Послідовність дій у разі зміни головного бухгалтера

Статтю взято з газети "Медична бухгалтерія" №20/2019

Тетяна Кондратенко, юрист газети

Людмила Линник, юрист газети

Приймання-передання справ

Нормативне підґрунтя Як відомо, базовим документом у роботі будь-якого бухгалтера є Закон про бухоблік. Проте, на жаль, він жодним чином не описує процедуру зміни головного бухгалтера. Підзаконні нормативно-правові акти її теж не містять. Отже, порядок передання справ підприємство визначає самостійно (лист Мінфіну від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518, лист ДПА від 18.09.2009 р. № 11305/5/23-4018/462).

Виняток — бюджетні установи: головний бухгалтер у разі призначення на посаду або звільнення з посади приймає (передає) справи після проведення внутрішньої перевірки стану бухобліку та звітності, за результатами якої оформляють відповідний акт (п. 12 Типового положення № 59). Її проводить комісія, створена за наказом керівника. Як правило, до складу комісії входять представники бухгалтерії, господарчого відділу, відділу діловодства на чолі або з керівником установи, або з його заступником. За необхідності до роботи комісії можна залучати і незалежних фахівців. Відповідно до абз. 2 п. 12 Типового положення № 59 головний бухгалтер може приймати (передавати) справи за участю представника установи вищого рівня.

Передання справ відбувається за участю всіх членів комісії та у присутності головбуха, що звільняється, та особи, яка приймає справи.

У будь-якому разі не зайвим буде визначити процедуру передання справ у внутрішньому документі установи / підприємства (наприклад, у Положенні про бухслужбу, посадовій інструкції головбуха).

Кому передати справи? Можливі декілька варіантів передання справ. Звичайно, більш сприятливим є варіант, за якого роботодавець, дізнавшись про звільнення головного бухгалтера, встигає знайти йому заміну. Але прийняти на роботу нового головбуха до того часу, як буде зроблено запис про звільнення у трудовій книжці попереднього, немає можливості, оскільки посада фактично ще зайнята. Згідно зі штатним розписом має бути один головбух — двоє людей займати одну штатну посаду не можуть (лист Мінсоцполітики від 23.10.2009 р. № 251/06/186-09).

При цьому не можна передавати справи кандидату на посаду головбуха, якого тільки планують прийняти на роботу та призначити очільником бухгалтерії. Адже в цьому випадку він є сторонньою особою (без зобов’язань та відповідальності), тому довірити йому бухгалтерські документи не можна. Таким чином, на момент приймання-передання справ бухгалтер, який звільняється, та новий бухгалтер повинні перебувати з підприємством у трудових відносинах! Того, хто приймає справи, спочатку можна прийняти на посаду звичайного бухгалтера, а згодом перевести на посаду головного.

Проте не завжди необхідну кандидатуру вдається знайти вчасно або працевлаштувати її. Звичайно, якщо на підприємстві, в установі функціонує бухгалтерський відділ чи бухслужба, виконання обов’язків головбуха покладають на його заступника або іншого працівника бухгалтерії, якщо посаду заступника головного бухгалтера штатним розписом не передбачено. А як бути, коли немає ні заступника, ні наступника? Кому в такому разі передавати справи?

ДО ВІДОМА. Відсутність заступника чи іншого працівника-бухгалтера не може бути підставою затримувати звільнення головного бухгалтера. Так само як і відсутність кандидатури нового працівника або необхідність здавати звітність за відповідний період роботи (лист Мінсоцполітики від 23.10.2009 р. № 251/06/186-09).

Якщо бухобліком займався один бухгалтер і він звільнився до передання справ, то всю документацію приймає керівник підприємства (лист Мінсоцполітики від 23.10.2009 р. № 251/06/186-09). За такого передання справ після оформлення нового працівника можна скласти Акт приймання-передачі справ від керівника новому головному бухгалтеру.

Порядок дій під час приймання / передання справ приблизно може бути таким.

Крок 1. Інвентаризація. Випадки обов’язкового проведення інвентаризації передбачено в п. 7 розд. 1 Положення № 879. Зміни головбуха серед них немає. Адже, як правило, він не є матеріально відповідальною особою, а несе матеріальну відповідальність на загальних засадах. І лише якщо головбух, наприклад, за суміщенням є ще й касиром, тобто несе повну матеріальну відповідальність за ввірені йому кошти, то інвентаризацію необхідно провести обов’язково (абз. 4 п. 7 розд. 1 Положення № 879).

