Електронна трудова книжка: затверджено Порядок подання відомостей про трудову діяльність

ПФУ постановою Правління від 12.03.2021 р. № 11-1 затвердив Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.

Подання відомостей Відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ через веб-портал електронних послуг в електронній формі:

• страхувальником за працівників
• або самим працівником.

Передбачено два способи подання таких відомостей:

• у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
• в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Скановані копії Виготовляються скановані копії в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж. Вони мають містити всі сторінки трудової книжки в хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатними для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файла не має перевищувати 1 Мб.

Електронний запис Він складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:

• найменування роботодавця або ПІБ (за наявності) та ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ або РНОКПП або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття РНОКПП та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
• періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
• переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
• найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
• причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частина, стаття закону);
• вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.

Якщо електронний запис створено з помилками та відправлено, формується новий електронний запис. Детальніше розглянемо в одному з наступних номерів газети «Бухгалтерія: бюджет».

Постанова № 11-1 набирає чинності через 10 днів з дня її офіційного опублікування (на момент підготовки номера не опублікована).