Електронні трудові книжки: вже зараз?!

Версія для друку

07 червня, 2021

Тема: Лікарняні, декретні, інші виплати з соцфондів Лікарняні, соцвиплати

Основні зміни

Почнемо з того, що Закон № 1217 1набирає чинності з 10.06.2021 р. (п. 1 розд. II «Прикінцеві та перехідні положення»). Але є ще одна хороша новина — законом встановлюється 5-річний перехідний період для оцифрування трудових книжок (про це детальніше розповімо далі). І лише для Кабміну Закон № 1217 набрав чинність з 10.03.2021 р., зобов’язавши уряд затвердити необхідні підзаконні НПА 2, а також узгодити свої НПА із законом в строк до 10.06.2021 р.

ДО ВІДОМА. Включення ПФУ 3відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб ДРЗОДСС 4(далі — Реєстр) здійснюється протягом 5 років із дня набрання чинності Законом № 1217 на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені ПФУ (п. 2 розд. II Закону № 1217).

Подивимось, що має відбуватися у перехідний період.

По-перше, як ми вже згадували, встановлюється перехідний період у 5 років, протягом яких відбуватиметься включення до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників. Порядок внесення до Реєстру необхідних відомостей має затвердити ПФУ за погодженням з Мінсоцполітики та Мінекономіки. Водночас Закон № 1217 передбачає двох суб’єктів подання відомостей: страхувальника (роботодавець) або застраховану особу (працівник).

Зауважимо, що територіальні підрозділи ПФУ ще на стадії законопроєкту розповідали, яким чином буде переноситися інформація із трудових книжок та які вимоги висуваються до сканкопій документів (детальніше про це можна дізнатися за посиланням 5). Такими вимогами, наприклад, є:

• сканкопії виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
• сканкопія повинна бути кольорова;
• сканувати необхідно усі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку (незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно);
• відскановані документи необхідно зберігати у форматах jpg або pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб;
• назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.

По-друге, після завершення внесення відомостей до Реєстру наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Отже, після перенесення усіх паперових записів до електронного реєстру трудова книжка зберігатиметься вже у працівника, і лише на його вимогу роботодавець має вносити до неї записи. Тож паперова трудова книжка після її оцифрування стане майже музейним експонатом .

По-третє, якщо працівник, що був працевлаштований до 10.06.2021 р., звільнятиметься до завершення процедури включення до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність, роботодавець зобов’язаний видати йому належно оформлену трудову книжку у день звільнення. Отже, трудові відносини, розпочаті у «паперовий» період, матимуть і «паперове» завершення.

Далі прокоментуємо основні зміни до КЗпП та інших законів, що стосуються роботодавців та застрахованих осіб.

Зміни до трудового кодексу

Глобальна зміна до КЗпП — згадки про трудову книжку (маємо на увазі паперову книжку) із нього або зникають взагалі, або її застосування відбувається лише на вимогу працівника.

Так, під час укладання трудового договору особа зобов’язана подати трудову книжку лише в разі її наявності або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб ДРЗОДСС (так виглядатиме ч. 2 ст. 24 КЗпП з урахуванням змін).

Окрім цього, ст. 24 доповнено новою частиною, яка передбачає, що під час укладання трудового договору громадянин, якого вперше приймають на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки. Отже, це означає, що роботодавцеві необов’язково заводити паперові трудові книжки. Водночас викидати вже заведені трудові книжки поки що не треба , адже за бажанням працівника до неї мають бути внесені всі ключові записи щодо трудової діяльності.

Зі ст. 47 КЗпП (остаточний розрахунок під час звільнення) зникає обов’язок роботодавця в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку. Замість цього трудове прощання відтепер передбачатиме, що роботодавець в день звільнення зобов’язаний видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести остаточний розрахунок, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.

До речі, зі ст. 47 КЗпП виключено норму, яка передбачала обов’язкову видачу працівнику, що звільняється з ініціативи роботодавця, копії наказу про звільнення.

Торкнулися зміни і ст. 48 КЗпП, яка була присвячена трудовій книжці. Що змінилося? Відтепер ця стаття передбачає, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в Реєстрі у порядку, визначеному Законом про ЄСВ. Водночас на вимогу працівника, якого вперше приймають на роботу, трудова книжка оформлюється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу. Зауважимо, що «за традицією» уточнення про те, яких саме днів — робочих чи календарних, тут немає. Вважаємо, що у цьому питанні можна користуватися настановами Держпраці щодо схожої ситуації та рахувати у календарних днях (див. лист від 02.10.2019 р. № 1432/0/206-19).

Окрім цього, на вимогу працівника роботодавець зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Обов’язок зберігати паперову трудову книжку перекладається з роботодавця на працівника, що з огляду на електронні нововведення є цілком логічним, адже у розпорядженні роботодавця будуть дані Реєстру застрахованих осіб.

Також змінилася ч. 2 ст. 144 КЗпП (оголошення заохочення). Тут прибрали норму щодо обов’язкового занесення заохочення до трудової книжки: такий обов’язок виникає у роботодавця лише на вимогу працівника, у якого зберігається трудова книжка.

