Уповноважена особа для проведення закупівель з 19.04.2020 р.: роз’яснення Мінекономіки

Статтю взято з газети "Бухгалтерія: бюджет" № 17-18/2020

Віта Макаренко, експерт газети «Бухгалтерія: бюджет»

Згідно з ч. 1 ст. 11 нової редакції Закону № 9221 з 19.04.2020 р. відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа (УО) — див. таблицю.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Усі нюанси призначення УО з 19.04.2020 р. ми детально прописали в газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 8/2020, с. 12.

Тому зараз всі моменти повторювати не будемо. Зупинимося на трьох можливих способах визначення (призначення) УО, які Мінекономіки пояснило в коментованому листі. Річ у тім, що тут нам є про що посперечатися з відомством.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Залучати потрібного фахівця шляхом укладання договору цивільно-правового характеру не можна. На цьому наголошують фахівці Мінекономіки в коментованому листі. Отже, в усіх можливих способах йдеться саме про трудові відносини.

Спосіб 1: покладання на працівника функцій УО з доплатою

Для цього рішенням керівника (наказом, розпорядженням) необхідно покласти обов’язки УО на працівника (працівників) зі штатної чисельності установи та обов’язково встановити доплату за додаткову роботу з організації та проведення закупівель. На цьому наголошують фахівці Мінекономіки в коментованому листі. Від себе додамо нюанси такого оформлення.

1. З цим наказом працівника потрібно ознайомити під підпис. Чи може працівник відмовитися від такої додаткової роботи? Зважаючи на те, що працівник ознайомлюється з наказом керівника та в якості підтвердження ознайомлення та власної згоди ставить свій підпис у наказі, вважаємо, працівник може відмовитися від виконання функції УО і не підписати наказ.

2. У посадову інструкцію працівника, на якого покладено виконання функцій УО, не потрібно записувати виконання роботи УО. Адже в такому разі це будуть посадові обов’язки особи, які вона повинна виконувати без здійснення додаткової оплати. А це суперечить нормі Закону № 922.

3. Оскільки цей спосіб не передбачає введення до штатного розпису установи окремої посади УО для здійснення закупівель, то і покласти обов’язки в порядку суміщення професій (посад) не можна. Такі обов’язки покладаються, якщо відповідна посада є в штатному розписі, але вона вакантна, і працівник у зв’язку з певними обставинами виконує, крім своєї роботи, роботу, передбачену для такої посади. Відповідно, при відсутності вакансії встановити доплату за суміщення професій (посад) неможливо (див. також лист Держпраці від 12.02.2020 р. № 08/02.8-051/1608).

ДО ВІДОМА. Наразі законодавством не передбачено окремо визначеної виплати за здійснення роботи УО. Тут мається на увазі встановлення певної грошової винагороди у вигляді будь-якої виплати (доплати, надбавки, премії), яка передбачена нормативно-правовим актом, що визначає умови оплати праці працівників тієї чи іншої галузі (держслужба, ОМС, працівники за ЄТС). На цьому ми наголошували в газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 8/2020, с. 12. Наразі це підтверджують фахівці Головного управління Держпраці у Львівській області в листі від 20.02.2020 р. № 2186/4/14-04. Яку виплату можна встановити як компенсацію за додаткову роботу з організації та проведення закупівель у кожній окремій галузі бюджетної сфери, ми роз’яснили в газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 8/2020, с. 17.

4. Така додаткова робота не є виконанням іншої додаткової роботи в розумінні законодавства з оплати праці, зокрема, ст. 105 КЗпП2. Тобто здійснення додаткової роботи з організації та проведення закупівель на умовах покладання додаткових обов’язків УО не є тотожним виконанню іншої оплачуваної діяльності, забороненої певним категоріям працівників бюджетних установ відповідно до постанови № 2453 та Положення № 434 (керівні працівники, їх заступники, керівники структурних підрозділів тощо) та в розумінні Закону України «Про запобігання корупції» від 14.10.2014 р. № 1700-VII. Адже працівник не обіймає іншу посаду на умовах сумісництва або суміщення.

5. Це не є зміною істотних умов оплати праці, про які працівника потрібно попереджати не пізніше ніж за 2 місяці відповідно до ст. 32 КЗпП.

6. Чи можна покласти додаткову роботу з проведення спрощених закупівель на голову (секретаря або членів) тендерного комітету? Закон № 922 цього не забороняє. Але члени та голова (секретар) тендерного комітету можуть бути одночасно уповноваженою особою (відповідальною за спрощені закупівлі), за умови, що дана особа не буде визначена відповідальною за організацію та проведення одних і тих самих процедур закупівель.

