«БУХГАЛТЕРІЯ: БЮДЖЕТ»:
Працівник надіслав заяву (на відпустку, на звільнення тощо) засобами електронного зв’язку: чи можна прийняти?
Працівники нашої установи роз’їхалися по Україні та за кордон, втікаючи від бойових дій. І зробили вони це в терміновому порядку, не узгодивши свою відсутність на роботі. Тепер, перебуваючи далеко від установи, вони хочуть взяти відпустку будь-якого виду або звільнитися. Але для цього потрібно отримати від працівників письмову заяву. Однак наразі це зробити неможливо. Чи є заява, надіслана засобами електронного зв’язку, підставою для здійснення відповідних дій роботодавцем?
Роз’яснення
Версія для друку
Людмила Балла, PhD in Economics, експерт газети «Бухгалтерія: бюджет»
Обов’язковість заяви Відповідно до абз. 4 п. 7 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/51 у кожному пункті розпорядчого документа з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (зокрема, заява працівника тощо). Те, що в деяких випадках кадрової організації трудових відносин з працівниками їхні заяви обов’язкові, випливає, зокрема, із норм КЗпП2 (наприклад, в разі звільнення з ініціативи роботодавця) та Закону про відпустки3 (наприклад, в разі надання щорічної основної відпустки не за графіком; відпустки при народженні дитини; соціальних відпусток тощо).
Водночас заяву оформлюють не на бланку установи (абз. 1 п. 8 гл. 2 розд. ІІ Правил № 1005/5) — працівник має написати її власноручно.
ДО ВІДОМА. Відповідно до Переліку № 578/54 заяви працівників залежно від події, про яку йдеться в цій заяві, мають різні строки зберігання. Наприклад, заява на звільнення зберігається в особовій справі працівника 75 років після звільнення; заяви про надання та використання відпусток різного виду зберігаються 1 рік тощо. Тож, якщо працівник просить відразу про декілька виплат чи про різні події, то писати потрібно окрему заяву на кожну подію чи виплату.
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.
Варіанти надсилання заяви Звісно, втікаючи від бойових дій, більшість працівників не встигли оформити свою відсутність на робочому місці. Тому, облаштувавшись на новому місці проживання, вони обирають, як саме продовжувати трудові відносини на місці роботи, яке лишилося. Якщо вони продовжують роботу дистанційно чи установа не може забезпечити їх роботою та запроваджує простій, то питань немає — на це їхня заява не потрібна.
А от про інші свої рішення (взяття відпустки будь-якого виду; звільнення тощо) працівник повинен зазначити у відповідній заяві. У таблиці нижче розглянемо переваги та недоліки варіантів надсилання такої заяви. А роботодавець ухвалює рішення про прийняття заяви якимось із варіантів чи підбір варіанта в кожному окремому випадку для працівника.
ПОРАДА. На період воєнного стану керівник установи може видати новий наказ про ведення кадрового діловодства і в ньому передбачити:
- можливість отримання заяв від працівників засобами поштового та електронного зв’язку;
- номер телефону, адресу акаунту та/або адресу електронної пошти, на яку потрібно надсилати відповідні заяви;
- терміни реагування кадрової служби на відповідну заяву та механізм такого реагування (реєстрація заяви; шляхи перевірки достовірності заяви; видання відповідного наказу на підставі заяви тощо);
- варіанти повідомлення працівника про результат його звернення тощо.
