Внутрішнє сумісництво: оформлення, оплата, оподаткування, нарахування ЄСВ, звітність

Статтю взято з газети "Медична бухгалтерія" № 2/2021

Катерина Скрипкіна, заступниця головної редакторки газети «Зарплата та кадрова справа»

Визначаємося з поняттями

Внутрішнє сумісництво — це особлива форма зайнятості працівника з укладанням трудового договору. Пояснимо чому. Сумісництвом вважається виконання працівником, окрім своєї основної, іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час. При цьому працівники можуть реалізувати право на роботу за сумісництвом як на тому самому підприємстві, де вони працюють за основним місцем роботи, так і в іншого роботодавця.

Основним місцем роботи вважається те місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору і де зберігається його трудова книжка. Усі ж інші місця роботи вважаються місцями роботи за сумісництвом. У випадку із внутрішнім сумісництвом і основне місце роботи (з трудовою), і місце роботи за сумісництвом будуть в одного роботодавця. Прийняти працівника на «внутрішнє» місце роботи за сумісництвом можна як на посаду, аналогічну обійманій ним (за основним місцем роботи), так і на іншу вакантну посаду (відмінну від посади, на якій працівник працює за основним місцем роботи).

ВАЖЛИВО! Працівник не може працювати на підприємстві за одним трудовим договором на 1,25 або 1,5 ставки. Фактично працівник виконує трудові обов’язки за двома посадами, тож роботодавець повинен оформити внутрішнє сумісництво.

Не треба плутати поняття «внутрішнє сумісництво» та «суміщення професій». Сумісництво, як зазначено вище, — це одна з форм зайнятості працівника з укладенням окремого трудового договору. При цьому працівник виконує роботу за сумісництвом у вільний від основної роботи час. А суміщення — один зі способів залучення вже працевлаштованого працівника до виконання обов’язків за іншою (відмінною від обійманої) вакантною посадою в межах раніше укладеного трудового договору. І тут уже працівник виконує додаткові обов’язки за іншою (суміщуваною) посадою (професією) в межах робочого часу за основним місцем роботи. Докладніше про відмінності між сумісництвом і суміщенням читайте в газеті «Медична бухгалтерія», № 13/2019, на с. 32.

Зауважте, що КНП самостійно повинні вирішити, чи застосовувати їм у своїй діяльності норми постанови № 245 та наказу № 43 (докладніше про це читайте в газеті «Зарплата та кадрова справа», № 12/2020, с. 12). Нагадаємо, що відповідно до п. 2 постанови № 245 тривалість роботи за сумісництвом не може перевищувати 4 год на день і повний робочий день у вихідний день, а загальна тривалість роботи за сумісництвом протягом місяця не має перевищувати половину місячної норми робочого часу. Такі обмеження можуть бути передбачені положеннями колективного договору.

Оформлюємо трудові відносини

Якщо ваш же працівник буде виконувати роботу за аналогічною або іншою посадою у вільний від основної роботи час, то з ним потрібно оформити окремі трудові відносини. І хай вас не бентежить, що у вас уже укладено з ним один трудовий договір. Ще один трудовий договір — необхідність. Тепер про все по черзі.

Зазначимо, що ще до оформлення трудових відносин роботодавцю і працівнику важливо домовитися про режим роботи. Сумісники, у тому числі і внутрішні, зазвичай працюють на умовах неповного робочого часу. Виконують вони свої трудові обов’язки за сумісництвом до або після основної роботи. Установлюючи режим роботи, треба звернути увагу на те, чи застосовує роботодавець норми постанови № 245 та наказу № 43.

Тепер переходимо безпосередньо до оформлення трудових відносин. Пройдемося за етапами.

Етап 1. Кандидат на вакантну (тимчасово не зайняту) посаду пише заяву про прийняття на роботу. У ній він зазначає посаду, на яку його приймають, і те, що роботу здійснюватиме за сумісництвом. З огляду на те, що працівник уже у вас працює, інші документи, які подають під час прийняття на роботу, уже мають бути на підприємстві. Якщо є потреба в додаткових документах, то працівнику достатньо донести тільки ті, яких не вистачає.

Етап 2. Оформлюємо трудовий договір. Для цього слід оформити наказ або розпорядження керівника підприємства про прийняття працівника на роботу за сумісництвом. Якщо ваш випадок не зазначений у ч. 1 ст. 24 КЗпП, то необов’язково укладати трудовий договір письмово. Зауважте, що наказ необхідно видати в будь-якому разі.

