Зустрічаємо: електронні лікарняні листки

Статтю взято з газети "Медична бухгалтерія" № 9/2021

Олена Огай, експертка газети

З 1 травня видавати листки непрацездатності почали по-новому. Чи це дійсно так? До чого готуватися бухгалтеру та кадровику? Як опрацьовувати електронну інформацію про тимчасову непрацездатність? Чи можна й далі приймати паперові лікарняні?.. Запитань багато. І, звичайно, на ті, що знаємо, ми намагатимемося відповісти. Але спочатку передісторія.

Ще у 2019 році КМУ ухвалив постанову «Деякі питання організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього» від 17.04.2019 № 328 і затвердив нею Порядок організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього (далі — Порядок № 328). Запровадити електронні лікарняні Кабмін планував наступного року. Пройшов рік.

Постановою № 1591 03.03.2020 КМУ пообіцяв Електронний реєстр листків непрацездатності2 (далі — Реєстр) із 1 квітня 2020 року. У зазначену дату ФСС навіть повідомив (на своєму сайті), що він спільно з ПФУ виконав усі необхідні дії щодо запуску Реєстру. Утім, щось, як завжди, пішло не так. Подію довелося відкласти. Черговий запуск Реєстру лікарняних було заплановано на 01.01.2021. Однак і цієї дати він не стався.

І ось бачимо чергові спроби…

КМУ 31.03.2021 постановою № 323 виклав у новій редакції Порядок № 328. Діє він з 1 травня 2021 року. Передбачено, що саме із цієї дати роботодавці можуть дізнаватися про лікарняні листки працівників через електронний кабінет страхувальника. Однак наразі не визначено, у якому вигляді надавачі інформації будуть її формувати для Реєстру. Крім того, «виписувати» лікарняні можливо буде тільки після появи технічної можливості, а інформацію про них можна буде отримати, тільки коли МОЗ надасть оголошення на своєму вебсайті про під’єднані до центральної бази даних електронні медичні інформаційні системи та відповідне розширення їхніх функціональних можливостей. Доти все залишатиметься по-старому: видаватимуть паперові листки непрацездатності.

Разом із тим, за інформацією спеціалістів ФСС, з їхнього боку проведено всі необхідні заходи для впровадження Реєстру (http://www.fssu.gov.ua/fse/control/ter/uk/publish/article/104282;jsessionid=90EE26F64542B9DE35C59A786C001263).

Тож залишається чекати оголошення від МОЗ та наступних нормативних актів, які будуть удосконалювати Реєстр. А поки що дивимося, що каже нам оновлений Порядок № 328.

Пошук відомостей Листок непрацездатності — сформований (виданий) програмними засобами Реєстру на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером листка непрацездатності в Реєстрі електронний документ, що є підставою для звільнення від роботи, оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності, призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг відповідно до законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

Формує та веде Реєстр ПФУ. Він же володілець інформації, що міститься в Реєстрі.

Інформаційний обмін даними Реєстру відбуватиметься між НСЗУ, ПФУ, ФСС, інформацію з нього також надаватимуть Держпраці (у розрізі відомостей про посилання на нещасний випадок на виробництві, професійне захворювання в обсязі, необхідному для проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань та аварій на виробництві).

Страхувальники (роботодавці) і застраховані особи (працівники) в Порядку № 328 згадуються окремо як отримувачі окремих даних, що стосуються безпосередньо працівників. Адже ведення Реєстру, серед іншого, передбачає:

1) створення записів у Реєстрі;

2) оброблення в Реєстрі інформації про листки непрацездатності та інформації, що надходить:

• з електронної системи охорони здоров’я, — про медичні висновки, що внесені до Реєстру медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, на підставі яких формуються листки непрацездатності;
• від ФСС, — про результати перевірки обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності застрахованим особам; суми допомоги, які виплачено на підставі листків непрацездатності; відмову в наданні застрахованій особі допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю тощо;
• від страхувальників, — про суму оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності та суму допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, які нараховано та виплачено на підставі листків непрацездатності; про відмову в оплаті тимчасової непрацездатності та/або наданні застрахованій особі допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю у випадках, передбачених законодавством; про наявність у застрахованої особи статусу постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідності;

3) формування єдиного реєстраційного номера листка непрацездатності;

4) пошук відомостей у Реєстрі;

5) внесення змін до Реєстру;

6) формування повідомлень суб’єктам інформаційного обміну, застрахованим особам, страхувальникам;

7) надання відомостей з Реєстру застрахованим особам, страхувальникам, Держпраці тощо.

