Обліковуємо електронні проїзні квитки

Версія для друку

01 грудня, 2021

Тема:

Статтю взято з газети "Медична бухгалтерiя" № 23/2021

Лідія Безкоровайна, експертка газети

Павло Зозуля, експерт газети

Часто медичному персоналу доводиться виїжджати до пацієнта для надання послуг. Це передбачає здійснення витрат на оплату проїзду. Логічно, що такі витрати є витратами ЗОЗ, а не особисто працівника. Та щоб не виникало жодного запитання стосовно обґрунтованості та достовірності цих витрат, потрібно правильно організувати їх облік.

Розпочати треба з того, що прописати необхідність оплати проїзду певним категоріям працівників ЗОЗ у колективному договорі (ст. 7 Закону про колдоговори1) та зафіксувати таку можливість у розпорядчому документі керівника. В останньому — прописати мету поїздки та визначити коло осіб, які мають право користуватися такою можливістю. Нюанси обліку витрат на службові поїздки варто навести в наказі про облікову політику.

E-ticket Електронний квиток, або e-ticket, — це електронний документ, що засвідчує договір перевезення електротранспортом між пасажиром і перевізником (ст. 910 ЦКУ2). Власне, це електронна форма звичного паперового квитка. І головними перевагами такого е-квитка є його зручність у користуванні та багатофункціональність. E-ticket, як правило, призначений для користування кількома видами міського транспорту (крім таксі), його придбавають і поповнюють у спеціальних пунктах продажу (терміналах). Сама картка є носієм інформації щодо суми внесених коштів за майбутні поїздки та/або кількості таких поїздок.

Якщо підприємство ухвалило рішення про придбання електронних проїзних квитків, слід пам’ятати, що доведеться мати справу з двома господарськими операціями: придбанням пластикової картки та внесенням коштів на цю картку.

Придбавати електронний проїзний квиток може підприємство або його працівник. У першому випадку розрахунки із транспортною компанією здійснюють безготівково, а в другому — придбавають за підзвітні кошти або власні кошти уповноваженого працівника з подальшою їх компенсацією. Другий спосіб на практиці трапляється частіше, ніж перший, оскільки більш зручний, хоч передбачає надання працівником авансового звіту.

НЮАНС. Не вважатиметься доходом працівника відшкодована йому сума поповнення проїзного квитка, виданого «на руки», адже його використання пов’язане з виконанням службових обов’язків, а не задоволенням власних потреб. Тож оподаткуванню такі кошти не підлягатимуть.

Є два варіанти оплати роботодавцем службових поїздок із застосуванням електронних квитків:

• працівник сам оплачує вартість поїздки або ж одержує під звіт суму для оплати та складає авансовий звіт із метою отримати компенсацію належної суми;
• працівник отримує e-ticket, на який уже зараховано кошти для майбутніх оплат, за які потім звітує.

Життєвий цикл e-ticket Розглянемо покроково рух електронного проїзного квитка від придбання електронного носія до списання внесених коштів.

Крок 1. Придбання e-ticket. На цьому етапі КНП має визначитися, за рахунок яких коштів (власних доходів чи цільового фінансування) оплачуватиме придбання електронного квитка та як відбуватиметься ця оплата (через підзвітну особу чи безготівковими розрахунками). Від усіх цих моментів буде залежати подальше відображення в бухобліку такого придбання.

Крок 2. Оприбуткування e-ticket. Якщо електронний квиток придбано для постійного використання КНП, його слід оприбуткувати на рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети». За такого зарахування на облік картки списують під час видачі їх у користування, а далі ведуть оперативний облік.

Електронний проїзний квиток можна придбавати і для тимчасового використання (на певний період). З огляду на те, що існує можливість повернути транспортному підприємству пластикову картку (по суті вона є його власністю), ціна придбання буде вважатися заставною вартістю. Таку вартість сплачують одноразово й повертають картку за потреби. У такому разі зарахувати на баланс картку не можна, тож залишається лише позабалансовий рахунок 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні». Повертаючи електронний квиток, КНП списує з позабалансу вартість квитка.

Крок 3. Поповнення. Перевагою електронного квитка є те, що його можна поповнювати на певну суму коштів, яка поступово списується з картки. Мовою бухобліку такі поповнення вважаються авансовими платежами. Тож і підзвітна особа може «закинути» готівкові кошти на картку, і КНП може перерахувати кошти в безготівковій формі на рахунок транспортного підприємства. В обох випадках кошти слід використати протягом установленого строку.

Облік коштів, які зараховуються на картку, ведуть за субрахунком 331 «Грошові документи в національній валюті», оскільки електронний квиток є сплаченим проїзним квитком. Списують їх за фактом використання, зменшуючи дебіторську заборгованість, яка виникла під час перерахування коштів транспортному підприємству: Дт 631 — Кт 31; Дт 331 — Кт 631.

Крок 4. Оперативний кількісний облік. Під час видачі в користування придбану пластикову картку списують із рахунку 22. Далі її рух показують у журналі руху проїзних електронних квитків, форму якого слід розробити власноруч, із зазначенням дати видачі в користування, дати повернення, ПІБ працівника, відповідальної посадової особи, а також вартості здійснених поїздок.

Крок 5. Списання. Є два моменти списання e-ticket: списання картки та списання проїзних документів, адже і обліковували ми їх окремо. Вартість придбання картки списуємо з рахунку 22 (зараховано було саме на цей рахунок) у момент видачі в користування: Дт 91, 92 — Кт 22. Вартість поїздок списуємо в кінці кожного місяця на підставі даних, унесених до журналу та наданих маршрутних листів: Дт 91, 92 — Кт 331, складаючи акт списання використаних грошових документів.

А тепер перейдемо до прикладу.

Приклад. ЗОЗ-КНП для виїзду лікарів до пацієнтів на виклик придбав у березні 2 e-ticket вартістю 45,00 грн кожен на загальну суму 90,00 грн. Одночасно поповнено електронні носії на 500,00 грн кожен на загальну суму 1 000,00 грн. Придбання здійснила підзвітна особа. Протягом березня використано загалом 800,00 грн3.

Бухоблік електронних проїзних квитків