Перехід від ТК до УО: про що подбати замовнику?
Як відомо, з 19.04.2020 р. відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є виключно уповноважена особа. Як перейти від тендерного комітету до уповноваженої особи? Чи може уповноважена особа з 01.01.2022 р. завершити закупівлі, розпочаті тендерним комітетом, та відзвітувати про них? З цими питаннями розберемося в статті.
Статтю взято з газети "Бухгалтерiя: бюджет" № 41/2021
Людмила Линник, юрист газети «Бухгалтерія: бюджет»
Перехідний період добігає кінця
Згідно з ч. 1 ст. 11 Закону № 9221 відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа (УО).
Відповідно до п. 4 розд. Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 922 з 19.04.2020 р. і до 01.01.2022 р. закупівлі могли проводити і тендерні комітети (далі — ТК), і УО. Втім, спрощені закупівлі повинна була проводити виключно уповноважена особа (проведення таких закупівель ТК, як і можливість делегувати йому такі повноваження, не передбачено).
Але час ТК добігає кінця — з 01.01.2022 р. закупівлі повинні перейти до рук виключно УО.
Вимоги до УО Згідно з п. 35 ст. 1 Закону № 922 уповноважена особа (УО) — це cлужбова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту). Деякі питання призначення УО ми окреслили далі в таблиці.
Питання призначення УО
Запитання |
Відповідь |
Які способи призначення УО? |
УО визначається або призначається замовником в один із способів (ст. 11 Закону № 922):
Оскільки УО завжди є працівником замовника, то прийняти УО на умовах договору цивільно-правового характеру не можна |
Скільки УО може бути? |
Замовник має право призначити декілька УО, за умови, що кожна з них буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель. Отже, керівник установи повинен визначити, яка кількість УО необхідна. У листі від 06.12.2019 р. № 3305-04/52038-03 фахівці Мінекономіки зауважили, для цього потрібно: проаналізувати закупівлі за попередні періоди і порахувати кількість витраченого часу на організацію та проведення таких закупівель; враховувати обсяги проведених закупівель в організації, їх періодичність та специфіку; враховувати час, використаний на планування закупівель, формування потреби, підготовку до закупівлі, складання тендерної документації, технічних специфікацій, проведення процедури закупівлі та звітування про виконання договору; інші фактори. Також Мінекономіки пропонує скористатись калькулятором УО, ознайомитись з яким можна на офіційному веб-сайті міністерства («Головна/Публічні закупівлі/Професіоналізація/Уповноважена особа/Калькулятор УО») або за посиланням https://cep.kse.ua/osoba/ |
Які вимоги до УО? |
УО повинна мати вищу освіту, як правило, юридичну або економічну (ч. 7 ст. 11 Закону № 922). Вимога щодо освіти стосується УО, призначеної будь-яким із трьох способів, визначених ч. 1 ст. 11 Закону № 922. Втім, прямої відповідальності саме за невідповідність УО встановленим ст. 11 Закону № 922 вимогам до освіти не передбачено. Досвіду роботи у сфері закупівель не вимагається |
Нагадаємо, що правовий статус, загальні організаційні та процедурні засади діяльності УО Мінекономіки визначило в Примірному положенні № 402 (надруковано в газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 24/2021, с. 14).
Тестування УО мають пройти тестування до остаточного переходу на нову форму організації і проведення закупівель — тобто до 01.01.2022 р. (детальніше див. у газеті «Бухгалтерія: бюджет», 38/2021, с. 4) та одноосібно продовжувати закупівельну діяльність замовника.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! При цьому Закон № 922 не містить заборони УО до проходження тестування розпочинати закупівлі наприкінці поточного року для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах і послугах у наступному році. Це зазначає Мінекономіки у відповіді на запит 836/2021, розміщеній на офіційному веб-сайті органу в розділі «Консультації з питань закупівель». Але завершити такі закупівлі має вже УО, яка пройшла тестування.
Між тим не варто забувати, що більшість договорів бюджетних установ укладено зі строком дії до 31.12.2021 р. І, наприклад, п. 12 ст. 10 Закону № 922 встановлено вимоги оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю — протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами або його розірвання. А для постійно здійснюваних закупівель, в яких не допускається збій і потреба в яких є постійною (продукти харчування, енергоносії тощо), замовник може:
- скористатись можливістю, наданою ч. 6 ст. 41 Закону № 922, та продовжити діючий договір на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року;
- почати закупівлю наприкінці поточного року/початку нового, незважаючи на наявність кошторису.
Тож необхідно подбати про можливості УО здійснити ці дії. І затягувати до останнього дня не варто. Чому це так важливо?
