Коли працюючий аспірант-заочник може піти в додаткову відпустку?
Працівник установи навчається в аспірантурі на заочній формі навчання. Чи має він право на додаткову оплачувану відпустку тривалістю 30 календарних днів, передбачену ч. 4 ст. 15 Закону про відпустки? На підставі яких документів потрібно надавати таку відпустку?
Версія для друку
Cтаттю взято з газети "Бухгалтерія: бюджет"№23
Олена Усенко, державний експерт експертної групи з питань трудових відносин Директорату норм та стандартів гідної праці Міністерства соціальної політики України,
Людмила Сабадаш, експерт газети «Бухгалтерія: бюджет»
Додаткова відпустка аспіранту: суть
Дійсно, ст. 15 Закону про відпустки1, якою встановлено порядок надання додаткових оплачуваних відпусток у зв’язку з навчанням, визначає право аспірантів на таку відпустку.
ЦИТАТА. «Працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки, надається додаткова оплачувана відпусткатривалістю 30 календарних днів <...>».
(ч. 4 ст. 15 Закону про відпустки)
Хто має право? Як бачимо, право на відпустку мають аспіранти, які навчаються без відриву від виробництва.
Втім, зазначимо, що Законом про вищу освіту2 (набрав чинності 06.09.2014 р.), а також Порядком № 2613 (набрав чинності 19.04.2016 р.) таке формулювання форми навчання аспірантів, як «без відриву від виробництва», не застосовується. Вони оперують поняттям «заочна форма навчання».Отже, з 19.04.2016 р. правильно говорити, що відпустка надається аспірантам заочної форми навчання.
На які цілі? Як відомо, для «класичних» навчальних відпусток (які надаються студентам) ст. 15 Закону про відпустки визначає не тільки їх тривалість, а ще і цілі їх надання (наприклад, на період настановних занять, виконання лабораторних робіт тощо). Такі відпустки надаються згідно з довідкою-викликом.
А от конкретні цілі надання такої відпустки аспіранту в ч. 4 ст. 15 Закону про відпустки не визначено. Як бути?
Зазначимо, що раніше Положення № 3094 містило норму щодо додаткової аспірантської відпустки. І більш того, конкретизувало підстави для її надання.
ЦИТАТА. «Аспірантам, які навчаються без відриву від виробництва та успішно виконують індивідуальний план роботи, за місцем роботи надається додаткова оплачувана щорічна відпустка тривалістю 30 календарних днів для складання кандидатських іспитів і виконання роботи над дисертацією <...>».
(п. 42 Положення № 309, втратило чинність 01.01.2019 р.)
Але з 01.01.2019 р. Положення № 309 втратило чинність. А от його наступник — Порядок № 261 — аналогічної норми не містить. З одного боку, цьому є логічне пояснення — кандидатські іспити наразі відмінені, тому, звичайно, відпустка на їх складання вже не потрібна.
З іншого боку, лишилося виконання роботи над дисертацією, саме для такої цілі, на наш погляд, і повинна надаватися додаткова навчальна відпустка.
За яких умов? Згідно з ч. 4 ст. 15 Закону про відпустки ключовою вимогою для отримання додаткової відпустки аспірантом є успішне виконання індивідуального плану підготовки. Що є успішним виконанням та як його підтвердити, Закон про відпустки не визначає. Проаналізувавши освітнє законодавство, можемо припустити, що підтвердити факт успішного навчання аспірант може шляхом надання:
- копії індивідуального плану підготовки, де проставлені відмітки про виконання плану за результатами навчального року/півріччя;
- копії протоколу засідання кафедри про успішне виконання аспірантом індивідуального плану підготовки;
- довідки, наданої відділом аспірантури та докторантури про те, що аспірант дійсно проходить підготовку в закладі освіти та успішно виконує індивідуальний план підготовки.
Не обов’язково, щоб це були всі три наведені вище документи. Достатньою підставою для отримання додаткової відпустки буде і відповідна довідка, надана відділом аспірантури.
За який період? Частиною 6 ст. 15 Закону про відпустки встановлено, що додаткова навчальна відпустка аспірантам, передбачена ч. 4 ст. 15 Закону про відпустки, надається впродовж навчального року.