7. Цей спосіб Мінекономіки в коментованому листі рекомендує використовувати невеликим замовникам, які провадять незначну кількість закупівель на рік та штатну чисельність яких у зв’язку з цим недоцільно збільшувати. Однак, на наш погляд, цей спосіб можуть використовувати замовники незалежно від обсягу закупівель, оскільки наразі покладання функцій УО на одного зі штатних працівників є найбільш реальним способом виконання норм Закону № 922. Оскільки, наприклад, введення до штатного розпису окремої посади для проведення закупівель у більшості замовників викликає складності. Про це — далі.

Спосіб 2: уведення до штатного розпису окремої посади

На думку Мінекономіки, цей спосіб підходить для установ, які проводять системні циклічні закупівлі щороку й мають постійне навантаження закупівельного процесу. Додамо: на наш погляд, необхідність введення окремої посади виникне вже точно з 01.01.2022 р., коли за всі закупівлі буде відповідати УО. Та для цього потрібно врегулювати існуючі до сьогодні законодавчі нестиковки.

Перш за все, типовими штатами деяких закладів не передбачено окремої посади (ввести додатково або замінити також складно). Детальніше — в газеті «Бухгалтерія: бюджет», № 8/2020, с. 12.

Далі слід визначитися з оплатними моментами.

ЄТС Так, при введенні до штатного розпису установи посади особи, яка буде займатися закупівлями, йдеться про посаду «фахівець з публічних закупівель» (яка належить до професійного угрупування 2419.2 «Професіонали у сфері маркетингу, ефективності господарської діяльності, раціоналізації виробництва, інтелектуальної власності та інноваційної діяльності») з усіма можливими наслідками. Тобто до посади є вимоги щодо наявності повної вищої освіти та чотирирівневого кваліфікаційного категоріювання (без категорії, І та ІІ категорії, провідний). Це підкреслюють фахівці Мінекономіки в коментованому листі.

У відповідь на запитання, який оклад встановити фахівцю з публічних закупівель, у коментованому листі фахівці Мінекономіки заявляють, що умови оплати праці для професіоналів, загальні для всіх бюджетних установ, зазначаються залежно від категорії відповідно до додатка 3 до постанови № 12985. У свою чергу, в галузевих наказах, розроблених на виконання норм постанови № 1298, не завжди визначено оклад для професіоналів. Так, умовами оплати праці за різними галузями визначені тарифні розряди за категоріями:

• фахівці (без категорії, I, ІІ категорії, провідний) — заклади спорту (додаток 13 до наказу № 20976). Посади професіоналів не визначені. Тож оклад для фахівця з публічних закупівель визначають як для фахівців: без категорії — 7 тарифний розряд, ІІ категорія — 8, I категорія — 9, провідний — 9, 10;
• фахівці (без категорії, I, ІІ категорія, провідний) — заклади освіти (додаток 11 до наказу № 5577). Посади професіоналів не визначені. Тож оклад для фахівця з публічних закупівель визначають як для фахівців: без категорії — 7 тарифний розряд, ІІ категорія — 8, I категорія — 9, провідний — 10;
• професіонали (без категорії, I, ІІ, ІІІ категорія, провідний) — заклади культури (таблиця 2 додатка 3 до наказу № 7458). Оклад визначають залежно від категорії: без категорії — 6 тарифний розряд, ІІІ категорія — 7, ІІ категорія — 7–8, І категорія — 8–9, провідний — 10;
• професіонали (без категорії, I, ІІ категорія, провідний) — заклади медицини та соцзахисту (п.п. 2.2.21 Умов № 308/5199). Оклад визначають залежно від категорії: без категорії — 7 тарифний розряд, ІІ категорія — 8, І категорія — 9, провідний — 10.

Нагадаємо, в 2020 році посадові оклади залежно від тарифного розряду такі: 6 тарифний розряд — 3048,00 грн, 7 — 3237,00 грн, 8 — 3447,00 грн, 9 — 3636,00 грн, 10 — 3826,00 грн.

Тут можуть виникнути питання із визначенням конкретного тарифного розряду для працівника за нововведеною посадою, оскільки в Довіднику № 33610 не прописані кваліфікаційні вимоги до посади «фахівець з публічних закупівель». Тож питання, згідно з якими вимогами встановлювати працівнику конкретний посадовий оклад в діапазоні від 6 до 10 тарифного розряду, залишається відкритим. Загалом, у разі законодавчої невирішеності питання керівник може приймати рішення щодо присвоєння кваліфікаційної категорії під час встановлення конкретного тарифного розряду.