НЮАНС. Під час прийняття на місце роботи за внутрішнім сумісництвом працівнику може бути встановлено строк випробування за угодою сторін. Те, що працівник уже працює у вас, неважливо. Але передусім ознайомтеся з переліком осіб, яким не можна встановлювати випробування. Він наведений у ч. 3 ст. 26 КЗпП. Умову про випробування вказують у наказі (розпорядженні) керівника про прийняття на роботу. При цьому працівник обов’язково має дати письмову згоду на встановлення випробування (або в заяві про прийняття на роботу, або в наказі, поставивши підпис, що підтверджує ознайомлення з цією умовою).

Етап 3. Для допуску до роботи за сумісництвом необхідно ще повідомити «свій» орган ДПСУ про прийняття на роботу внутрішнього сумісника, подавши повідомлення про прийняття на роботу за формою додатка до постанови № 4131.

ВАЖЛИВО! Видати наказ керівника й повідомити ДПСУ про прийняття на роботу необхідно до фактичного допуску працівника до роботи. Для уникнення спірних ситуацій із контролерами не нехтуйте цією вимогою.

Про особливості оформлення трудових відносин за внутрішнім сумісництвом із медичним працівником (зокрема, про додаткові документи для укладення трудового договору) читайте в газеті «Медична бухгалтерія», № 18/2019, с. 37.

Зазначимо, що після оформлення трудового договору уповноважений працівник відділу кадрів формує особову справу працівника. Та в нас особлива ситуація, адже працівник для нас не зовсім і новий — він уже працює за основним місцем роботи, й особову справу на нього вже заведено. У зв’язку з цим усі документи працівника можна зберігати в уже заведеній особовій справі.

Але закономірно виникає питання щодо особової картки (типова форма № П-22). Це основний первинний документ щодо особового складу, і заповнюють його на всіх працівників, прийнятих на підприємство, у тому числі за сумісництвом. Тому тут винятків із загальних правил немає: окрему особову картку на працівника як на сумісника треба завести.

Запис про роботу за сумісництвом до трудової книжки вносять за бажанням працівника. Якщо працівник виявляє таке бажання, то, на нашу думку, запис здійснюють за основним місцем роботи (тобто на вашому ж підприємстві) після звільнення працівника з основного місця роботи на підставі відповідних наказів про прийняття на роботу за сумісництвом та про звільнення з такої роботи.

І ще важливий нюанс. Дату прийняття працівника на роботу за сумісництвом, окрім як у повідомленні про прийняття на роботу, необхідно вказати також у реквізиті «10» (дата початку) додатка 5 до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску3 (далі — Податковий розрахунок). А ось у графі 7 «Дата прийняття на роботу» додатка 4ДФ Податкового розрахунку дату прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом проставляти не потрібно. Пояснюється це тим, що місце роботи працівника не змінювалося, адже працівник поряд зі своєю основною роботою виконує роботу за внутрішнім сумісництвом на тому самому підприємстві. Аналогічні роз’яснення див. у листі ДФСУ від 24.07.2019 р. № 668/2/99-99-13-02-03-13 щодо заповнення форми № 1ДФ (попередниці додатка 4ДФ).

Відповідальність Знову наголошуємо на необхідності укласти з працівником окремий трудовий договір. Якщо цього не зробити, то є ризик отримати чималі штрафи, коли до вас завітають інспектори праці. Так, за фактичний допуск внутрішнього сумісника до роботи без оформлення трудового договору роботодавцю загрожує:

1) штраф — 10 розмірів МЗП, установленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого вчинено порушення;

2) штраф — 30 розмірів МЗП, установленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення, якщо порушення вчинено повторно протягом 2 років з дня виявлення такого ж порушення.

Крім того, посадовим особам підприємства загрожує штраф від 500 до 1 000 НМДГ (від 8 500,00 до 17 000,00 грн), а за повторного порушення — від 1 000 до 2 000 НМДГ (від 17 000,00 до 34 000,00 грн) (ч. 3 та ч. 4 ст. 41 КпАП).

Оплачуємо працю внутрішнього сумісника

І в питанні оплати праці ми відштовхуємося від того, що з працівником за місцем роботи за сумісництвом уклали окремий трудовий договір, працівника прийняли на іншу посаду, за якою встановлено «свій» оклад (тарифну ставку). З цього випливає таке.

Облік робочого часу за кожним трудовим договором треба вести окремо (лист Мінсоцполітики від 22.06.2012 р. № 93/06/187-12). Тобто в Табелі обліку використання робочого часу на працівника ведуть два рядки: один — з обліком робочого часу за основним місцем роботи, другий — з обліком робочого часу за місцем роботи за сумісництвом. Зарплату внутрішнього сумісника треба розраховувати окремо за основним місцем роботи і за сумісництвом.