Втім, відповідно до п. 4 Положення № 879 ухвалення рішення щодо випадків і періодичності проведення інвентаризації належить до компетенції керівника. Тож аби в майбутньому уникнути можливих проблем, провести інвентаризацію в разі звільнення головного бухгалтера також можна. Крім того, обов’язково слід провести інвентаризацію, коли приймання-передання справ відбувається напередодні складання річної звітності, а річну інвентаризацію на встановлену дату не проведено (абз. 2 п. 7 розд. 1 Положення № 879).

Акт інвентаризації радимо долучити як додаток до Акта приймання-передачі справ.

Крок 2. Підготовка документів. Насамперед необхідно з’ясувати, яку документацію бухгалтер повинен передати своєму наступнику — це вся бухгалтерська документація, податкова та фінансова звітність, за яку він відповідає і яка перебуває під його безпосереднім контролем. Обсяги та об’єкти перевірки на нормативному рівні не затверджені. Основна мета внутрішньої перевірки — визначити наявність та стан первинних документів, облікових регістрів, аналітичних форм, звітності, внутрішньорозпорядчих документів (наказ про облікову політику, графік документообігу в бухгалтерській службі), дебіторської та кредиторської заборгованостей, документів щодо роботи з контрагентами (акти звірення розрахунків, договори), документів щодо роботи з контролюючими органами (акти звірення, повідомлення-рішення, запити), інвентаризаційних описів. Втім, якщо, наприклад, на підприємстві / в установі є окремий бухгалтер, який відповідає за операції щодо банку, то сенсу передавати банківські документи новому головбуху немає.

Передані документи мають бути підшиті у справи, а книги та журнали реєстрації слід підготувати до передання. Рекомендуємо згрупувати звітність за її видами та/чи періодами, інстанціями, до яких її подавали.

Також радимо зробити опис усіх документів, що передаються новому бухгалтеру, із зазначенням їх назви, року складання, кількості сторінок, кількості папок і долучити його до Акта приймання-передачі.

Зверніть увагу: у п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік установлено, що всі опрацьовані документи, регістри і звітність мають зберігатися не менше ніж 3 роки. Таким чином, як мінімум, за цей період і потрібно передавати документи. Строк досить чималий. Ретельно перевірити всю документацію за такий період складно. Тож на практиці зазвичай господарські операції перевіряють або вибірково, або суцільним порядком за вибраний період часу.

Крок 3. Складаємо Акт приймання-передачі. Після проведення інвентаризації керівник підприємства своїм наказом створює комісію для передання справ. У такому наказі зазначають склад комісії та строки передання справ. Вона перевіряє правильність оформлення переданих документів, стан бухгалтерського та податкового обліку, достовірність звітних даних, а також наявність і правильність оформлення первинних документів.

Передання справ оформлюють Актом приймання-передачі. Законодавством не визначено форми такого документа, тож його складають у довільній формі із зазначенням обов’язкових реквізитів первинного документа.

Акт підписують як сторона, яка передає (бухгалтер, що звільняється), так і сторона, яка приймає, а також інші члени комісії. Якщо один із підписантів незгодний із відомостями, зазначеними в акті, він має право навести в ньому свої зауваження. В акті обов’язково слід зазначити всі виявлені порушення, помилки та неточності, а також усі відсутні документи, які підтверджували би здійснення тієї чи іншої господарської операції.

У разі відсутності чи неналежного оформлення документів головний бухгалтер, що звільняється, дає письмові пояснення. Керівник установи повідомляє правоохоронні органи про зниклі документи відповідно до п.п. 6.10 Положення № 88 і призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів за актом, який затверджує керівник установи. Копію акта надсилають органу, у сфері управління якого перебуває установа, а також Державній податковій інспекції та місцевому фіноргану в 10-денний строк. Втрачені документи підлягають відновленню.

Документ про приймання-передання справ складають у 3 екземплярах: для нового бухгалтера, для головбуха, який покидає посаду, й один примірник залишається на підприємстві. З моменту підписання Акта приймання-передачі справ фактично головний бухгалтер зняв із себе всю відповідальність за виконання обов’язків і передав їх іншій особі.

Кого необхідно повідомити про заміну бухгалтера?

Про звільнення головного бухгалтера і призначення на цю посаду нового працівника необхідно повідомити деякі зацікавлені органи.