У коментованому листі Мінекономіки передбачає створення окремого структурного підрозділу для здійснення закупівель у разі проведення великих обсягів закупівель. Звісно, за існування можливості передбачити в установі окремий структурний підрозділ. А назви посад повинні відповідати Класифікатору професій11.

ОМС та держслужба Ми наголошували: займатися закупівлями та обіймати відповідну посаду в ОМС та на держслужбі повинна саме посадова особа (див. газету «Бухгалтерія: бюджет», № 8/2020, с. 12). Це підтверджують і фахівці Мінекономіки в коментованому листі.

Однак фахівці відомства не згадують по те, що професійна назва посади «фахівець з публічних закупівель» (професійне угрупування 2419.2 «Професіонали у сфері маркетингу, ефективності господарської діяльності, раціоналізації виробництва, інтелектуальної власності та інноваційної діяльності») не підходить для ОМС та держслужби. Для них Класифікатором професій передбачено професійну назву роботи «спеціаліст державної служби (місцевого самоврядування)» (професійне угрупування 2419.3 «Професіонали державної служби та місцевого самоврядування»), з якої за допомогою примітки 2 до додатка В до Класифікатора професій можна утворити, наприклад, посади «спеціаліст із проведення спрощених закупівель» або «спеціаліст із проведення публічних закупівель» та «завідувач (начальник) відділу» (посада очільника відділу із закупівель, у разі створення).

Відповідно, оплата праці такого працівника буде така сама, як і для аналогічних категорій працівників ОМС чи держслужби (спеціалістів чи керівних працівників). В ОМС, наприклад, спеціаліст без категорії, I, ІІ категорії, провідний, головний — оклади визначені в додатках 48–53 до постанови № 26812 та спеціаліст без категорії, I, ІІ категорії — в додатку 54 до постанови № 268. Для спеціалістів держслужби (без категорії, провідний, головний), оклади визначені в Схемі посадових окладів, затвердженій постановою № 1513.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! В коментованому листі фахівці говорять про доплату за суміщення професій (посад) при виконанні додаткової роботи за іншою професією (посадою). Проте це можливо лише в разі наявності вакантної посади. Наприклад, коли ви ввели посаду фахівця з публічних закупівель, а кандидата на цю посаду не знайшли. У такому разі обов’язки за посадою фахівця з публічних закупівель ви покладаєте на штатних працівників зі встановленням доплати в розмірі до 50 % посадового окладу. Та це не та доплата, про яку йдеться в ст. 11 Закону № 922. Цей варіант підходить для способів 2 та 3, коли посада певний час вакантна, а проводити закупівлю потрібно.

Спосіб 3: укладання трудової угоди (контракту) згідно із законодавством

Однак ми з цим твердженням не згодні. Якщо установа знає, що буде проводити велику кількість закупівель, є сенс ввести до штату посаду особи, уповноваженої на проведення закупівель на постійній основі, а не залучати особу раз за разом на умовах строкового трудового договору. На наш погляд, такий варіант прийнятний, коли спрощені закупівлі/процедури закупівель проводяться установою нечасто і немає необхідності в постійній присутності УО.

Також, незалежно від того, за яких умов ви будете застосовувати цей спосіб, у штаті вашої установи повинна бути посада фахівця з публічних закупівель, приймаючи на яку ви і укладаєте строковий трудовий договір з особою.

У коментованому листі Мінекономіки зауважує, що замовник може одночасно використовувати декілька способів для визначення УО. Тобто ввести до штату на постійній основі посаду фахівця з публічних закупівель (спосіб 2) та, наприклад, за необхідності проведення масштабної закупівлі, залучити ще за строковим трудовим договором особу на цей період (спосіб 3).

Освіта та положення

Освіта В коментованому листі Мінекономіки наголошує на тому, що УО обов’язково повинна мати вищу освіту, однак наявність іншої вищої освіти, аніж юридична та економічна, не суперечить вимогам Закону № 922.

На жаль, фахівці Мінекономіки не бажають чути про те, що на місцях існує вірогідність відсутності особи з вищою освітою. Їх позиція — замовник повинен забезпечити проведення процедури закупівель особою з вищою освітою. Отже, якщо такої немає — саме час замовнику потурбуватися, аби особа, яка є претендентом на посаду УО, здобула вищу освіту (наприклад, заочно). А до цього часу користуватися способом 3 — залучати фахівця на умовах строкового трудового договору.