Як правило, сумісник працює до або після основної роботи в режимі неповного робочого дня та/або неповного робочого тижня. А якщо діють обмеження на роботу за сумісництвом, то іншого не дано. У такому разі відповідно до ст. 102 1 КЗпП працю сумісників оплачують пропорційно відпрацьованому часу.

Повний оклад (тарифна ставка) за обійманою сумісником посадою має бути не меншим за ПМПО на 1 січня (у 2021 році — 2 270,00 грн). При цьому за сумісництвом ваш працівник має право на встановлення премій, доплат, надбавок, інших виплат, гарантованих КЗпП, колективним договором і нормами чинного законодавства.

НЮАНС. Якщо внутрішній сумісник працює в умовах неповного робочого часу і при цьому виконує роботу понад передбачений трудовим договором час, але в межах установленої законодавством тривалості робочого дня, то така робота не вважається надурочною та оплачується в одинарному розмірі. Це зазначено в абз. 2 п. 16 постанови № 13.

Зауважте, що індексують насамперед зарплату за основним місцем роботи в межах ПМПО. Таким чином, до індексації заробітної плати за місцем роботи за сумісництвом справа може дійти лише тоді, коли за основним місцем роботи працівник працює на умовах неповного робочого часу. У такому разі майте на увазі: базовий місяць визначають окремо за основним місцем роботи і за сумісництвом.

Вимога про зарплату не менш ніж МЗП Для внутрішнього сумісника порівняння з МЗП проводять окремо за основним місцем роботи і за сумісництвом. Якщо за сумісництвом працівник працює на умовах повного робочого часу (обмеження не діють), то за повністю виконану місячну норму праці він має отримати не менше ніж МЗП в місячному розмірі (із січня 2021 року — 6 000,00 грн). Якщо сумісник працює на умовах неповного робочого часу, то за місяць він повинен отримати не менше ніж МЗП в розмірі, пропорційному виконаній нормі праці (ст. 3 1 Закону про оплату праці). За погодинної оплати праці все простіше — за кожну відпрацьовану годину працівник має отримати не менше ніж МЗП в погодинному розмірі (із січня 2021 року — 36,11 грн).

Фактична зарплата за основним місцем роботи та/або за сумісництвом виявилася меншою за МЗП або МЗП в розмірі, пропорційному виконаній нормі праці? Тоді роботодавець нараховує доплату до МЗП. За необхідності доплату нараховують за кожним місцем роботи.

Нюанси нарахування ЄСВ та оподаткування зарплати внутрішнього сумісника

Нарахування ЄСВ Для цілей нарахування ЄСВ необхідно визначити загальну суму зарплати, яку ви нарахували працівнику за основним місцем роботи і за сумісництвом. Саме її треба порівняти з МЗП (із січня 2021 року — 6 000,00 грн) та максимальною базою нарахування ЄСВ (15 МЗП; із січня 2021 року — 90 000,00 грн). Нагадаємо, що з МЗП ми порівнюємо дохід працівника для виконання вимоги про зарплату не менше за МЗП, установленої ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ (подробиці див. у газеті «Медична бухгалтерія», № 4/2020, с. 29).

Зауважте, що коли в поточному місяці працівнику нараховано «перехідні» відпускні та/або лікарняні, то їх розподіляють за місяцями, за які їх нараховано. Якщо із внутрішнім сумісником уклали договір ЦПХ (рідко, але трапляється), то з МЗП та максимальною базою нарахування ЄСВ порівнюйте ще й винагороду за договором ЦПХ. Якщо виконували роботи (надавали послуги) більше ніж місяць, то суму винагороди ділите на кількість місяців виконання робіт (надання послуг).

На загальну суму зарплати нараховуйте ЄСВ за ставкою 22 % або за ставкою 8,41 %, якщо працівнику встановлено інвалідність. Але майте на увазі, що зменшену ставку можна застосовувати лише тоді, коли інвалідність підтверджена завіреною копією довідки з акта огляду у МСЕК. При цьому завіряє таку довідку безпосередньо роботодавець. Ставку 8,41 % починають нараховувати з дати встановлення інвалідності, але не раніше отримання завіреної копії. Тож орієнтуйтеся на дату отримання зазначеного документа (рекомендуємо зафіксувати цю дату в копії довідки).

У тому випадку, коли загальна сума зарплати працівника без інвалідності виявилася меншою за МЗП, то ЄСВ доведеться нарахувати не тільки на фактичну базу, а й на додаткову базу нарахування ЄСВ. Тобто загальний розмір ЄСВ має становити з січня 2021 року не менше ніж 1 320,00 грн (6 000,00 × 22 %).

