Трудова книжка звільненого працівника залишилася в кадровій службі підприємства. Що робити роботодавцю?

Новий керівник комунальної установи, приймаючи справи, дещо розгубився:  він встановив, що трудова книжка працівника, якого звільнено, залишилася в кадровій службі. Переслати її поштою, віддати родичам, чи передати через знайомих? Що робити в цій ситуаці?

Фахівці Управлiння Держпрацi в Одеськiй областi зауважили – хвилювання керівника небезпідставні.

Адже відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання згідно п. 4 постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 р. № 301 (далі – Постанова №301).

 Нагадаємо загальний порядок

Згідно з п. 3 Постанови №301 трудові книжки повинні зберігатися на підприємствах, в установах і організаціях, у представництвах іноземних суб’єктів господарювання, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

У день звільнення працівника підприємство зобов’язане здійснити з ним повний розрахунок і видати йому трудову книжку із записом про звільнення під розписку в журналі обліку (ст. 47 Кодексу законів про працю України, (далі – КЗпП)); Постанова №301; п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 (далі – Інструкція № 58)).

Тому керівнику необхідно з’ясувати, з яких причин після звільнення працівника його трудова книжка залишилася на підприємстві.

Причин може бути декілька, як і варіантів їх вирішення.

Можливо, трапилося так, що працівник в день звільнення був відсутній на роботі.

У такому випадку власник або  уповноважений  ним  орган  в  день звільнення надсилає йому поштове повідомлення  із  вказівкою  про  необхідність   отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Саму ж трудову книжку відправляти поштою без письмової згоди співробітника не можна.

Повідомлення бажано направляти рекомендованим листом з відміткою про вручення відправлення  працівнику з описом вкладення. Оскільки, у разі виникнення трудового спору, у роботодавця буде додатковий доказ щодо відсутності його вини у затримці видачі працівнику трудової книжки.

Можна запросити від працівника його згоду на пересилання трудової книжки засобами поштового зв’язку, із зазначенням поштової адреси, на яку необхідно надіслати трудову книжку

Отримавши від працівника таку згоду із зазначенням адреси, роботодавець, керуючись п. 4.2 Інструкції № 58, надсилає працівникові трудову книжку на адресу, вказану працівником.

Інший варіант – Працівнику було надано відпустку з подальшим звільненням. У день звільнення він на підприємство не прийшов.

Алгоритм дії аналогічний описаному вище

Ще випадок: працівник не одержав трудову книжку в день звільнення у зв’язку із відсутністю в день звільнення на роботі з різних причин, та передав заяву із проханням видати його трудову книжку родичам.

У такому разі працівнику необхідно  оформити довіреність для отримання трудової книжки родичами.

Видавати трудову книжку під розписку найближчим родичам (без довіреності) можна тільки у випадку смерті співробітника (п. 4.3 Інструкції № 58).

Другий раз підкреслимо, що хвилювання керівника небезпідставні:

• крім зобов’язання видати трудову книжку працівнику в день звільнення, законодавством встановлено відповідальність за несвоєчасну видачу трудової книжки при звільненні.

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність (п.4 Постанови № 301).

Якщо затримка в видачі трудової трапилась з вини роботодавця, тоді доведеться виплатити працівнику середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП, п.4.1 Інструкції № 58).

У цьому випадку днем звільнення вважатиметься день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення необхідно видати наказ і внести запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнають недійсним у порядку, встановленому п. 2.10 Інструкції № 58.

Що робити роботодавцю, коли все ж не вдалося вручити трудову книжку звільненому працівникові?

У цьому випадку слід керуватися нормами п. 6.2 Інструкції № 58. Відповідно до цієї норми, трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у закладі окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.