Положення про УО Його досі немає, тож замовник може самостійно розробляти та затверджувати положення про УО відповідно до норм Закону № 922, враховуючи норми Примірного положення № 55714 в частині, що не суперечить вимогам Закону № 922, заявляють фахівці Мінекономіки в коментованому листі. Одночасно вони обнадіюють, що нове положення про УО все ж таки з’явиться — його розробка триває.

Уо обов'язково має бути з 19.04.2020 р.?

Залежно від наявної потреби у здійсненні спрощених закупівель замовник приймає рішення щодо необхідності призначення УО. Виходячи зі ст. 4 Закону № 922, за потреби здійснення спрощених закупівель уповноважена особа має бути визначена замовником до моменту їх проведення з урахуванням необхідності здійснення планування та отримання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) для роботи в електронній системі закупівель (ЕСЗ). На цьому акцентує Мінекономіки в коментованому листі.

Тож призначити уповноважену особу можна з травня 2020 року чи пізніше, однак проводити спрощені закупівлі можна тільки після такого призначення.

Хто може заміняти УО на час відсутності (лікарняний, відпустка, відрядження)?

Як свідчить народна мудрість, наявність плану дій — це вже половина успіху. Тож, аби відсутність УО не застала замовника зненацька, він повинен потурбуватися про заміну УО заздалегідь, — наголошено в коментованому листі. Для цього варто прописати в положенні про УО:

• хто буде виконувати обов’язки УО на час її відсутності, якщо в установі УО — окрема посада;
• на кого буде покладено обов’язки УО в разі відсутності працівника, на якого покладено ці функції — якщо в установі функції УО покладено на штатного працівника зі встановленням доплати.

У коментованому листі наголошено, що замовник повинен потурбуватися, аби особа, яка тимчасово виконує функції УО, мала:

• знання в сфері публічних закупівель;
• КЕП;
• з 01.01.2022 р. — пройдене тестування.

Про необхідність наявності вищої освіти в «тимчасової» УО прямо не вказано.

ДО ВІДОМА. Як випливає з норм Порядку № 16615, проведення закупівель в системі ProZorro можливе лише за наявності КЕП/ЕЦП. Це один з видів захисту відповідної інформації. Його має отримати особа (або особи), яка буде відповідальною за публікацію інформації від імені установи в ЕСЗ відповідно до Порядку № 74916.

А отже УО має отримати власний КЕП/ЕЦП. Скористатись підписом, наприклад, керівника чи іншого працівника, або навіть власним КЕП/ ЕЦП, отриманим фізособою, не можна.

Уповноважена особа депутат— працівник ради: чи можливо?

Відповідно до абз. 2 ч. 7 ст. 11 № 922 не можуть визначатися або призначатися УО посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради АРК та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.

Як бачимо, депутати сільських, селищних рад, рад ОТГ у цьому переліку відсутні. Тож теоретично депутати сільських, селищних рад, рад ОТГ, які є працівниками ради, можуть визначатися УО, тобто шляхом покладання обов’язків за способом 1 (див. газету «Місцева рада», № 2/2019, с. 4). А от назначатися на посаду УО (способи 2 та 3) депутати — працівники ради не можуть, адже їм заборонено працювати за сумісництвом.

Свого часу, трактуючи категорію осіб, які можуть бути членами тендерного комітету та/або визначатися УО, фахівці Мінекономіки говорили про те, що в ст. 11 Закону № 922 встановлено імперативну норму стосовно обмеження щодо складу тендерного комітету та/або визначення УО. Вважаємо, імперативність норми абз. 2 ч. 7 ст. 11 Закону № 922 зберігається і зараз.

Отже, УО можуть бути усі особи крім осіб, визначених в абз. 2 ч. 7 ст. 11 Закону № 922, тобто на депутатів сільських, селищних рад, рад ОТГ, які є працівниками ради, можна покласти виконання функцій УО (спосіб 1). Натомість депутати сільських, селищних рад, рад ОТГ, які НЕ є працівниками ради, можуть тільки призначатися на посаду УО (способи 2 та 3). Покласти виконання обов’язків УО (спосіб 1) на депутата, який не є штатним працівником ради, не можна — це порушення норм Закону № 922, адже УО повинна бути штатним працівником замовника.