Оподаткування Для цілей оподаткування загальну суму зарплати, нарахованої за основним місцем роботи та за сумісництвом, необхідно визначити у випадку, коли працівник користується правом на ПСП (причому неважливо, за яким місцем роботи він надавав заяву на застосування ПСП). Річ у тім, що саме загальну суму зарплати (у тому числі з лікарняних) слід порівняти із граничним розміром доходу (у 2021 році — 3 180,00 грн, для пільги на дітей — 3 180,00 грн × кількість дітей до 18 років). Адже працівник отримує зарплату за двома місцями роботи, але від одного роботодавця — податкового агента.

Зауважте, що для порівняння «перехідні» виплати (зокрема, лікарняні, відпускні) ми відносимо до місяців, за які їх нараховано. Якщо не зробили це одразу, то можна виправитися під час проведення річного перерахунку податку.

Із зарплати утримуйте ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 %. Якщо працівник користується правом на ПСП і загальна сума зарплати за основним місцем роботи і за сумісництвом виявилася меншою за граничний розмір доходу, то під час визначення розміру ПДФО застосуйте ПСП до зарплати працівника. В іншому випадку ПСП не застосовуємо.

Приклад. Працівниця працює в КНП за основним місцем роботи на посаді «сестра медична» (оклад — 4 500,00 грн), у січні 2021 року прийнято на роботу за сумісництвом на посаду «молодша медична сестра» (режим роботи — неповний робочий день (2 год на день; частка зайнятості — 0,25); оклад — 3 500,00 грн). Працівниця відпрацювала всі робочі дні за графіками роботи за основним місцем роботи і за сумісництвом. Фактична зарплата працівниці за січень за основним місцем роботи — 4 500,00 грн, за місцем роботи за сумісництвом — 875,00 грн (3 500,00 грн × 0,25).

1. Оплату праці здійснюємо окремо за основним місцем роботи і за сумісництвом.

За основним місцем роботи фактична зарплата працівниці за січень (4 500,00 грн) менша за МЗП в місячному розмірі (6 000,00 грн). Тому необхідно провести доплату до МЗП. Розмір такої доплати становить:

6 000,00 – 4 500,00 = 1 500,00 (грн).

Загальна сума зарплати за січень за основним місцем роботи становить:

4 500,00 + 1 500,00 = 6 000,00 (грн).

За місцем роботи за сумісництвом фактична зарплата працівниці за січень — 875,00 грн. Оскільки вона працює тут неповний робочий день, для виконання вимоги про зарплату не менш ніж МЗП слід визначити МЗП в пропорційному розмірі (6 000,00 × 0,25 = 1 500,00 грн). Як бачимо, фактична зарплата працівниці за листопад менша за МЗП в пропорційному розмірі, тому визначимо розмір доплати до МЗП:

1 500,00 – 875,00 = 625,00 (грн).

Загальна сума зарплати за сумісництвом за січень становить:

875,00 + 625,00 = 1 500,00 (грн).

2. Нарахуємо ЄСВ. Для цілей виконання вимоги про сплату ЄСВ з МЗП необхідно визначити загальну суму зарплати працівниці, нарахованої за основним місцем роботи і за сумісництвом. Загальна сума зарплати дорівнює:

6 000,00 + 1 500,00 = 7 500,00 (грн).

У зв’язку з тим, що загальна сума зарплати більша від МЗП, то ЄСВ нараховуємо на фактично нараховану зарплату. Його розмір становитиме:

7 500,00 × 22 % = 1 650,00 (грн).

3. Обчислимо суми утриманого ПДФО і ВЗ:

• ПДФО: 6 000,00 × 18 % + 1 500,00 × 18 % = = 1 080,00 + 270,00 = 1 350,00 (грн);
• ВЗ: 6 000,00 × 1,5 % + 1 500,00 × 1,5 % = 90,00 + 22,50 = 112,50 (грн).

4. Сума зарплати до виплати «на руки» становитиме:

• за основним місцем роботи: 6 000,00 – – 1 080,00 – 90,00 = 4 830,00 (грн);
• за місцем роботи за сумісництвом: 1 500,00 – 270,00 – 22,50 = 1 207,50 (грн).

А тепер для повної картини з’ясуємо, як можна трудові відносини за внутрішнім сумісництвом припинити.