Тобто отримати інформацію про електронний лікарняний листок може:

1) страхувальник (роботодавець) — через електронний кабінет страхувальника на сайті portal.pfu.gov.ua (вкладка «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності»);

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Страхувальник може отримувати інформацію з Реєстру щодо застрахованої особи (працівника) за період перебування з нею в трудових відносинах.

2) сама застрахована особа (працівник) — через свій електронний кабінет на зазначеному вебпорталі ПФУ. Крім того, таку інформацію застрахована особа може одержати в паперовій формі в територіальних органах ПФУ як витяг із Реєстру або в електронній формі через термінали доступу (п. 16 Порядку № 328).

Сервіс, звичайно, буде надаватися для зареєстрованих користувачів, які увійшли на вебпортал ПФУ за ЕЦП.

Пошук відомостей у Реєстрі здійснюється за ПІБ та датою народження застрахованої особи, її реєстраційним номером облікової картки платника податків за принципом повного збігу всіх зазначених ідентифікаторів пошуку та/або кожного окремого із зазначених ідентифікаторів пошуку.

Як усе працюватиме? Алгоритм тепер такий.

1. ЗОЗ на підставі медичного висновку вносить до Реєстру інформацію про тимчасову втрату працездатності та надсилає її ПФУ. Лікар, який робить цей запис (відкриває / закриває лікарняний листок), підписує його своїм електронним підписом.

ДО ВІДОМА. Уносячи інформацію в Реєстр, лікар повинен буде внести до системи найменування страхувальника, у якого працює пацієнт, та його податковий номер в ЄДР. Тож радимо вам заздалегідь проінформувати працівників про податковий номер підприємства.

2. Пенсійний фонд присвоює цьому запису унікальний номер — єдиний реєстраційний номер листка непрацездатності. Із цього моменту можна вважати, що електронний листок непрацездатності вже існує, тобто інформацію про нього вже може отримати і ФСС, і роботодавець.

3. Роботодавець, з’ясувавши від працівника, що той хворів, далі знаходить про це інформацію в Реєстрі, робить витяг із Реєстру (крім інформації про тимчасову непрацездатність працівника, у ньому буде зазначено присвоєний індексний номер, зафіксовано дату й час формування). Отримати витяг можна буде в електронній формі. Роздрукований витяг вважатиметься лише копією.

ЦЕ ЦІКАВО. З уведенням електронного листка непрацездатності працівнику не потрібно приносити жодних документів на місце роботи, щоб, наприклад, продовжити щорічну відпустку в разі тимчасової непрацездатності. Працівнику достатньо буде повідомити роботодавця будь-яким способом про продовження щорічної відпустки, а про лікарняний роботодавець отримає витяг із Реєстру самостійно .

У постанові ВСУ від 13.10.2020 № 447/ 455/17; № 14-108цс20 Велика Палата ВСУ зазначає, що продовження щорічної відпустки в разі тимчасової непрацездатності працівника, що настала під час відпустки, відбувається автоматично, є обов’язком роботодавця, для виконання якого йому достатньо отримати від працівника повідомлення про тимчасову непрацездатність, засвідчену в установленому порядку (тобто про наявність листка непрацездатності), незалежно від того, чи подав працівник відповідну заяву. Відсутність заяви від працівника щодо продовження відпустки не може скасувати законодавчо встановлений обов’язок роботодавця продовжити відпустку на дні тимчасової непрацездатності.