По-перше, до 01.01.2022 р. УО мають пройти обов’язкове тестування. Доступу до ЕСЗ у «нетестованих» з цієї дати не буде.
По-друге, перехід від ТК до УО може зайняти не один день. Про це — далі детальніше.
Перехід від ТК до УО: варіанти
Наразі в установах функціонують моделі закупівельної діяльності, де закупівлями займається або виключно УО, або УО паралельно з ТК, або тільки ТК. Залежно від цього пропонуємо варіанти дій замовника.
Варіант 1 В установі є УО для спрощених закупівель та ТК для процедур закупівель. У цій ситуації замовник має здійснити такі кроки.
Крок 1. Припинити діяльність ТК. Для цього слід видати відповідний наказ (розпорядження керівника), яким:
- припинити діяльність ТК і визнати наказ (розпорядження) про його створення таким, що втратив чинність;
- надати вказівку голові ТК передати УО справи щодо закупівель, які розпочав комітет. УО, відповідно, повинна прийняти такі справи;
- визначити інші питання, пов’язані з ліквідацією.
Крок 2. Визначення УО та їх кількості. Перш за все замовник має визначитись:
- чи залишається УО, яка була визначена раніше, працювати далі?
- чи буде вона і надалі займатись спрощеними закупівлями, а на «допороги» та процедури закупівлі буде призначено інших УО?
- чи, зважаючи на обсяги закупівлі установи, одна УО впорається з усіма категоріями закупівель?
Відповівши на ці питання, слід видати наказ (розпорядження) про призначення УО, та можна переходити до наступних кроків.
Крок 3. Внесення змін до положення про УО. У положенні про УО з-поміж іншого варто передбачити:
1) кількість УО та розподіл закупівель між ними;
2) порядок заміни УО на час її відсутності (хвороби, відпустки тощо).
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Особи, що замінюватимуть УО, також обов’язково проходять тестування.
Крім того, у своєму розпорядчому документі, яким визначається УО, та/або в положенні про УО треба передбачити покладання обов’язків на УО щодо завершення процедур, розпочатих ТК, внесення змін до договорів та оприлюднення звітів про їх виконання. На останнє особливу увагу звертають Мінекономіки, зокрема, у відповіді на запит 1100/2021 на власному веб-сайті в розділі «Консультації з питань закупівель», та ДП «Прозорро» на вебінарі «Все, що треба знати про тестування Уповноважених осіб»3.
Крок 4. Реєстрація нової УО. Процедури закупівель мають завершуватись в ЕСЗ з електронного кабінету, в якому вони розпочаті. На різних майданчиках кабінети замовників функціонують по-різному. В одних — один кабінет з можливістю працювати різним УО під своїми логіном і паролем, в інших — у кожної УО свій кабінет. Отже залежно від цього:
1) якщо один кабінет замовника. Оприлюдненням інформації в ЕСЗ від ТК займається секретар ТК. Відповідно, він разом з новопризначеною УО має зайти в кабінет замовника, змінити відповідні дані та логін і пароль. У подальшому УО зможе самостійно продовжувати, завершувати звітувати за закупівлями, проведеними ТК, та проводити нові закупівлі, використовуючи власний КЕП чи УЕП;
2) якщо для кожної УО окремий кабінет. На майданчику, де зареєстрована установа, новопризначена УО має пройти реєстрацію, заповнивши відповідні поля.
За кодом ЄДР та/або організаційно-правовою формою установи знайти її на майданчику та подати заяву на приєднання. Підтвердження остаточної реєстрації нової УО здійснює секретар ТК в основному кабінеті замовника (який утворено при реєстрації замовника на майданчику).
ДО ВІДОМА. Якщо секретар ТК чи попередня УО звільнились і не надали логін та пароль до кабінету замовника, то за їх відновленням звертайтесь на майданчик.
Після реєстрації нової УО вона зможе пройти тестування і з 01.01.2022 р. ЕСЗ ідентифікуватиме її та надасть доступ до можливостей здійснювати закупівлі.
Варіант 2 В установі працював тільки ТК. У цій ситуації замовнику також необхідно пройти всі перелічені кроки.
Однак, якщо УО буде призначено секретаря ТК, то змінювати дані в кабінеті замовника не доведеться.
Варіант 3 В установі тільки УО. Тут простіше. Якщо вже є УО та їх кількість не змінюється, то єдине, про що не варто забувати, — вчасно пройти тестування. Адже, якщо спланувати і розпочати закупівлі до 01.01.2022 р. можуть і ТК, і нетестовані УО, то після цієї дати вже зась.