Вилучено згадку про трудову книжку і зі ст. 233 КЗпП (регламентує строки звернення до суду щодо вирішення трудових спорів). Якщо сьогодні місячний строк звернення до суду обчислюється із дня вручення копії наказу про звільнення або з дня видачі трудової книжки, то з 10.06.2021 р. залишиться тільки одна точка відліку — день вручення копії наказу (розпорядження) про звільнення.

Аналогічні зміни внесено і до ст. 233 КЗпП. Виключено згадку про трудову книжку в разі, коли у процесі розгляду трудового спору встановлено неправильне формулювання причини звільнення (ч. 3 ст. 233 КЗпП). Також змінено підставу для виплати працівнику середнього заробітку за час вимушеного прогулу — точкою відліку є затримка видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення, а не трудової книжки (ч. 5 ст. 233 КЗпП).

Зміни до Закону про ЄСВ

Прокоментуємо ключові зміни, які цікаві роботодавцям. Почнемо з найголовнішого — власне із електронної трудової книжки. Зауважимо, що електронна трудова книжка — це не те саме, що звичайна, тобто паперова .

Електронна трудова книжка — це складова частина персональної картки 6, яка ведеться на кожну застраховану особу і містить у собі кілька блоків (частин) із різноманітною інформацією (щось на кшталт особової електронної справи). Усі деталі персональної картки містяться у ч. 4 ст. 20 Закону про ЄСВ. Зараз акцентуємо увагу на змінах, які відбулися, а незмінні дані у персональній картці залишимо поза кадром.

1. Законом № 1217 персональну картку доповнено двома частинами: частиною 5 (електронна трудова книжка) — відображає трудову діяльність особи, у т. ч. за період до 01.01.2004 р., та частиною 3 — відображає особливості статусу особи, зокрема належність особи до ветеранів війни, осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; відомості про групу, причину інвалідності; інформацію про судимість за вчинення кримінального правопорушення у випадках, передбачених законодавством, а також іншу інформацію, необхідну для обчислення та призначення виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування.

ДО ВІДОМА. Відомості щодо періодів роботи вносяться до даних Реєстру на підставі трудової книжки особи 7. Порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок визначаються ПФУ за погодженням із Мінсоцполітики (цей НПА має бути затверджений до 10.06.2021 р.).

2. Умовно-постійну частину персональної картки доповнено такими відомостями як:

• відцифрований зразок підпису особи;
• відцифрований образ обличчя особи;
• документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство, документ, що посвідчує особу іноземця або особу без громадянства 8;
• відомості про освіту (рівень та ступінь освіти, кваліфікація, спеціальність);
• відомості про місце проживання;
• номер телефону та адреса електронної пошти 9;
• відомості про смерть, визнання особи безвісно відсутньою, оголошення особи померлою 10.

3. Частину картки, що відображає страховий стаж, зарплату (дохід), розмір сплаченого ЄСВ та інші відомості, необхідні для обчислення та призначення страхових виплат, доповнено такими відомостями як:

• відомості про трудову діяльність (про прийняття на роботу, присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення);
• інформація про основне місце роботи;
• дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• номер списків (розділ, підрозділ) виробництв, робіт, професій, посад і показників, затверджених КМУ;
• результати атестації умов праці із зазначенням номера і дати розпорядчого акта;
• повна/неповна зайнятість;
• кількість відпрацьованих застрахованою особою календарних днів (годин) за відповідний місяць, у тому числі в особливих умовах праці, що дають право на пільги;
• інформація про підтвердження набутого особою на боці договірної сторони стажу роботи (страхового стажу) для застосовування накопичення періодів стажу роботи (страхового стажу) відповідно до міжнародних договорів.

4. Змінена ч. 6 ст. 20 Закону про ЄСВ передбачає, що зміну до відомостей про ПІБ 11особи на поточний момент, РНОКПП 12, дату народження, місце народження, стать, громадянство, освіту, серію (за наявності) та номер паспорта громадянина України, номер телефону, адресу місця проживання можна вносити за заявою застрахованої особи в порядку, встановленому ПФУ.

5. Основним місцем роботи вважається місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору та яке визначене працівником як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в Реєстрі застрахованих осіб на підставі цієї заяви (нова редакція п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ).

6. На платника ЄСВ покладений обов’язок подавати звітність про нарахування ЄСВ, у т. ч. про основне місце роботи працівника (п. 4 ч. 2 ст. 6 Закону про ЄСВ).

7. Продовжено зупинення норм, що стосуються посвідчення застрахованої особи, до 01.01.2026 р. (п. 11 розд. VIII Закону про ЄСВ).

Зокрема, не діятимуть норми щодо обов’язків платника ЄСВ перевіряти під час прийняття на роботу наявність у особи посвідчення застрахованої особи; повідомляти у складі звітності про прийняття на роботу фізичної особи, відомості про яку відсутні в Реєстрі або яка не пред’явила на вимогу платника ЄСВ посвідчення застрахованої особи, та подавати необхідні відомості і документи для взяття на облік зазначеної особи; отримувати в територіальному органі ПФУ посвідчення застрахованої особи.