Ця постанова ВСУ є своєрідною новелою, оскільки раніше вважалося, що основною умовою продовження відпустки з причини хвороби у відпустці, окрім наявності листка непрацездатності, є написання працівником заяви та узгодження її з роботодавцем. Зазначена постанова спрощує цю процедуру для працівника, оскільки достатньо лише наявності листка непрацездатності.

4. Комісія (уповноважений) із соцстрахування, створена на підприємстві, розглядає листок непрацездатності та ухвалює рішення щодо його оплати, складає протокол комісії із соцстрахування про призначення (відмову) виплат за тимчасової непрацездатності, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами;

5. Бухгалтерія розраховує та нараховує оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності, суму допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, суму допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, формує заяву-розрахунок та надсилає її ФСС.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Страхувальнику також надається можливість переглядати, формувати та друкувати заяви-розрахунки за листками непрацездатності (пункт меню особистого кабінету страхувальника «Заяви-розрахунки»).

6. Отримавши від ФСС заявлені суми допомоги, роботодавець виплачує їх застрахованим особам, звітує про це ФСС, який вносить відповідну інформацію до Реєстру.

У результаті запис про тимчасову непрацездатність буде містити в Реєстрі відомості про (п. 13 Порядку № 328):

• тимчасово непрацездатну особу (ПІБ; дату народження; реєстраційний номер облікової картки платника податків; стать; найменування страхувальника та його ідентифікаційний код юридичної особи в ЄДР; унікальний ідентифікатор пацієнта в Реєстрі пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я; статус постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідність (за наявності);
• пацієнта (у разі непрацездатності особи, зумовленої необхідністю доглядати: за хворою дитиною; за хворим членом сім’ї; за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за цією дитиною);
• випадок тимчасової непрацездатності (єдиний реєстраційний номер листка непрацездатності; причину непрацездатності; період тимчасової непрацездатності; період звільнення від роботи (з/по); період переведення на легшу нижчеоплачувану роботу (з/по); порушення режиму лікування із зазначенням дати й виду порушення (за наявності); дату огляду та висновок медико-соціальної експертної комісії (за наявності) тощо);
• особу, яка засвідчила відомості, та особу, яка зареєструвала медичний висновок в електронній системі охорони здоров’я (посаду; ПІБ; реєстраційний номер облікової картки платника податків тощо);
• заклад охорони здоров’я;
• суму допомоги, що нарахована на підставі листка непрацездатності (у тому числі суму оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності), та про її виплату;
• відмову в наданні застрахованій особі допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю та її причини;
• порушення встановленого порядку видачі та продовження листка непрацездатності за результатами перевірки обґрунтованості його видачі та продовження.

Але відразу зауважимо: у зазначеному алгоритмі ще можливі зміни, адже міністерствам, іншим центральним та місцевим органам виконавчої влади доручено у тримісячний строк узгодити власні нормативно-правові акти з постановою № 323.

Тому будьте уважні та стежте за новинами — ми, звичайно, будемо тримати вас в курсі.

Що з паперовими листками? Зазначимо, що повний відхід від паперових лікарняних планують поступово.

На сьогодні Закон про соцстрахування4 передбачає, що оплата лікарняних / декретних відбувається, якщо звернення по них надійшло від застрахованої особи не пізніше 12 календарних місяців з дня відновлення працездатності, установлення інвалідності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Тому якщо навіть завтра е-лікарняні запрацюють, то з паперовими лікарняними ми матимемо справу ще як мінімум рік. Оплачувати їх можна буде цілком легально (звісно, якщо із цього приводу до Закону про соцстрахування не буде внесено відповідні зміни).

Крім того, досі лишаються чинними Інструкція № 5325 та Інструкція № 4556, які передбачають застосування паперової форми листка непрацездатності. Поки згадані нормативні акти не скасують або до них не буде внесено зміни, медичні заклади та страхувальники-роботодавці повинні дотримуватися їхніх вимог.

А поки що радимо роботодавцям підготуватися до впровадження електронного листка непрацездатності — зареєструватися (якщо ще не зареєстровані) на вебпорталі ПФУ та протестувати сервіс.