Повідомлення ДПІ Насамперед про зміну особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку, слід повідомити податковий орган. Зробити це необхідно в 10-денний строк із дня звільнення (п. 66.4 ПКУ), подавши заяву за формою № 1-ОПП, затвердженою наказом № 1588 (лист ДФСУ від 28.10.2015 р. № 22788/6/99-99-17-03-03-15). Залежно від того, на кого покладатиметься відповідальність за ведення бухгалтерського та податкового обліку (керівник підприємства, новий головбух чи ФОП), до заяви додають різні уточнювальні документи.

Проте якщо підприємство правильно заповнить поля щодо даних про нового головного бухгалтера (прізвище, ім’я, по батькові, ідентифікаційний номер) у реєстраційній заяві платника ПДВ (про реєстрацію, перереєстрацію або внесення змін), то в такому разі заяву за формою № 1-ОПП можна не подавати.

Пам’ятайте, що несвоєчасне повідомлення податківців про зміни призводить до штрафу в розмірі 510,00 грн, а неусунення порушення або повторне порушення протягом року — 1 020,00 грн.

Інформуємо банк Навесні цього року до Інструкції № 492 внесено зміни. Зокрема, однією з новацій є скасування подання клієнтами банків під час відкриття рахунків картки зі зразками підписів: відтепер розпоряджатимуться рахунком на підставі переліку осіб, які відповідно до законодавства мають на це право, що не потребує нотаріального посвідчення. У разі зміни або доповнення переліку осіб, які мають право розпоряджатись рахунком клієнта банку, до банку подають / надсилають оновлений перелік розпорядників рахунком та документи, що підтверджують їхні повноваження. Його надають у довільній формі, якщо банк не передбачив інше своїми внутрішніми документами (лист НБУ від 07.02.2019 р. № 57-0007/7109).

Стосовно Пенсійного фонду, фондів соцстрахування та органів статистики, законодавство не зобов’язує повідомляти їх про зміну головбуха.

Зміни до ЄДР За бажанням підприємства до ЄДР можуть бути внесені відомості про осіб, які мають право вчиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону про держреєстрацію). Такою особою може бути головний бухгалтер. Якщо таку інформацію внесено, то необхідно звертатися до держреєстратора, аби змінити відомості в ЄДР.

Новий електронний підпис Не забудьте про новий електронний підпис. Аби не виникло проблем з електронною звітністю, в АЦСК на нового бухгалтера необхідно отримати посилений сертифікат відкритого ключа. А ось старий електронний підпис слід анулювати.

Хто винний?

Одним із найцікавіших і найбільш суперечливих питань є питання відповідальності. Як бути, коли головбух уже звільнився, його посаду обіймає інший працівник, а в бухобліку виявлено порушення? Чи відповідатиме новий бухгалтер за помилки свого попередника?

Насамперед зауважимо, що в жодному нормативному акті не передбачено обов’язку нового бухгалтера перевіряти отримані від колишнього бухгалтера справи. Проте податкові органи іншої думки. У листі ДПА від 17.04.2002 р. № 3125/5/26-2119 зазначено, що новий головний бухгалтер зобов’язаний був перевірити бухгалтерську документацію, яка залишилася після звільненого попередника.

Проте, на нашу думку, новий бухгалтер не може нести відповідальність за дії попереднього головбуха, адже в такому разі немає суб’єктивної сторони правопорушення, зокрема вини. Новий бухгалтер повинен нести відповідальність тільки за той період, в якому він став до своїх посадових обов’язків, і тільки за ті дані, які він безпосередньо формував.

Лише вам самим вирішувати, чи потрібна на вашому підприємстві така процедура, як приймання-передання справ у разі зміни головного бухгалтера. Але ми все-таки наполегливо радимо докласти зусиль і провести її. Якщо вжити таких заходів, головбух, який стає до справ, зможе максимально захистити себе від помилок попередника, а той, хто покидає посаду, — від огріхів наступника. У такій ситуації краще перестрахуватися.

 

Використані документи

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV.

Закон про держреєстрацію — Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV.

Інструкція № 492 — Інструкція про порядок відкриття і закриття рахунків клієнтів банків та кореспондентських рахунків банків — резидентів і нерезидентів, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.

Наказ № 1588 — наказ МФУ «Про затвердження Порядку обліку платників податків і зборів» від 09.12.2011 р. № 1588.

Положення № 879 — Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом МФУ від 02.09.2014 р. № 879.

Типове положення № 59 — Типове положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затверджене постановою КМУ від 26.01.2011 р. № 59.

Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.1995 р. № 88.