковою справою (реєстраційною частиною), яка знаходиться в контролюючому органі за основним місцем обліку та у разі необхідності отримати письмовий документ стосовно своїх облікових даних, розрахункових рахунків (відкриті/закриті) або даних про свої структурні підрозділи (філії) та в які терміни?

Фахівці ДПС у Хмельницькій області повідомляють, що відповідно до п. 63.12 ст. 63 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) інформація, що збирається, використовується та формується контролюючими органами у зв’язку з обліком платників податків, вноситься до інформаційних баз даних.

Взяття на облік платників податків контролюючими органами здійснюється за принципом організаційної єдності реєстраційних процедур, що проводяться державними реєстраторами, та процедур узяття на облік платників податків, що забезпечуються контролюючими органами. Обмін відомостями (запитами) про здійснення дій з державної реєстрації та взяття на облік (зняття з обліку) юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців здійснюється у порядку інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР) та інформаційними системами Державної податкової служби України.

Згідно з нормами ст.ст. 64 та 65 ПКУ взяття на облік за основним місцем обліку юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів та фізичних осіб – підприємців, відомості щодо яких включаються до ЄДР здійснюється на підставі відомостей з ЄДР, наданих державним реєстратором згідно із Законом України від 15 травня 2003 року № 755-ІV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань».

Дані про взяття на облік юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів та фізичних осіб – підприємців як платників податків і зборів та як платників єдиного внеску у контролюючих органах передаються до ЄДР у день взяття на облік та оприлюднюються на порталі електронних сервісів Міністерства юстиції України за електронною адресою: https://usr.minjust.gov.ua та на офіційному вебпорталі ДПС України в інформаційно-телекомунікаційній системі «Електронний кабінет» (далі – ІТС «Електронний кабінет»).

Взяття на облік за основним місцем обліку платників податків, для яких законом установлені особливості їх державної реєстрації та які не включаються до ЄДР, здійснюється на підставі поданої платником відповідної заяви та документів. Дані про взяття на облік таких платників у контролюючих органах оприлюднюються на офіційному вебпорталі ДПС України в ІТС «Електронний кабінет».

Банки та інші фінансові установи у день відкриття/закриття рахунка платника податків подають відомості про це в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку на адресу Інформаційного порталу Державної податкової служби України.

Реєстраційна частина облікової справи платника податків містить лише паперові документи, які надходять до контролюючих органів з питань обліку платника податків згідно із ст.ст. 64 – 68 ПКУ, та не містить електронних документів.

Таким чином, реєстраційна частина облікової справи платника містить лише частину документів, а повні актуальні відомості наявні лише в електронній базі даних. Формування, ведення та зберігання облікових справ платиків податків здійснюється із дотриманням:

• Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, які затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»;
• наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів».

Кожна справа має опис, а документи, що містяться в реєстраційній частині можуть містити персональні дані третіх осіб (засновників, керівників та інших пов’язаних осіб).

Уповноваженій особі платника за її зверненням може бути надано для ознайомлення опис документів, що зберігаються в реєстраційній частині облікової справи такого платника податків.

Питання про можливість видачі/відмови у видачі копій конкретних документів з реєстраційної частини облікової справи розглядається керівником контролюючого органу з дотриманням вимог Закону України від 01 червня 2010 року № 2297-VІ «Про захист персональних даних».

Перелік контролюючих органів, у яких платник перебуває на обліку за неосновним місцем обліку може бути наданий контролюючим органом за основним місцем обліку у разі звернення платника податків (п. 7.4 розд. VІІ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588 (в редакції наказу Міністерства фінансів України від 22.04.2014 № 462).

Платники податків (юридичні особи та самозайняті особи) можуть ознайомитися з інформацією, яка міститься щодо них в інформаційних базах даних контролюючих органів через особисту (приватну) частину ІТС «Електронний кабінет», яка, зокрема містить інформацію про:

• облікові дані платника (реєстраційні дані, відомості про керівника, про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку, відомості про об’єкти оподаткування, дані про банківські рахунки, дані податкового обліку і реєстрів);
• подання звітності (перелік звітів, перегляд квитанції, інформація про раніше надіслані звіти).

Враховуючи викладене, для отримання повних та актуальних даних платників податків рекомендуємо користуватись ІТС «Електронний кабінет».