НАГАДАЄМО. Особи, які підлягають загальнообов’язковому державному соцстрахуванню, одержують посвідчення застрахованої особи, яким є спеціальний документ у вигляді електронної смарт-картки з візуальними персоніфікованими ознаками, який забезпечує документування, збереження і використання індивідуальної інформації про набуті застрахованою особою права у сфері загальнообов’язкового державного соціального страхування (п.п. 8 ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 22 Закону про ЄСВ). Водночас вимога щодо пред’явлення такого посвідчення відтермінована до 01.01.2026 р.

Зміни до пенсійного Закону

Не оминуть прийдешні зміни і головний пенсійний Закон (далі — Закон № 1058 13).

1. На працівника (застраховану особу) покладено обов’язок повідомляти роботодавця (страхувальника), у якого такий працівник працює за основним місцем роботи, про визначення такого місця роботи як основного (доповнено ч. 2 ст. 16 Закону № 1058). Отже, працівник має самостійно обрати з кількох місць роботи одне як основне та повідомити про своє рішення основного роботодавця, подавши відповідну заяву. Така заява є, так би мовити, чинною до її відкликання.

2. «Узаконено» функціонування вебпорталу електронних послуг ПФУ, а також передбачено обов’язкову ідентифікацію особи, що бажає отримати доступ до персональних даних, з використанням КЕП 14або інших надійних засобів ідентифікації у порядку, що визначається правлінням ПФУ (доповнено ст. 22 Закону № 1058).

3. Розширено список джерел інформації для обчислення страхового стажу. Тепер, окрім даних, що містяться у системі персоніфікованого обліку (а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку — на підставі документів та в порядку, визначених законодавством, що було чинним до набрання чинності  Законом № 1058), страховий стаж органи ПФУ обчислюватимуть також на підставі даних, включених до Реєстру (абз. 1 ч. 2 ст. 24 Закону № 1058).

4. Важливі зміни торкнулися порядку звернення за призначенням пенсії. Нова редакція ст. 44 Закону № 1058 передбачає, що:

• заява про призначення (перерахунок) пенсії та необхідні документи подаються застрахованою особою особисто 15 (за нотаріальною довіреністю, як раніше, вже не можна);
• передбачається автоматичне призначення пенсій за віком, тобто взагалі без звернення застрахованої особи;

НАГАДАЄМО. У солідарній системі призначаються такі пенсійні виплати: 1) пенсія за віком; 2) пенсія по інвалідності; 3) пенсія у зв’язку із втратою годувальника (ч. 1 ст. 9 Закону про пенсійне страхування).

• призначення пенсії за віком здійснюється автоматично у разі набуття застрахованою особою права на призначення пенсії за віком при досягненні пенсійного віку на підставі відомостей, наявних у системі персоніфікованого обліку, якщо до досягнення пенсійного віку особа не повідомила про бажання одержувати пенсію з більш пізнього віку. Зауважимо, що до цих змін застрахована особа мала подати заяву про призначення пенсії за віком не раніше ніж за місяць до досягнення пенсійного віку.

ДО ВІДОМА. У разі відсутності в системі персоніфікованого обліку даних про страховий стаж, необхідний для призначення пенсії за віком, територіальний орган ПФУ інформує застраховану особу, у т. ч. через її особистий електронний кабінет на вебпорталі електронних послуг ПФУ, про відсутність таких відомостей та необхідність їх подання (за наявності) 16.

5. Суттєві зміни з’явилися і у ст. 45 Закону № 1058, яка регламентує строки призначення (перерахунку) пенсій. Спочатку зауважимо, що загальне правило не змінилося: пенсія за віком призначається з дня, що настає за днем досягнення пенсійного віку, за умови, що звернення за пенсією відбулося не пізніше 3 місяців із дня досягнення особою пенсійного віку.

Однак пенсія за віком відтепер має призначатися в автоматичному режимі. І ось тут виникає нюанс. Зміни до Закону передбачають, що в разі призначення пенсії за віком, коли в системі персоніфікованого обліку відсутні відомості про страховий стаж застрахованої особи, необхідний для призначення пенсії за віком при досягненні пенсійного віку, і якщо ці відомості не подані протягом 3 місяців з дня досягнення особою пенсійного віку, вважається, що застрахована особа виявила бажання одержувати пенсію з більш пізнього віку (проінформувати особу про відсутність цих відомостей та необхідність їх подання має ПФУ).

Отже, виходить, що в разі коли відомостей про страховий стаж недостатньо і протягом 3 місяців особа не надасть ці відомості до ПФУ, вона автоматично вважатиметься такою, що отримуватиме пенсію пізніше пенсійного віку, встановленого законом. Водночас закон не передбачає продовження чи поновлення 3-місячного строку.

Аналогічні зміни були внесені й до ст. 47 Закону № 1058 (виплата пенсій). Тож тепер у разі, якщо особа, якій пенсія за віком призначається автоматично, протягом 3 місяців не повідомила територіальний орган ПФУ 17про обраний нею спосіб виплати пенсії 18, вважається, що особа виявила бажання одержувати пенсію з більш пізнього віку.

Катерина Литвиненко, юристка