Статті

С

Службові документи — на макулатуру? Так, але з користю

Закінчився строк зберігання документів нашої бюджетної установи, які не підлягають переданню до архіву. Ми погодили з архівним фондом документи, а тепер розмірковуємо над тим, чи обов’язково здавати списані документи як макулатуру. Чи можна самостійно знищити? Який порядок відображення в обліку операцій з оприбуткування та реалізації такої макулатури?

18 червня, 2020
Тема:

Статю взято з газети "Новий  бюджетний облік" № 6/2020

Ольга Сусла, експерт газети

Знищити чи переробити? Не так давно на сторінках нашої газети ми розглядали питання щодо строків та місць зберігання бухгалтерських документів, а також правила їх знищення (див. газету «Новий бюджетний облік», № 7/2019, с. 39). Нагадаємо, що згідно з п.п. 6 п. 3 розд. V Правил № 1000/5 документи, строк зберігання яких закінчився та які не підлягають внесенню до Національного архівного фонду за висновком експертної комісії бюджетної установи, мають бути знищені.

НАГАДАЄМО. Відповідно до ч. 1 ст. 31 Закону № 3814 держоргани, органи місцевого самоврядування, державні та комунальні підприємства, установи та організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності. Відповідно до п.п. 2 п. 2 розд. V Правил № 1000/5 експертизу цінності документів в архіві бюджетної установи проводять щороку.

Інформацію заносять до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (форму акта затверджено в додатку 15 до Правил № 1000/5), який подають на розгляд ЕПК (експертно-перевірної комісії) державної архівної установи. Такий порядок стосується не лише бухгалтерських, але й решти документів, що створюються під час діяльності бюджетних установ, які наведено в Переліку № 578/5.

Відібрані до знищення документи передають організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначають вагу макулатури, що передана для переробки (п.п. 7 п. 3 розд. V Правил № 1000/5). Дату здачі документів, їхню вагу та номер накладної вказують в актах про вилучення документів для знищення.

ВАЖЛИВО! Якщо до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, включено документи з грифом обмеження доступу, такі документи знищують самостійно подрібненням, спалюванням або іншим способом, що унеможливлює їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково слід зробити запис про спосіб знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії установи (п.п. 8 п. 3 розд. V Правил № 1000/5). Якщо документи знищено подрібненням, їх надалі можна визнати макулатурою та передати на переробку.

Отже, Правила № 1000/5 пропонують передавати для переробки документи спеціалізованим підприємствам, але не виключають можливості і самостійної ліквідації способом спалення, і не лише документів із грифами «ДСК», «Таємно» та подібних, а й решти, про що зазначено в самій формі акта (додаток 15 до Правил № 1000/5). З огляду на той факт, що в невеликих бюджетних установах за рік документів для знищення назбирується не аж так і багато, їх, дійсно, може ліквідувати експертна комісія установи.

На практиці часто трапляються випадки, коли експертизу цінності документів проводять не щороку, а один раз на кілька років, тож в архіві встигає накопичуватися документація, що давно вже проситься або на утилізацію, або до Національного архівного фонду. Або ж інша ситуація, більш популярна, — документи пройшли експертизу, але ті, що підлягають знищенню, продовжують перебувати в установі. Тож, якщо непотрібних документів за роки назбирається достатньо або навіть за рік утворяться кілограми макулатури, є сенс передати їх підприємству із заготівлі вторинної сировини, аби отримати з цього користь.

ВАЖЛИВО! Документація, яка утворюється в процесі діяльності бюджетної установи, не є її активами, тому вести мову про списання документів, а значить, і про застосування Порядку № 1314 або іншого порядку про списання не можна.

Ба більше, документи, які підлягають знищенню, не є матеріалами, отриманими від ліквідації та розбирання необоротних активів, за своєю природою, але є рекомендація їх такими вважати: ДФС1 на своєму офіційному вебсайті ще у 2016 році надала рекомендації щодо бухгалтерського обліку (оприбуткування та реалізації) макулатури як вторинної сировини, отриманої від вилучення документів.

Отже, якщо ухвалено рішення передати документи для переробки, їх слід передусім визнати активами.

Оприбуткування вторсировини З огляду на те, що макулатура в майбутньому може принести економічну вигоду у формі доходу, який буде отримано від її реалізації, її слід зарахувати на баланс як запаси, що підлягають продажу. Для цього найкраще підійде субрахунок 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».

Разом із тим, бюджетні установи складають та подають до органів Казначейства Довідку про надходження в натуральній формі (за КЕКВ 2210), яка засвідчить надходження активів в установу, які не придбавали. І лише на підставі цієї довідки буде внесено зміни до кошторису й не допущено викривлення звітних даних. Одночасно із зарахуванням на облік активів відображають дохід (п. 3.12 Типової кореспонденції). Оскільки макулатуру плануємо продати, то субрахунок беремо відповідний — 7211 «Дохід від реалізації активів».