Варіанти надсилання заяви, якщо немає можливості надати її особисто
|
Варіанти |
Порядок дій |
Переваги |
Недоліки |
|
Пошта |
Працівнику потрібно оформити лист з повідомленням про вручення (тоді він буде впевнений, що лист дійшов до адресата) і з описом вкладеного (це підтвердить факт вкладення заяви) |
Роботодавець отримає оригінал заяви, який йому і потрібен для здійснення відповідних дій |
Враховуючи, що доставка засобами поштового зв’язку в умовах воєнного стану доволі тривала, то роботодавець отримає заяву пізно. Тож цей факт потрібно врахувати під час зазначення дати заяви. Адже в заяві буде зазначена одна дата, але дії стосовно неї роботодавець буде проводити значно пізніше |
|
Електронний документообіг |
В установі має бути затверджено: 1) перелік документів, ведення яких передбачається в електронній формі; 2) порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у переліку документів, ведення яких передбачається в електронній формі |
Ні працівнику, ні роботодавцю не потрібно вживати жодних додаткових дій стосовно надсилання чи отримання заяви — все відбувається в межах затвердженого в установі порядку ведення електронного документообігу |
У більшості установ відсутнє програмне забезпечення, яке формує електронні документи. До того ж працівник повинен мати кваліфікований електронний підпис, щоб формувати документи в системі. Також працівник може не мати віддаленого доступу до програмного забезпечення |
|
Месенджери, електронна пошта або факс |
По-перше, працівник має написати заяву власноручно → сфотографувати її (зробити сканкопію) → надіслати роботодавцю через месенджер (Viber, Telegram тощо) або на електронну пошту чи факс. По-друге, роботодавець має зареєструвати отримання такої заяви → перевірити, якщо це можливо, її достовірність (упевнитися, що заява є волевиявленням працівника, а не чиїмось жартом) |
Цей варіант потребує найменших затрат з боку працівника (не потрібно йти на пошту чи шукати доступ до системи електронного документообігу роботодавця). Роботодавець, своєю чергою, отримує заяви централізовано та має можливість їх опрацьовувати безпосередньо в день написання, а не чекати довготривалої доставки оригіналу заяви |
У такий спосіб роботодавець не отримує оригіналу заяви працівника, але в період воєнного стану на це доведеться закрити очі. Водночас роботодавцю потрібно вжити заходів, щоб упевнитися, що надіслана заява є волевиявленням працівника, а не підробкою чи чиїмось жартом (наприклад, зателефонувати працівнику, і, можливо, записати розмову з ним) |
Про можливість надсилання заяв через месенджер (Viber, Telegram тощо) або на електронну пошту чи факс говорить і НАДС у роз’ясненні, розміщеному на офіційній сторінці органу в соцмережі Facebook5 (див. додаток до консультації).
Ознайомлення з наказом Отримання заяви від працівника — це лише одна із складових кадрового документообігу. Відповідно до п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/5 свідченням того, що працівник ознайомлений з наказом та бере до відома його положення, є особистий підпис працівника, біля якого зазначено дату ознайомлення.
Тож на підставі заяви роботодавець видає відповідний наказ і обирає, як саме працівник буде з ним ознайомлений. Діяти потрібно за тими ж варіантами, які були наведені вище. Однак зазначимо: якщо наказ буде надіслано через месенджери чи електронну пошту або факс, то отримати оригінал підпису працівника буде неможливо.
У такому разі ознайомлення із наказом варто зафіксувати у відповідному протоколі. У ньому доцільно зазначити причини, через які працівник не може підписати наказ особисто, а також зобов’язання працівника зробити це, коли виникне така можливість. Зауважте, що дата ознайомлення в такому разі не зміниться, однак, коли працівник зможе поставити підпис особисто, доцільно в дужках біля підпису зазначити дату фактичного підписання документа.
Документ до консультації
Національне агентство з питань державної служби
Щодо можливості і правильності оформлення та надсилання кадрових документів (заяв про надання відпусток, переведення, звільнення тощо) в електронному вигляді або різними засобами телекомунікаційного зв’язку
Роз’яснення
Шановні колеги! До НАДС надходять численні запити щодо можливості і правильності оформлення та надсилання кадрових документів (заяв про надання відпусток, переведення, звільнення тощо) в електронному вигляді або різними засобами телекомунікаційного зв’язку.
Зрозуміло, що сьогоднішні умови в більшості випадків не дають можливість працівникам подавати необхідні заяви в паперовому вигляді із власноручними підписами, як ми це робимо зазвичай.
Звертаємо увагу, що, оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника. Таким чином, письмові заяви також можуть подаватись в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів.
У разі, коли і електронні кваліфіковані підписи недоступні, такі заяви можуть бути надані в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів. В такому випадку відповідну заяву, написану на папері і підписану заявником, доцільно сфотографувати і переслати уповноваженій особі органу. Але це, звісно, якщо є така можливість. Якщо ж такої можливості немає, то відповідну заяву надішліть у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям. Як свідчить судова практика, у разі отримання відповідних заяв (повідомлень) працівників в електронній формі це спонукає роботодавця перевірити справжнє волевиявлення працівника у разі наявності сумнівів щодо такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 р. у справі № 725/4244/18).
Нагадуємо, що ознайомлення державних службовців з виданими щодо них наказами можна здійснювати шляхом їх вручення або надсилання поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку, відповідно до статті 91 Закону України «Про державну службу».
Тобто відсканований наказ доцільно надіслати на електронну пошту державного службовця, або сфотографований документ направити через месенджер, доступний державному службовцю. Таке ознайомлення фіксується відповідним протоколом.