Розриваємо трудові відносини із внутрішнім сумісником

Як ми з вами визначилися, із внутрішнім працівником у нас укладено окремий трудовий договір. А якщо так, то діють загальні правила, коли трудові відносини треба припинити. При цьому зовсім не обов’язково припиняти одразу два договори. Тобто працівника може бути звільнено з роботи за сумісництвом, а ось за основним місцем роботи він продовжить працювати. До речі, може бути і навпаки, коли працівник звільниться з основного місця роботи, а залишиться сумісником (уже зовнішнім).

Трудовий договір із сумісником може бути розірвано на підставах, передбачених КЗпП (перелічені в ст. 36, додаткові — у ст. 7), у тому числі:

• з ініціативи роботодавця (ст. 40, 41 КЗпП);
• з ініціативи працівника (ст. 38, 39 КЗпП);
• за угодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП).

Зверніть увагу на такий нюанс. Якщо ваше КНП ухвалило рішення використовувати у своїй діяльності норми постанови № 245 та наказу № 43, то можна застосовувати як підставу для розірвання трудового договору із сумісником ст. 7 КЗпП (у зв’язку з прийняттям на його робоче місце працівника-несумісника або обмеженням сумісництва через особливі умови та режим праці). Така підстава кваліфікується як звільнення за ініціативою роботодавця (див. лист Мінсоцполітики від 28.10.2016 р. № 401/06/186-16).

Коли трудовий договір із працівником розривають за його ініціативою, то такий працівник подає відповідну заяву. На підставі заяви видають наказ (розпорядження) керівника. Така сама процедура і в разі розірвання трудового договору за угодою сторін. А у випадку, коли трудовий договір розривають з ініціативи роботодавця, то видають тільки наказ (розпорядження) керівника. Та слід мати на увазі, що кожна з підстав розривання трудового договору з ініціативи роботодавця має свої особливості.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Не можна звільняти працівника (у тому числі сумісника) з ініціативи роботодавця в період тимчасової непрацездатності такого працівника (крім звільнення за п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП), а також у період перебування працівника у відпустці. Це правило не діє лише в разі повної ліквідації підприємства.

Зауважте, що дату звільнення працівника з місця роботи за сумісництвом необхідно вказати в реквізиті «10» (дата закінчення) додатка 5 до Податкового розрахунку. У графі 8 «Дата звільнення з роботи» додатка 4ДФ до Податкового розрахунку дату звільнення з роботи за внутрішнім сумісництвом проставляти не потрібно. Аналогічні роз’яснення податківці надавали щодо заповнення форми № Д4 (див. лист ДФСУ від 24.07.2019 р. № 668/2/99-99-13-02-03-13), сподіваємося, що вони не змінили своєї думки.

З працівником, з яким ви розриваєте трудовий договір за місцем робити за сумісництвом, необхідно провести остаточний розрахунок4. Як правило, працівнику-суміснику виплачують зарплату за фактично відпрацьований час та компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки та відпустки працівникам, які мають дітей (якщо на неї є право).

Остаточний розрахунок із внутрішнім сумісником виконуйте у строки, установлені ст. 116 КЗпП, навіть якщо він продовжує працювати на вашому підприємстві за основним місцем роботи. Усі належні сумісникові виплати потрібно виплатити:

• в день звільнення, якщо в цей день працівник працював;
• не пізніше наступного дня після висунення звільненим вимоги про розрахунок, якщо в день звільнення працівник не працював.

У разі виникнення спору про розмір суми остаточного розрахунку в зазначені строки роботодавець зобов’язаний виплатити працівнику неоспорювану останнім суму. Зауважте, що роботодавець має письмово повідомити працівника про розмір виплат, нарахованих йому під час звільнення за роботу за сумісництвом, перед виплатою зазначених сум. Форма такого повідомлення не встановлена, тому може бути довільною.

У разі порушення строків виплати остаточного розрахунку в такого працівника виникають підстави звернутися до суду, і якщо рішення буде ухвалено на його користь, то роботодавець повинен буде виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку. Навіть якщо працівник не буде звертатися до суду (тим паче якщо він продовжує працювати у вас за основним місцем роботи), залишається загроза отримати штраф від інспекторів праці (див. газету «Медична бухгалтерія», № 12/2020, с. 25).

 

Використані документи

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. № 322-VIII.

КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. № 8073-X.

Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.

Закон про оплату праці — Закон України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР.

Наказ № 43 — наказ Мінпраці, Мін’юсту, МФУ «Про затвердження Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій» від 28.06.1993 р. № 43.

Постанова № 13 — постанова Пленуму ВСУ «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.1999 р. № 13.

Постанова № 245 — постанова КМУ «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій» від 03.04.1993 р. № 245.

Постанова № 413 — постанова КМУ «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 р. № 413.