Тепер про вартість. І тут у пригоді стане п. 14 розд. II МР з обліку запасів, у якому йдеться про те, що за неможливості на момент оприбуткування запасів достовірно визначити їхню вартість, такі запаси можна оцінювати та відображати за справедливою вартістю з подальшим коригуванням до первісної вартості. Та оскільки ми прирівнюємо отриману вторсировину до тієї, яку отримано від ліквідації та розбирання необоротних активів, цілком логічно було б оприбуткувати макулатуру за чистою вартістю реалізації, як про те зазначено в п. 15 розд. II МР з обліку запасів. Тож залишається лише дізнатися ціну, за якою переробна організація приймає макулатуру, переважити та зафіксувати в Акті оцінки вартість, за якою й зарахувати на баланс активи.

Підставою для оприбуткування буде вже згаданий вище Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, та Акт оцінки.

Реалізація макулатури Перш ніж перейти до бухоблікових нюансів, нагадаємо, що організація із заготівлі вторинної сировини не повинна мати дозвільних документів (ліцензії) на здійснення своєї діяльності, адже Закон про ліцензування не містить такої вимоги. Первинним документом, на підставі якого установа відображає в обліку реалізацію макулатури, є Накладна, де зазначають вагу макулатури, що передана для переробки, та її вартість реалізації.

Чиста вартість реалізації, за якою обліковують макулатуру, звичайно, може змінитися на момент реалізації, тому маємо подбати про коректне відображення бухоблікових записів. У тому ж роз’ясненні ДФС, на яке ми посилалися вище, зазначено, що за умови, коли ціна реалізації та чиста вартість реалізації не збігаються на момент продажу макулатури, необхідно скоригувати дохід. Але з таким твердженням складно погодитися, адже доходи, що виникають, мають різну природу походження на двох етапах: оприбуткування вторсировини та її реалізації, хоча відображаємо їх на єдиному субрахунку 7211. Так, операція оприбуткування зумовлює виникнення доходу, який має закритися на витрати в момент продажу, тобто вибуття активів, а операція реалізації — виникнення доходу, який збільшить фінансовий результат. Тому коригувати різні за походженням доходи в цій ситуації ми не можемо, оскільки це суперечить принципу нарахування (ст. 4 Закону про бухоблік). Розглянемо приклад.

Приклад. За три роки діяльності бюджетної установи назбиралося 45 кг документів, які відповідно до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, підлягають знищенню. Документи згідно з Актом оцінки оприбутковано за чистою вартістю реалізації як макулатуру: у 2018–2019 роках — на суму 60,00 грн (30 кг по 2,00 грн) та у 2020 році — на суму 37,50 грн (15 кг по 2,50 грн). У травні 2020 року ухвалено рішення передати макулатуру на переробку за ціною 2,60 грн/кг на загальну суму 117,00 грн (див. табл. на с. 43).

Бухоблік оприбуткування та реалізації макулатури

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн

Меморіальний ордер

дебет

кредит

1. Оприбутковано макулатуру у 2020 році

1815

2117

37,50

№ 4

2. Відображено доходи від безоплатного надходження активів

2313

7211

37,50

№ 3 та № 14

3. Відображено касові видатки від безоплатного надходження активів

2117

2313

37,50

№ 3 та № 4

4. Нараховано дохід від реалізації макулатури

2117

7211

117,00

№ 4 та № 14

5. Списано собівартість реалізованої макулатури:

       
  • оприбутковану у 2018–2019 роках

5512

1815

60,00

№ 13

  • оприбутковану у 2020 році

8211

1815

37,50

№ 13

6. Отримано кошти від реалізації

2313

2117

117,00

№ 3 та № 4

Використання надходжень Згідно з ч. 4 ст. 13 БКУ отримують власні надходження бюджетних установ додатково до коштів загального фонду бюджету і включають до спеціального фонду бюджету. Кошти, що надходять від організації-переробника, є надходженнями четвертої підгрупи першої групи як надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна). БКУ дозволяє використовувати їх на:

  • ремонт, модернізацію чи придбання нових необоротних активів та матеріальних цінностей, покриття витрат, пов’язаних з організацією збирання і транспортування відходів і брухту на приймальні пункти;
  • господарські потреби бюджетних установ, включаючи оплату комунальних послуг та енергоносіїв.

Та з огляду на те, що отримані суми є досить невеликими, найкраще використати їх на господарські потреби, як-от придбання паперу, канцтоварів тощо.

Календар бухгал­тера
15.07.20

Звіт про використання КОРО та РК (форма № ЗВР-1) за червень 2020 року

Довідка про використані РК за червень 2020 року

Фінансова та бюджетна звітність розпорядників та одержувачів коштів державного і місцевого бюджету

Звіт про заборгованість за бюджетними коштами (форма №7д, №7м) за червень 2020 року

20.07.20

Податкова декларація з ПДВ за червень 2020 року

Вверх
Закрыть
Замовити зворотній дзвінок
Буде виконано оформлення передплати на обране видання
Телефон
Оформити
Повернутися
Закрыть
Вибачте, на обраний вами період передплата не здійснюється. Для того щоб задати своє питання телефонуйте на наші контактні телефони або скористайтеся формою зворотного зв'язку