Отже, за межами навчального року (в період канікул згідно з графіком навчального процесу) відпустка не надається. Якщо працівник звернеться з проханням про надання такої відпустки в період канікул, то роботодавець має повне право відмовити в її наданні. Тому що ціль такої відпустки — не додатковий відпочинок, а додаткова можливість для роботи над дисертацією.
Незалежно від дати початку навчання, підготовка аспірантів відбувається за графіком навчального процесу. Саме в ньому відображається період, відведений на:
- теоретичне навчання;
- екзаменаційну сесію;
- складання заліків;
- атестацію;
- канікули;
- науково-дослідну роботу.
ПОРАДА. Щоб роботодавець знав хоча б якісь конкретні періоди, коли можна відправляти аспіранта-заочника у відпустку, доцільно отримати із закладу вищої освіти, в якому проходить підготовку аспірант, копію графіка навчального процесу.
Тривалість Тривалість відпустки чітко визначена — 30 календарних днів. І оскільки ч. 4 ст. 15 Закону про відпустки передбачена фіксована кількість днів відпустки, зменшити її тривалість за бажанням роботодавця або працівника-аспіранта не можна.
Правила надання
Додаткова відпустка аспірантів-заочників віднесена до навчальних відпусток. Тобто вона не є щорічною відпусткою (і правила надання щорічних відпусток на неї не поширюються). Це значить, що:
- якщо на навчальну відпустку припадають святкові та неробочі дні, то тривалість відпустки на ці дні не продовжується;
- ділити навчальну відпустку на частини не можна;
- при звільненні працівника навчальна відпустка не компенсується;
- замінити додаткову відпустку аспіранта-заочника грошовою компенсацією не можна.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Частина 3 ст. 10 Закону про відпустки передбачає, що загальна тривалість щорічних основних та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів. Ця норма обмежує тривалість тільки щорічних відпусток, до яких навчальна відпустка не належить. Тому, наприклад, якщо аспірант працює викладачем (щорічна основна відпустка становить 56 календарних днів), йому може надаватися додаткова навчальна відпустка як аспіранту-заочнику тривалістю 30 календарних днів (загалом 86 календарних днів).
Як оформити та оплатити?
Заява та наказ Підтвердженням волевиявлення працівника-аспіранта іти у додаткову навчальну відпустку є його заява. Разом із заявою він надає роботодавцю документи, які підтверджують факт успішного навчання (та копію графіка навчального процесу). Після отримання необхідних документів керівник видає відповідний наказ (розпорядження), а бухгалтерія оплачує відпустку не пізніше ніж за 3 дні до її початку (ст. 21 Закону про відпустки).
Табель При заповненні Табеля обліку використання робочого часу5 періоди, протягом яких працівник-аспірант перебував у додатковій відпустці, позначаються кодом «Н» або цифровим — «12» (додаткова відпустка у зв’язку з навчанням).
Оплата Суму оплати за дні додаткової навчальної відпустки розраховують в загальному порядку.
Звітність 1. Таблиця 6 форми № Д4. Відпускні в таблиці 6 форми № Д4 незалежно від їх виду відображають в місяці їх фактичного нарахування, але за конкретний місяць, за календарні дні якого вони виплачені, окремо. Для цього вказуємо в окремому рядку (за кожен місяць):
- в реквізиті 10 — код типу нарахувань «10»;
- в реквізиті 11 — місяць та рік, за дні якого нараховано відпускні;
- в реквізиті 17 — загальна сума нарахованих відпускних;
- в реквізиті 18 — сума нарахованих відпускних у межах максимальної величини, на яку нараховується ЄСВ6;
- в реквізиті 21 — ЄСВ, який нарахований на відпускні, вказані в реквізиті 18;
- реквізити 1–9 та 22–25 заповнюються в загальному порядку, як у рядку із зарплатою.
Оскільки всю суму відпускних ми нараховуємо відразу, то відобразити у формі № Д4 ми її повинні за той місяць, в якому ми провели нарахування відпускних у бухгалтерському обліку. Але при заповненні таблиці 6 відпускні відносимо до тих місяців (вказуємо у реквізиті 11), за дні яких вони фактично нараховані.
2. Форма № 1ДФ. Відпускні, незалежно від їх виду, у формі № 1ДФ відображаються в одному рядку із загальною зарплатою з ознакою доходу «101», а в розділі ІІ — у складі загальних сум нарахованого та виплаченого доходу.
